Электронный документооборот бесплатные программы


Бесплатные системы электронного документооборота и делопроизводства

12.04.17. ELMA выпустила бесплатную версию своей BPM-системы

Компания ELMA выпустила бесплатную полнофункциональную версию — ELMA Community Edition. Система не имеет ограничений по времени использования и количеству пользовательских лицензий. Это полноценная BPM-система, которую можно внедрять в работу компании и бесплатно пользоваться всем функционалом без ограничений: моделировать бизнес-процессы, автоматизировать их исполнение, контролировать работу по процессам, улучшать процессы на основе данных мониторинга. Система содержит модуль ECM для электронного документооборота, модуль CRM для управления процессом продаж, готовые бизнес-процессы, пакеты процессов и другие решения ELMA Store, которые можно быстро установить в системе и адаптировать под специфику своего бизнеса. Есть возможность гибкой интеграции решения в ИТ-инфраструктуру компании и расширения функционала. Пользователям бесплатной версии ELMA Community Edition не предоставляется техподдержка от разработчика, однако им доступны все необходимые ресурсы для самостоятельного внедрения системы.

2016. Хоулмонт дарит администраторам СЭД ТЕЗИС бесплатную лицензию

Компания Хоулмонт внесла изменения в политику лицензирования системы управления документами и задачами ТЕЗИС. Теперь во всех редакциях системы присутствует одна бесплатная дополнительная лицензия для администратора системы. Именная лицензия администратора - особый тип лицензии на систему ТЕЗИС, позволяющий подключиться к системе вне зависимости от того, сколько пользователей работает в ней в данный момент. Подключение может быть осуществлено с любого устройства, стационарного или мобильного. Отныне у администраторов СЭД ТЕЗИС появится возможность работы с системой в любое время и в любом месте, что позволит повысить оперативность решения возникающих у пользователей вопросов.

2016. Компания «Интерпроком» выпустила новую версию СЭД Эскадо

Компания «Интерпроком» выпустила новую версию СЭД Эскадо версии 7.3. В релиз вошли более 15 значимых изменений, которые расширяют возможности пользователей по согласованию, поиску и хранению документов и автоматизируют их с помощью QR-кода. Во всех модулях новой версии реализована функция поиска документа по QR-коду и расширен список документов, в которые можно проставить QR-код и штамп. Новое меню и новые функции для администраторов системы делают настройку свойств и управление документами и ролями пользователей в ЭСКАДО более простыми и эргономичными. В релизе 7.3. улучшен адаптивный вариант веб-интерфейса, который подстраивается под размеры экрана, и изменен дизайн карточки документа для печати. Работа c документами также улучшена через механизм создания версий документа. С версии 7.3 все новые пользователи, а также пользователи, восстановившие или продлившие подписку и поддержку ЭСКАДО, получают веб-клиент и мобильный клиент ЭСКАДО бесплатно.

2015. ДЕЛО-Х - система электронного документооборота для Xbox

Компания КС-Консалтинг, которая занимается внедрением систем электронного документооборота, выпустила клиент системы СЭД Дело для игровых приставок Xbox. Приложение Дело-X - это инновационная разработка, явившаяся откликом на возрастающую потребность пользователей к геймификации бизнес-процессов. Качественная трехмерная графика и захватывающие квесты (например, создание, или согласование документов), обещают удивить даже самого требовательного пользователя. За выполнение каждого задания в «Дело-Х», вы получаете очки опыта, а также возможность прокачать свои базовые знания и навыки, такие как «квалификация», «авторитет», «признательность руководства», «заработная плата» и др. Более того, за каждые 1000 очков опыта, вы получаете новый уровень, и, как следствие, возможность продвижения по карьерной лестнице. Управление документами на Xbox осуществляется посредством геймпада.

2015. В А2Б появилась система электронного документооборота

В системе управления бизнесом А2Б появился модуль электронного документооборота, доступный как в онлайн, так и в коробочном варианте. Модуль СЭД включает самые востребованные возможности для управления внутренним документооборотом компании и предназначен для сокращения времени на согласование и контроль соответствующих поручений. Система позволяет быстро найти любой документ, просмотреть историю и упростить формирование отчетов. СЭД А2Б подходит для компаний малого и среднего бизнеса, а также крупных компаний с облегченными требованиями к программе. Стоимость модуля СЭД - от 500 руб/месяц на всю компанию (до трех пользователей можно использовать бесплатно).

2012. PayDox увеличивает лимит бесплатной версии

В веб-ориентированной системе документооборота PayDox вместо бесплатной персональной версии теперь появилась бесплатная командная версия PayDox Team. Она представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, позволяющий работать с системой 5-ти авторизованным пользователям, в том числе обладающему правами администратора системы. Также предоставляется право работы в системе неограниченному количеству пользователей (используя общедоступный вход в систему), чтобы знакомиться с общедоступными документами, просматривать общедоступные бизнес-процессы предприятия, работать с корпоративным файловым архивом, участвовать в корпоративных обсуждениях, а также создавать поручения для других сотрудников и получать поручения от других сотрудников.

2010. Бесплатный документооборот или как сэкономить деньги при внедрении СЭД

Рынок СЭД крайне насыщен. У нормального заказчика  глаза разбегаются от обилия решений  на любой кошелек, взгляд и предпочитаемый метод работы. Чтобы по крайней мере встретится с представителями всех систем придется потратить пару месяцев. А как потом их сравнивать, и фильтровать полученную на встречах информация – вообще отдельная задача.  Данная статья не претендует на обзор, сравнение и  рекомендации по всем системам, т.к. у  каждой системы есть преимущества, важные для одной компании и полностью параллельные для другой. Я ставлю задачу рассказать о некоторых системах электронного документооборота, внедрение которых может быть станет удачным выбором, т.к. они представляют возможности для экономии. ***

2008. PayDox: отечественный Twitter для бизнеса

Недавно мы писали о новых сервисах Yammer и Socialcast, которые позиционируются как корпоративные аналоги Twitter. В связи с этим возникло много вопросов, о том, как приживется подобный инструмент в бизнес-среде, как он будет развиваться. В этой связи интересно посмотреть на модуль отечественной системы PayDox, предназначенный для внутреннего общения и совместной работы. PayDox - это отечественная система электронного документооборота, которая уже состоялась как бизнес-инструмент для организации совместной работы. Посмотрим, что представляет собой модуль системы "Сообщения".

2007. PayDox Personal - бесплатная версия системы доступна для скачивания

Компания Paybot LLC - разработчик системы электронного документооборота PayDox объявила о выходе бесплатной версии системы. Версия системы, названная PayDox Personal, предназначена для малых и средних предприятий и индивидуальных пользователей. Версия PayDox Personal представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, позволяющий работать с системой  одному пользователю, обладающему правами администратора системы, либо неограниченному количеству пользователей в режиме просмотра и получения информации о разрешенных к просмотру документах и отчетах. Систему PayDox в России используют нефтяные компании, энергетические компании (подразделения РАО ЕЭС), металлургические предприятия, подразделения ГАЗПРОМа, торговые компании, сети магазинов, аудиторские компании, финансовые и инвестиционные компании, центры управления воздушным движением, пенсионные фонды (в том числе РАО ЕЭС и РОСТЕЛЕКОМА), сети ресторанов и кофеен, фармацевтические компании, авиакомпании, машиностроительные предприятия, государственные учреждения, высшие учебные заведения (институты и университеты), и другие.

2007. Вышла бесплатная версия PayDox для малого бизнеса

Компания PayDox выпустила бесплатную версию своей системы для совместной работы на базе документооборота PayDox Personal, предназначенную для малых и средних предприятий и индивидуальных пользователей.  Версия PayDox Personal представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, позволяющий одному пользователю (администратору) создавать и редактировать контент, а неограниченному количеству пользователей - просматривать этот контент в зависимости от их прав доступа. Например, система позволяет создать архив документов с возможностью поиска, публиковать новости компании, различные отчеты. Windows-версия PayDox Personal доступна для свободного скачивания с официального сайта PayDox. Напомним, PayDox - это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу.

2003. Бесплатные дистрибутивы NauDoc

В рамках выставки Softool 2003 компания Naumen провела акцию под названием "Бесплатный дистрибутив NauDoc". Посетители стенда компании получили более 400 бесплатных компакт-дисков, содержащих дистрибутивы системы электронного документооборота NauDoc Special Edition SofTool 2003, программных продуктов NauRP/CRM и NauPhone. Большой интерес посетителей вызвали представленные системы NauDoc - система электронного документооборота и NauPhone - центр обслуживания телефонных вызовов (IP Phone/Call Center). Кроме того, в рамках проведенного мероприятия учебный центр Naumen анонсировал новую программу дистанционного обучения и курсов по методике Extreme Programming.

www.doc-online.ru

СЭДы на базе Free and Open Source Software / Хабрахабр

В связи с активным развитием программных решений многих насущих проблем в области ИТ-технологий, которые на данный момент широко применяются в различных сферах деятельности, в первую очередь, в таких немаловажных, как производство, малый бизнес, образование и многие другие. Везде из перечисленного используются различные нормативные акты, заявления, договора и прочие бумажные документы.

Сейчас, становится очень модной тенденцией переводить предприятие (учреждение) на Систему Электронного Документооборота. Это не только модно, но, и, практично и удобно.

В связи с этим, появляются компании, которые предоставляют свои программные продукты – СЭДы, которые, порой шокируют своими ценами. Однако, не всё так плохо, т.к. благодаря инициативным и некорыстным людям, на свет появляются бесплатные и открытые продукты. Примерами тому, могут является две отличных, на мой взгляд, СЭД: NauDoc и Alfresco.

NauDoc — программный продукт для автоматизации делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов, разработанный компанией NAUMEN. NauDoc позволяет управлять процессами обработки документов и осуществлять контроль исполнительской дисциплины, получая исчерпывающую информацию о ходе выполнения заданий.

Используя NauDoc, есть возможность организовать единое хранилище документов с разграничением прав доступа на основании ролей, что позволяет сотрудникам в любое время получить доступ к документам и в кратчайшие сроки найти всю нужную информацию независимо от присутствия на рабочем месте владельца документов. Журналы регистрации позволяют регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, отслеживая перемещение бумажных копий документов внутри предприятия.

Наличие у NauDoc средств контроля исполнительской дисциплины позволяет назначать сотрудникам задания в системе, контролировать их выполнение, отслеживать сроки исполнения, направлять документы на согласование и рассылать согласованные документы для ознакомления другим пользователям системы. Настройка жизненного цикла для категорий документов позволяет указать типовые маршруты движения документов, настроить их автоматическую маршрутизацию и назначение заданий.

Все действия с документами и заданиями выполяются через web-интерфейс, что позволяет подключаться к системе из любой точки мира, тем самым создавая единое информационное пространство организации, включая удаленные филиалы и мобильных сотрудников.

Технологические особенности системы

* 100%-ный web-интерфейс позволяет подключаться к системе из любой точки мира, создавая единое информационное пространство для организации, ее удаленных филиалов и мобильных сотрудников.* система интегрирована с программным обеспечением для сканирования и распознавания текста ABBYY FineReader Scripting Edition;* система позволяет проводить аутентификацию и авторизацию пользователей во внешних службах каталогов, например LDAP или Microsoft Active Directory;* в системе имеется модуль работы с электронно-цифровой подписью (ЭЦП) и заложена возможность использования ЭЦП любого криптопровайдера, поддерживающего интерфейс Microsoft CryptoAPI.

Возможности системы электронного документооборота NauDoc

* Упрощение работы с организационно-распорядительными документами.

Электронные документы создаются по заранее определённому шаблону. При создании документа пользователю необходимо только указать значения реквизитов в регистрационной карточке документа, эти значения будут автоматически добавлены в текст документа. При необходимости можно разрешить пользователю изменять текст шаблона. Для каждого типа документов может быть задан специфический набор реквизитов (реквизитные карточки легко могут быть изменены пользователем с правами «Технолога»). После того, как документ создан, сотрудник отправляет его на согласование определённому кругу лиц согласно порядку, принятому в организации. Порядок согласования хранится в системе: ведется автоматический контроль регламентных сроков, проводится уведомление ответственных лиц и оповещение о ходе процедуры согласования документа Регистрация документа в журнале происходит автоматически на определенном этапе работы с документом: документу присваивается регистрационный номер и фиксируется дата регистрации.

* Управление процессами.

NauDoc позволяет автоматизировать документооборот, связанный с производственными или управленческими процессами компании. Для каждого процесса есть возможность настроить его представление в системе, включая отдельные этапы, ответственных лиц и регламентные сроки. Имеющиеся в NauDoc средства формирования отчетов позволяют контролировать, на каком этапе находится каждый из экземпляров процесса, находить «узкие места» и выявлять ответственных лиц, из-за которых происходит срыв регламентых сроков. На основе собранных данных может быть проведен анализ процесса перед внесением изменений.

* Упрощение процедуры визирования документов должностными лицами.

После того, как документ создан, сотрудник отправляет его на визирование определённому кругу лиц согласно порядку согласования документов, принятому в организации. При коллективной работе все действия выполняются с одним и тем же экземпляром документа. Пользователи NauDoc, согласующие документ, получают доступ к документу в ходе процедуры визирования. На любом этапе может быть создан отчёт о согласовании с указанием имени и должности визирующего лица и точного времени визирования документа.

* Возможность регистрации электронных и бумажных документов в системе.

Регистрация документа в журнале происходит автоматически на определенном этапе работы с документом. Для бумажных документов в системе создается специальная электронная карточка, к карточке может быть присоединен графический образ документа, полученный путем сканирования.

* Ускорение поиска документов по реквизитам и содержанию.

NauDoc позволяет оперативно найти документ по значению определённого реквизита (например, регистрационному номеру или краткому описанию). Система позволяет вести поиск по содержанию документов или содержанию вложенных файлов.

* Работа с входящей и исходящей корреспонденцией.

NauDoc позволяет работать с входящей и исходящей корреспонденцией, получая и отправляя электронную почту через почтовый сервер компании. Каждое письмо обрабатывается в системе как обычный документ.

При обработке входящей корреспонденции письма поступают к секретарю, который регистрирует их в журнале входящей корреспонденции. Документу автоматически присваивается регистрационный номер. После подготовки документ отправляется на резолюцию руководителю согласно порядку, принятому в организации. После рассмотрения документ отправляется на ознакомление или исполнение сотрудникам организации.

При обработке исходящей корреспонденции сотрудник создает письмо по шаблону принятому в организации, отправляет его на согласование руководителю, согласно порядку, принятому в организации. После согласования документа он автоматически отправляется секретарю. Секретарь регистрирует письмо в журнале и отправляет его по электронной почте. При этом все документы сохраняются в системе и доступны для поиска.

* Создание корпоративного веб-портала и интернет-сайта компании.

NauDoc позволяет создавать интернет- и интранет-сайты и управлять размещением контента (функционал CMS). В роли контента могут выступать документы, графические изображения и другие объекты NauDoc. Удобная разработка и редактирование страниц сайта во встроенном WISYWIG-редакторе, контроль версий. Управление публикацией новостей, анкет и голосований. Встроенные возможности разработки и изменения дизайна страниц сайта. Централизованное управление доступом в разделах сайта, возможность проведения согласования документов перед публикацией на сайте. NauDoc существует в 2-х редакциях: NauDoc Free и NauDoc Enterprise (о тех «плюшках», что предоставляет коммерческая версия, можно ознакомится на официальном сайте; все ссылки найдёте в конце поста)

Система Alfresco одна из самых распространенных на западе систем электронного документооборота и управления проектами. Во многом это объясняется открытостью кода (полный Open Source) и отличием от большинства продуктов с открытым кодом стабильностью работы и возможности масштабирования под задачи бизнеса любого размера. Это неудивительно, так-как «отцом» и основным проектировщиком системы Alfresco и по сей день является Джон Ньютон, один из руководителей и совладельцев компании Documentum – мирового лидера рынка систем электронного документооборота масштаба предприятий. С системой успешно работают такие компании как Activision, American Stock Exchange, Cisco, Electronic Arts и.т.д. Система может работать практически на любых платформах и с любыми базами данных. Ряд систем Alfresco без труда справляются с нагрузкой миллионов хранимых документов и десятков тысяч пользователей.

Малая известность системы в России является следствие того, что до последнего времени не было компаний способных предоставить профессиональные услуги по внедрению поддержку и обучению пользователей системы Alfresco.

Преимущества Alfresco

Alfresco — это СЭД с web-доступом. Это удобно потому что: * не надо ставить на машины пользователей дополнительного П.О; * нет проблем с обновлением клиентского П.О; * возможна работе из любой точки мира, в том числе с мобильных устройств; * Alfresco имеет самый передовой web-интерфейс: удобный быстрый и красивый.

Но Европейские и Американские СЭД, в том числе и Alfresco уже 3 года назад перестали делать основную ставку на web-интерфейс. Его поддержка конечно есть, но он используются для удаленного доступа к документам и только.

Потому что когда человек находится в офисе или филиале, объединенном в VPN сеть, нет ничего удобнее и проще чем работать с папками и файлами привычным ему образом. Редактировать документы в офисных приложениях. Люди так работать привыкли, так работать умеют и так работать будут. А использование любых других интерфейсов, даже web, вызывает понятное раздражение, снижение скорости работы и, как результат, саботаж внедрения.

Но как работать со стандартными папками и файлами, ведь они не поддерживают версионность, разграничение доступа по ролям, маршрутизацию и.т.д.?

Решение давно найдено и используется в Европейских и Американских СЭД! Представьте, что на Вашем рабочем столе есть 2 папки (Или другое количество папок, это только пример): «Документы для рассмотрения» «Корпоративные документы»

Открываете первую. Там 3 документа. Вы знаете, что если они там оказались, Вы должны вынести по ним решение. Открываем их в привычном MS Word двойным кликом. И, о чудо, Вы можете не только читать текст документа, но открывать любые версии, читать комментарии, выносить решения и отправлять документ на рассмотрение произвольным лицам не выходя никуда из MS Word (MS Excel, MS Power Point). Более того, там же Вы видите Ваши задачи, входящие и исходящие.

Нужно создать и запустить новый договор на согласование? Нет ничего проще. Создавайте документ в MS Word и отправляйте прямо оттуда по стандартному маршруту. Или сначала создайте файл и просто скопируйте в папку «Корпоративные документы» / «Проекты договоров». Документ сразу сам внесется в СЭД и отправится по стандартному маршруту.

От Web-интерфейса также никто не отказывается. В web-интерфейсе Alfresco можно выполнять все перечисленные функции и много больше. Web удобен в командировках, для быстрого доступа с телефона или ноутбука, для выполнения комплексных групповых операций с документами и задачами, формированию отчетов.

Существует 2 основные версии системы Alfresco: Community Edition и Enterprise Edition.

Community Edition полностью бесплатна, может быть скачена и установлена в любой компании. Однако система не имеет никакой поддержки кроме добровольной помощи участников сообщества пользователей Alfresco. Но несмотря на это редакция Community остается одной из самых распространенных вариантов систем электронного документооборота в Европе. Система поддерживает возможность размещения на облаке серверов или кластере, тем самым являясь достоянным решением и для 10 и для 10 000 пользователей. Встроенные базы данных: MySQL и PostgreSQL.

Enterprise Edition – промышленная редакция системы, которая работает под управлений мощных баз данных Oracle или MS SQL. Такие системы сертифицируются Alfresco и пользователи систем обеспечиваются гарантией на стабильную работу системы, поддержку и обновления.

Основные особенности системы Alfresco

* полноценный web-интерфейс;* полнотекстовый поиск документов;* интеграция с LDAP, Sharepoint, MS Office, Email, Firefox&IE, Google Gadget;* версионность документов;* сравнение версий;* гибкий ролевой доступ к документам;* поддержка графического редактора бизнес-процессов JBoss jBMP;* поддержка простых workflow Создаваемых с помощью «мастера создания»;* встроенная система управления проектами на базе микросайтов.

Заключение Окончательное решение за тем, какую систему выбрать решает каждый сам, однако, напоследок я дам рекомендацию в отношении NauDoc: во-первых, система достаточно удобная и имеет довольно простой интерфейс. Во-вторых, быстро ставится без всяких «танцев с бубном» (c Alfresco придётся немного похлопотать и «пораскуривать» мануалы). В-третьих, имеет официальную поддержку русского языка (что не мало важно!), т.к разрабатывается у нас в России, чего нельзя сказать об Alfresco (русский язык есть, но поддержка ведётся энтузиастами).

P.S.: Есть множество и других открытых и бесплатных систем электронного документооборота, но для рассмотрения я выбрал двух, на мой взгляд, лидеров в этой области.P.P.S: Я не знал в какой раздел перенести топик, т.к. раздела с названием «СЭДы» или «ECM» я не нашёл (есть повод задуматься об этом для администрации Хабра), поэтому он оказался здесь.

Источники

www.doc-online.ruwww.naudoc.ruwww.alfresco.comwiki.alfresco.commyalfresco.blogspot.comwww.sql.ru/Forum

habrahabr.ru

Рейтинг СЭД

1

Решение, включающее полный набор инструментов для управления документооборотом и делопроизводством. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Быстрый перевод документов в электронный вид. Надежное хранение и быстрый поиск. Контроль исполнения поручений. Совместная работа и подготовка проектов документов. Построение сложных маршрутов движения под различные бизнес-процессы. Единая рабочая среда для удаленных подразделений и филиалов

2

Cистема управления документами, задачами и бизнес-процессами организации. Автоматизация делопроизводства. Управление бизнес-процессами и заданиями. Поиск и анализ информации. Информационная безопасность. Средства организации ЮЗЭДО. Средства настройки и разработки решений. Мобильная работа. Интеграция и масштабирование

3

СЭД, которая позволяет перевести делопроизводство в электронную форму, ускорить движение документов внутри предприятия и между компаниями в составе холдинга, повысить исполнительскую дисциплину, сделать прозрачным исполнение важных бизнес-процессов.

4

Программный продукт "1С:Документооборот 8" для автоматизации документооборота, разработанный на новой технологической платформе 1С:Предприятие и является преемником программного продукта 1С:Архив.

5

Электронный документооборот ЭТЛАС - это современная, удобная и очень простая в использовании система электронного документооборота и управления бизнес-процессами. Она подходит как опытным пользователям, так и пользователям, еще не имевшим дело с электронным делопроизводством.

6

Система автоматизации бизнес-процессов и оптимизации документооборота для компаний всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

7

Программная платформа для создания систем управления документами (электронного документооборота) в государственных и коммерческих организациях любого масштаба. Обеспечивает комплексную автоматизацию процессов обработки документов и позволяет перейти к безбумажной технологии работы с электронными документами.

8

LanDocs представляет собой собственную разработку компании ЛАНИТ, это система, позволяющая организовать работу с электронными документами, а также наладить взаимодействие между сотрудниками по передаче документов, согласованию и любым другим операциям с документами.

9

Система электронного документооборота на SharePoint. Веб-ориентированное пространство для ежедневной работы сотрудников, управления документами и задачами через корпоративный портал организации.

10

Система облачного электронного документооборота для государственных организаций и бизнеса. С приложением “Мобильный офис” для iPad руководитель всегда в курсе всех проектов и работ.

11

CompanyMedia представляет собой комплекс систем, автоматизирующих делопроизводство, документооборот и бизнес-процессы.

12

Система оперативного управления компанией. Контроль исполнения поручений. Электронный документооборот + архив. Совместная работа + делегирование полномочий .

13

Система электронного делопроизводства «Кодекс: Документооборот» рассчитана на применение в реальных условиях функционирования бумажного документооборота, поэтому первая ее задача – поддержка и обслуживание бумажного документооборота.

14

Система, которая обеспечивает автоматизацию всех процессов и подразделений компаний. Это полностью готовый к использованию продукт, который помимо стандартных модулей включает в себя конструктор конфигураций. С использованием конструктора конфигураций можно по мере необходимости быстро и без программирования настроить дополнительные возможности и процессы.

15

Готовое централизованное расширяемое решение для автоматизации документооборота и архива территориально-распределенной организации

16

Syntellect Tessa - универсальная и гибкая платформа с современным интерфейсом для создания высокопроизводительных решений по автоматизации документооборота и бизнес-процессов компаний в различных сферах бизнеса.

17

СЭД для управления корреспонденцией, контрактами, заседаниями, закупками и другими документами или заданиями, а также для автоматизации соответствующих процессов.

18

Электронная система комплексной автоматизации документооборота для обработки большого количества документов. Система обеспечивает движение документов по общепринятым стандартам и внутренним требованиям Заказчика независимо от структуры, сферы и специфики его деятельности. ЭСКАДО делает весь документооборот прозрачным, контролируемым и стандартизированным, предлагая единые шаблоны документов всех типов и автоматизируя наиболее трудоемкие и ответственные участки.

19

Система электронного документооборота, которая упрощает и ускоряет работу с документами в рамках организации (включая отдаленные офисы) или нескольких организаций. Обеспечивает повышение эффективности работы организации за счет автоматизации целого комплекса процедур и процессов, каковое выражается в том, что:

20

Развитая многофункциональная система организационно-распорядительного электронного документооборота, делопроизводства и контроля исполнения. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов. Управление заданиями и сквозной контроль исполнения. Взаимодействие структурных подразделений. Электронное согласование проектов документов (докладных и служебных записок, приказов, распоряжений, постановлений, заявок и др.).

21

Бизнес-решение, позволяющее автоматизировать документооборот и делопроизводство организации любой специфики и масштаба. СЭД значительно облегчает и ускоряет работу с документами.

22

Электронный документооборот IRM Doc - это, прежде всего, сокращение временных и материальных затрат для Вашей организации. Технология искусственного интеллекта, заложенная в наши системы, позволяет эффективно контролировать финансовые потоки, наладить исполнительскую дисциплину, повысить надежность хранения данных.

23

Программа СЭД «Корпоративный документооборот» на базе платформы «1С» является эффективным, проверенным средством и позволяет решать различные задачи, в том числе автоматизировать бизнес-процессы и документооборот предприятия.

24

Система электронного документооборота «Кинт: Управление делами» предназначена учета документов организации, их согласования и исполнения, регламентации деловых процессов, обеспечения доступа к информации, учета контрагентов и договоров.

25

Система электронного документооборота, разработанная на технологиях IBM Lotus Notes/Domino. Обеспечивает автоматизацию документоориентированных процессов организации.

26

Система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками.

27

«Канцлер» — семейство программных продуктов компании IBA на платформах IBM Domino/Notes и Content Foundation (ранее — FileNet).

28

Аналитика: Документооборот - решение для автоматизации документооборота на базе платформы 1С:Предприятие 8

29

Система FossDoc относится к новому поколению систем электронного документооборота. Мы предлагаем простой инструмент для решения сложных задач управления документопотоками на Вашем предприятии.

30

Программа IT Audit предназначена для организации документооборота, управления задачами и контроля исполнения договорных обязательств.

31

Мастер-Док – это автоматизированная система электронного документооборота, которая позволит Руководителю эффективно управлять и принимать решения, а работникам выполнять свою работу четко, надежно, качественно и точно в срок.

32

Программа документооборота МикроДок - это удобный и простой продукт для использования в любом офисе. В программе, имеется набор всех необходимых функций для регистрации и контроля документов. Мы предлагаем вам два наиболее простых способа ведения электронного документооборота, вы можете выбрать версию как для работы одного пользователя, так и групповой работы в сети.

33

Система автоматизации документооборота «ЦУП - Документооборот» (Центр Управления Предприятием) обеспечивает повышение производительности труда служащих при работе с документами; структурированное и надежное хранение документов; существенное уменьшение канцелярских расходов; быстрое движение документов.

www.doc-online.ru

Скачать бесплатную систему документооборота Detrix

С этой страницы вы можете бесплатно скачать систему электронного документооборота Detrix, распространяющуюся с открытыми исходными кодами (здесь можно посмотреть ее без установки). Вы вправе использовать систему на неограниченном количестве рабочих мест и компьютерах, вправе модифицировать ее под собственные нужны, включая любую переработку. Вы можете распространять эту систему и получать прибыль.

Вы не вправе распространять модифицированную систему. Устанавливая кому-то Detrix вы обязаны убедиться, что ставите версию, которая доступна для скачивания на официальном сайте, т.е. здесь, на этой странице.

Вы не вправе переименовывать Detrix и удалять любые упоминания об авторских правах на него.

И вы не можете распространять систему по модели SaaS без письменного согласия правообладателя.

Это было кратко.

Теперь подробно.

ЛИЦЕНЗИОННОЕ СОГЛАШЕНИЕ

Прочтите условия настоящего лицензионного соглашения прежде, чем использовать данную программу для ЭВМ. Вы имеете право согласиться с ним или отклонить. Если Вы уже используете эту программу, то это означает автоматическое принятие Вами условий лицензионного соглашения.

Настоящее Лицензионное Соглашение (далее — Соглашение) является Договором между Вами, физическим или юридическим лицом (далее - Пользователь), правомерно владеющим экземпляром программы для ЭВМ - Система Электронного Документооборота (СЭД) «Detrix» (далее – Программа), и обладателем авторских имущественных прав на Программу (далее — Правообладатель).

Исключительные имущественные авторские права на Программу и документацию в печатном и/или электронном виде принадлежат Правообладателю.

В случае если Вы принимаете условия лицензионного соглашения, Вы получаете право на использование Программы в соответствии с условиями настоящего лицензионного соглашения. В противном случае, Вы должны прекратить установку и / или использование данной Программы.

Устанавливая, копируя или иным образом используя Программу, Вы тем самым принимаете на себя условия настоящего Соглашения. Устанавливая Программу для третьего лица, вы обязаны убедиться, что это лицо принимает все условия и требования настоящего Соглашения и обязуется ихисполнять. Не устанавливайте Программу до его ознакомления с настоящим

Соглашением и полным согласием с ним. Если хотя бы одно из условий данного Соглашения не выполняется и/или не принимается Вами, то Вы не имеете права использовать Программу никаким образом.

Правообладатель уведомляет о том, что существуют другие программы для ЭВМ, которые включены в Программу. Использование этих программ подчинено срокам и условиям, наложенными лецензиарами таких программ, которые отличаются от условия настоящего Соглашения. Вы обязаны выполнять все условия лицензий этих программ. Несогласие с ними означает неисполнение условия настоящего Соглашения.

Датой вступления в силу настоящего Соглашения является дата установки Программы на компьютер (сервер).

1.       Все авторские и имущественные права на данную Программу принадлежат только Правообладателю – Сурову Андрею Владимировичу, гражданину Республики Казахстан. Правообладатель вправе предоставить аналогичные или ограниченные имущественные права на Программу третьему лицу с правом передачи всех или части имущественных прав иным лицам.

2.       Правообладатель оставляют за собой право отменить действие данной лицензии для любой из следующих версий Программы.

3.       Вы имеете право использовать данную Программу на любом количестве компьютеров совершенно бесплатно. Допускается модификация исходного кода Программы только для личного использования при условии его нераспространения.

4.       Запрещается сдача Программы в прокат, в аренду и/или во временное пользование без письменного согласия Правообладателя.

5.       Коммерческое распространение данной Программы разрешено только при условии распространения актуальной версии Программы, которая доступна для загрузки на веб-сайте www.detrix.kz, сохранения в неизменном виде Программы и соблюдения положений настоящего Соглашения. При этом, осуществляя распространение, Вы обязаны убедиться в принятии новым Пользователем условий данного Соглашения.

6.       Программа лицензируется как единое целое. Запрещается включение Программы и/или ее компонентов в состав любых других программных продуктов, а также изменение программного кода Программы с целью распространения и передачи третьим лицам без письменного разрешения Правообладателей. Положение данного пункта не относится к сторонним программам для ЭВМ, включенным в состав данной Программы.

7.       Запрещается переименование Программы, изменение и удаление любой информации об авторских правах на Программу.

8.       Любое неавторизованное использование Программы влечет немедленное и автоматическое аннулирование настоящей лицензии и может стать предметом преследования согласно уголовного и/или гражданского законодательства.

9.       Ввиду того, что Программа предоставляется бесплатно Правообладатель и/или его партнеры:

a.      не несут ответственности за какой-либо ущерб (прямой или косвенный),  связанный с использованием или невозможностью использования Программы, включая, но не ограничиваясь, упущенную выгоду, потерю данных и пр., даже, если Правообладатель и/или его партнеры были поставлены заранеев известность о возможности подобного ущерба;

b.      не несут никаких гарантийных обязательств за недоработки, ошибки и  прочие неисправности, связанные с работой Программы;

c.      не обеспечивают Пользователя технической поддержкой в рамках данного  соглашения.

За нарушение авторских прав на программу нарушитель несет гражданскую, административную или уголовную ответственность в соответствии с законодательством.

Copyright (c) 2013 Суров Андрей Владимирович

Для того, чтобы загрузить бесплатную систему электронного документооборота вы должны быть согласными с условиями приведенного лицензионного соглашения. Скачать бесплатную СЭД Detrix версии 1.2.2 можно на форуме.

Нужна техническая поддержка? Тогда сюда. А вот тут находится описание системы. А здесь можно задать вопросы и получить на них ответы.

www.detrix.kz

Программа электронного документооборота 1С

   Цена 1С Документооборот

36 000 рублей

Мы уверены в своих ценах: найдете дешевле — вернем разницу.

Если вы решите купить 1С для электронного документооборота 8 у нас сегодня Вы бесплатно получите:

  • первые 3 месяца поддержки, консультаций и обновлений
  • доставку по Москве и регионам
  • установку

Программа электронного документооборота — это программный комплекс для автоматизации цикла цикла работы с документами на предприятиях. Основная цель такой СЭД- наведения порядка в делопроизводстве и максимальная минимизация бумажных документов в компании.

Ниже мы рассмотрим одну из самых популярных и функциональных на сегодняшний день программ для электронного делопроизводства — 1С Документооборот.

История программ электронного документооборота от фирмы 1С тянется с далёкого 1999 года — тогда была выпущена первая версия, тогда она еще называлась «1С Архив» и была реализована на платформе 1С 7.7.

1С Архив была полноценной конфигурацией, которая использовалась многими отечественными предприятиями. Но время идёт и информационные технологии развиваются семимильными шагами. После выпуска платформы 1С версии 8, вендор в 2010 году выпускает новейшую программу «1С Документооборот».

Она становится настоящим хитом в сфере автоматизации документооборота и делопроизводства.

Основные функции программы

Рассмотрим какие задачи умеет решать программа для электронного документооборота 1С.

Учет документов

Это основная функция данной конфигурации. С её помощью можно автоматизировать:

  • процесс регистрации входящих/внутренних/исходящих документов;
  • удобный ввод документов — со сканера, внешних файлов,
  • коллективная работа с файлами;
  • сохранение всех версий документа — в любой момент можно увидеть что было сделано для документа и при желании откатится;
  • оперативный доступ и быстрый поиск;
  • поддержка ЭЦП для подписи документов;
  • штрихкодирование документов даёт большую надежность при работе;
  • хранение документации согласно всем нормативам (ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 51141-98, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 и так далее).

Автоматизация бизнес процесса

Этот пункт является важнейшим и решающим для внедрения программы электронного документооборот. Документооборот на 1С позволяет формализовать логику бизнес процесса: кто, как и в какой последовательности должен работать с документацией. Четкое разграничение обязанностей очень часто позволяет навести порядок в целом в компании. Однако, необходимо быть готовым к применению административного ресурса.

Контроль работы сотрудников

Для руководителя система позволяет оценить какой объем работы выполняет его подчиненный. Система может подсказать, сколько работник тратит на ту или иную работу. Давая информация для анализа эффективности сотрудников и подразделений, а также информация может быть полезна для оценки оптимизации бизнес процессов.

Безопасность электронного документооборота

Безопасность — одно из основных требований к программа для электронного документооборота. Здесь фирма 1С особенно постаралась внедрив максимальное количество методик и технических новшеств.

В системе реализована хорошо продуманная система настройки прав пользователей. Она позволяет разграничить права в разрезе видов документов, организаций, контрагентов и т.д.

Внедрение программы для электронного документооборота

Если Вы планируете внедрить программу электронного документооборота на базе 1С в своей организации — обратитесь к нам. Наши специалисты имеют большой опыт внедрения в крупнейших компаниях нашей страны. Благодаря своим наработкам мы можем существенно сократить сроки и бюджет на настройку и обучение 1С документооборот. Просто позвоните нам и мы решим все Ваши задачи.

programmist1s.ru

(#2017) Системы Электронного Документооборота [ТОП-5 СЭД]

Наше общество находится только на пути к тому, чтобы повсюду на всех предприятиях внедрить системы электронного документооборота.

Все потому, что пока еще большая часть предприятий не может этого сделать по простой причине – отсутствие опыта использования электронной документации. Ведь научить пожилую даму основам работы с ПК действительно сложно. Но будущее поколение, которое твердо становится на ноги, имеет неплохие шансы сделать это, тем более что подобные программные продукты имеются на рынке в избытке.

Содержание:

Что такое Система электронного документооборота?

Далеко не каждый руководитель предприятия, тем более небольшого, готов принять тот факт, что наличие системы документооборота существенно упрощает жизнь его сотрудникам, а соответственно повышает их заинтересованность в эффективности рабочего процесса, мотивируя тем, что любая автоматизация приводит к снижению контроля над работой.

Но на самом деле это наилучший инструмент контроля, который позволяет не только быстро реагировать на любую ситуацию, но и качественно и быстро выполнять всю работу, связанную с документацией – поиск, создание, оперирование и даже уничтожение. Что же собой представляет СЭД.

СЭД, иначе говоря, система электронного документооборота – это комплекс программного обеспечения, иногда заключенный в рамки единственной мультифункциональной программы. Задачей этой системы является оперативная обработка любой документированной информации, которая используется на предприятии.

Система такого типа может применяться и самостоятельно, и в рамках масштабного цифрового комплекса, охватывающего всю жизнедеятельность предприятия, к примеру, в составе ЕСМ-систем.

Особенностью СЭД является работа с неструктурированной документацией. Они могут передаваться между сотрудниками в электронном виде, сокращая затраты на перемещение или пересылку бумажных копий, и вместе с тем визироваться с помощью электронной подписи, позволяя пользователям получать и выдавать задания определенным сотрудникам и даже целым отделам или масштабным подразделениям.

рис. 1 – Схема взаимодействия СЭД

вернуться к меню ↑

Виды СЭД

Решив для себя усовершенствовать документооборот на предприятии, его руководитель в обязательном порядке столкнется с обширным ассортиментом подобных систем документооборота.

Но, несмотря на внешнюю похожесть окошек, диалогов, форм и запросов, которые формируют в процессе работы СЭДы, они существенно отличаются. Их можно классифицировать по ряду признаков, в том числе стоимости внедрения, обслуживания и прочим параметрам, однако, не для каждого предприятия эти характеристики являются существенными.

Гораздо важнее в СЭДе его функционал, ведь даже укомплектованная всеми современными инструментами система не даст положительного результата, если не будет соответствовать запросам потребителя, а именно функциям, которые она должна автоматизировать.

Таким образом, главный критерий оценивания подобных систем на начальном этапе их внедрения – это функциональное наполнение. И условно можно выделить следующие подвиды систем документооборота:

  • Автоматизаторы делопроизводства.
  • Архивы электронной документации.
  • Системы типа workflow.
  • Комплексные многофункциональные системы.

Причем если первый вариант в списке автоматизирует лишь базовый набор функций, то последний, соответственно, дает практически полностью автоматизированный процесс обмена документами и является самым современным решением.

вернуться к меню ↑

Как выбрать?

Когда функционал программ известей будущему пользователю в лице руководителя предприятия понадобятся дополнительные сведения о системе, чтобы принять окончательное решение о возможности ее внедрения.

При этом, среди всех программ с функционалом отвечающим требованиям предприятия потребуется выбрать именно ту, которая обладает оптимальным набором функций. К примеру, некоторые программные комплексы будут предлагать избыточный или недостаточный набор операций, что создаст дополнительную нагрузку или на аппаратуру, или на персонал.

Поэтому с каждым предлагаемым вариантом стоит ознакомиться максимально подробно. Иногда для этого достаточно просмотреть спецификации системы, но гораздо чаще ее приходится опробовать, хотя бы в тестовом режиме. Ведь в процессе тестового запуска можно будет выявить недоработки в системе, возможное несоответствие программной составляющей комплекса и доступной на предприятии компьютерной техники, а также оценить комфорт взаимодействия пользователя с системой.

Обратите внимание: Даже программа с функционалом, полностью охватывающим набор автоматизируемых операций, может не подойти лишь потому, что ею неудобно пользоваться

Если же оценить на собственном опыте систему не удается, стоит обратить внимание на промоматериалы, к примеру, скриншоты, видео. Дополнительно потребуется оценить рентабельность введения СЭД в инфраструктуру предприятия.

рис. 2 – Примерный набор элементов в современной СЭД

вернуться к меню ↑

Топ-5 популярных СЭД

Существует немало систем документооборота с различным функциональным наполнением, в том числе не всегда удачным, поэтому для ответственного лица найти комплекс с оптимальным наполнением можно считать задачей сверхсложной. К примеру, довольно популярными и эффективными являются:

  • DocLogix;
  • E1 Евфрат;
  • Verdox;
  • WSS Docs;
  • БОСС-Референт;
  • ДЕЛО;
  • МОТИВ;
  • ТЕЗИС.

Часть из них относится к программным продуктам отечественного производства, но эксперты, которые проводили сравнительный анализ, называют лучшими следующую пятерку СЭДов:

  • ELMA ECM+;
  • 1С: Документооборот 8;
  • Docsvision;
  • Directum;
  • Optima WorkFlow.

Причина тому – почти все они сочетают классический документооборот и менеджмент бизнес-процессами, которые в совокупности позволяют повысить эффективность операционной деятельности. Но у каждой из этих СЭД и программных комплексов на их основе есть свои преимущества.

К примеру, СЭД Docsvision, в отличие от остальных, предоставляет наибольший ассортимент возможностей для встраивания и настроек в абсолютно любую уже работающую на предприятии информационную систему.

С другой стороны, 1С: Документооборот 8 представляет абсолютно иную нишу систем, которые обеспечат синхронизацию рабочих документов и их связь с конкретной широко распространенной информационной системой, в то время как другие, обеспеченные веб-интерфейсом обеспечат максимальную свободу действий без привязки к рабочему месту, что особенно важно для современного руководителя предприятия.

Поэтому обратим более пристальное внимание на них и рассмотрим их подробнее, делая акцент на следующие особенности:

  • Функциональность.
  • Интерфейс.
  • Особенности поиска.
  • Администрирование.
  • Моделирование бизнес-процессов.
  • Особенности защиты данных.
вернуться к меню ↑

Directum

В сравнении с другими СЭД Directum имеет преимущество за счет широкого каталога доступных программных пакетов, а также автоматизированных функций. В их число входят напоминания, настройка нумераторов и поддержка обработки штрих-кодов. Кроме того, реализован просмотр вложений и хранилищ, встроенные справочники заполнены, а документы создаются при помощи мастеров.

Интерфейс системы унифицирован, а правила обработки документов и заданий настраиваемы. Объекты могут редактироваться онлайн, а задания добавляться в MS Outlook. Всем файлам присваиваются права доступа атрибутивно, но документооборот остается прозрачным.

Есть полнотекстовый настраиваемый поиск документов и регистрационных карточек с фильтрацией по столбцам. Реализована также функция моделирования БП (бизнес-процессов) на базе IS-Builder с пошаговой отладкой.

СЭД позволяет хранить данные нескольких фирм, а пользователей можно наделять доступом по ролевым и дискретным моделям с возможностью его передачи. Есть режим замещения персонала. Реализовано шифрование и ЭЦП.

На фоне других СЭД есть у Directum и недостатки. Пользователю доступны лишь стандартные стили оформления, а объекты выводятся все вместе, а не постранично независимо от выполняемых операций. Есть языковые проблемы. Размеры карточек не меняются, интерфейс перегружен, а быстродействие просмотра низкое.

Есть сложности в заполнении новых справочников, а локализация в них не предусмотрена.

вернуться к меню ↑

Docsvision

Другие СЭД по сравнению с Docsvision не так удачны. Ведь в нем есть постраничный вывод объектов, поддержка пользовательских стилей, настраиваемых отчетов и встроенный веб-браузер. Заложено создание архивов в виде БД.

Тип аутентификации может настраиваться пользователем также как темы, формы, панели инструментов или лента команд. А карточки заданий разрешается самостоятельно проектировать.

В Docsvision сквозные связи документации выводятся в форме иерархии. Ссылки комментируемы. Имеется полнотекстовый поиск с настраиваемыми шаблонами, а также со сложными условиями с учетом прав доступа на поиск.

Администрирование СЭД позволяет вести ОШС (организационно-штатную структуру) по нескольким компаниям, а также предусматривается замещение персонала. Для безопасности предусмотрено ЭЦП, шифрование и мандатное управление доступом с возможностью передачи прав.

Моделирование БП настраивается с использованием API и MS Reporting, но и без этого позволяет проектировать маршрутную схему.

Впрочем, даже на фоне таких достоинств видны у Docsvision и недостатки. К примеру, предпросмотр в поиске и конструктор работают медленно, документы не вкладываются в задание по умолчанию, процессы скрыты, а ОШС не наглядно.

Кроме того, нет настраиваемой сортировки, истории справочников притом, что есть и прочие сложности работы со справочниками. Стоит отметить также, что напоминания будут работать лишь при запущенном MS Outlook.

вернуться к меню ↑

ELMA

СЭД ELMA реализован в составе нескольких пакетов ECM+, Проекты+, ELMA CRM+ которые подбираются по требованиям пользователя. Есть даже пакет с KPI. Система сочетается с MS Outlook, 1С:Предприятие.

Поддерживается история правок документов по карточкам. Документы автоматически могут вноситься путем сканирования и маркироваться штрих-кодом. Поддерживается создание шаблонов, как для самих документов, так и для их поиска.

Поддерживается ведение единого архива. Функционал настраивается под конкретное предприятие с увеличением или уменьшением степени автоматизации, а ПО может устанавливаться на мобильные платформы.

Все данные отображаются в одном окне независимо от их типа без необходимости переключения. Реализован механизм замещения и учета отсутствующих.

Управление БП реализовано в удобном графическом виде и поддерживает ведение сложных маршрутов в выделенном дизайнере, а связи можно дополнительно комментировать.

СЭД ELMA выделяется развитой системой аутентификации с поддержкой современных электронных ключей, сертификатов с привязкой к аккаунту или конкретному устройству. Реализован механизм распределения прав пользователей с высокой степенью защиты и графическим интерфейсом. Используется ЭЦП.

Но, несмотря на все достоинства, можно найти и недостатки в этой системе. К примеру, поддержка избыточного числа версий документов приводит к необходимости установки одной актуальной. Есть огрехи и в инструментах поиска, в частности, не обеспечен механизм полнотекстового поиска в документации.

Optima WorkFlow

У системы Optima WorkFlow есть немало плюсов. Она легко подстраивается под нужды оператора, в том числе ее рубрикаторы, журналы, элементы управления и даже карточки поручения. Система довольно гибкая и поддерживает как добавление надстроек, так и встраивание в IBM WebSphere MQ.

Optima WorkFlow поддерживает ведение архива и имеет широкие возможности поиска объектов с опциями фильтрации. Уникальная особенность – работа в одном окне с документом, его связями и движением. Она дополняется удобной работой с карточками, в частности, их проектированием при создании заданий, а также специальным дизайнером для них.

Стоит выделить наглядную ОШС даже для нескольких фирм, реализованную функцию замещения, сортировки объектов и интуитивную работу со справочниками. Что касается управления БП, есть специальный дизайнер на безе скриптов API и мастер Crystal Reports 11.0.

Система безопасности основана на использовании базовых функций, но использует и дискретную и ролевую модели управления. Дополнительную защиту создает ЭЦП.

Что касается недостатков, то их у Optima WorkFlow тоже немало. В ней пользователям запрещается создавать свои папки, журналы и копировать ссылки, а настройки не сохраняются. Кроме того, реквизиты не локализуются, функционал замещения неполноценный, а для отдельных документов невозможно назначить права доступа, а лишь содержащим их объектам.

Не стоит рассматривать систему как основной инструмент для моделирования БП, поскольку ее механизмы неудобны, есть проблемы с настройкой и СЭД приходится дорабатывать за счет скриптов.

рис. 3 – Окно веб-клиента Optima WorkFlow

вернуться к меню ↑

1С: Документооборот 8

По функциональности 1С: Документооборот 8 конечно уступает описанным выше системам, но этот СЭД имеет свои преимущества. Он объединяет документооборот, управление договорами, делопроизводство, операции с обращениями и архив. А дополнительно функционал расширяется плагинами.

Файлы, прикрепленные к документам, можно редактировать, а обращение к ним реализовано через Проводник Windows. Особенность интерфейса в его подстройке под роль пользователя при помощи встроенных средств проектирования. В нем реализован ускоренный доступ к справочным данным и автоматизация ряда процессов, в частности, обработка документации из разных источников.

Что касается поиска данных, то имеется процедура поиска по реквизитам. Результат поиска можно сформировать в отчет, а из запросов поиска допускается формировать шаблоны.

Для операций с БП выделена особая подсистема, которая позволяет планировать замещение, настраивать задачи, управлять и моделировать БП. Блок безопасности поддерживает ряд способов авторизации, четко разграничивает права пользователей на тип доступа к объектам. Дополнительно используется ЭЦП, а количество активных пользователей можно определить программно.

Минусы у этой СЭД тоже есть. К примеру, отсутствует локальная почта. Есть ограничения на создание и назначение заданий, а регистрация из офисных приложений не реализована.

Кроме того, встроенных средств для просмотра вложений нет, запросы выполняются только типовые, а автоматический поиск дубликатов не предусмотрен.

geek-nose.com

Электронный документооборот для малого и среднего бизнеса

В настоящее время системы электронного документооборота (СЭД) завоевывают все больший рынок комплексных IT-решений Российской Федерации, Украины, Казахстана и других стран бывшего СССР. Особенной популярностью программы для документооборота пользуются у крупных корпоративных клиентов – госучреждений, банков, больших коммерческих предприятий с разветвленной сетью филиалов. Заинтересованность таких клиентов в электронном документообороте легко угадывается: значительные объемы обрабатываемой информации, автоматизация бизнес-процессов и увеличение производительности труда, стратегический анализ и принятие решений, большая цена ошибок вследствие потери информации или ее несвоевременной обработки, защита документов от несанкционированного доступа и распределение полномочий и т.д.

В то же время крупным клиентам приходится идти на серьезные расходы при внедрении СЭД. Стоимость систем достаточно высока, внедрению предшествует длительный период изучения предприятия и формализации его бизнес-процессов. Далее – не менее длительный период опытной эксплуатации и обучения сотрудников и, наконец, постоянная техническая поддержка в процессе штатной эксплуатации.

Вследствие перечисленных выше факторов малый и средний бизнес, как правило, весьма скептически настроены к идее внедрения у себя электронного документооборота. От присутствующего на рынке ПО небольшие компании ожидают бесплатных демо-версий, которые можно легко установить и развернуть на отдельных машинах. Такие клиенты ждут простых настроек и возможности администрирования специалистами с невысокой квалификацией. Немаловажным обстоятельством является наличие подробной документации и обучающих роликов, позволяющих быстро ознакомить с основной функциональностью системы и начать работу без какой-либо поддержки со стороны разработчика ПО. Только после такого малозатратного, но эффективного изучения преимуществ СЭД, небольшие компании могут согласиться на покупку лицензий и полномасштабное внедрение у себя электронного документооборота.

Одной из систем, присутствующих на рынке и позиционируемых в качестве СЭД для малого и среднего бизнеса, является система электронного документооборота FossDoc разработки украинской компании ФОСС-Он-Лайн (г. Харьков). Наша компания ФОСС-Он-Лайн давно и хорошо известна как разработчик корпоративных систем передачи данных, прежде всего в государственных органах и крупном банковском бизнесе Украины. Система FossDoc, "продолжая традицию" предшествующих ей продуктов, также изначально была ориентирована на работу в больших организациях. Полная функциональность системы включает в себя практически все аспекты современного электронного делопроизводства и документооборота:

  • Создание виртуальной структуры предприятия, которая соответствует реальной, и поддержка "ролевых" действий сотрудников с возможностью замены одного сотрудника другим в процессе работы.
  • Распределение прав доступа к папкам, содержащим документы, к самим документам и полям в документе.
  • Работа с входящей/исходящей корреспонденцией, служебными записками, обращениями граждан: регистрация, учет, автоматизация процесса подготовки и наложения резолюции на документ. Осуществление контроля над исполнением документов.
  • Поддержка нескольких канцелярий, которые расположены в отдельных подразделениях организации с регистрацией документов в каждой из канцелярий.
  • Мощный поисковый сервис с возможностью просмотра вложенных и связанных документов.
  • Гибкая настройка маршрутов документов с указанием порядка выполнения документов.
  • Интеграция с популярным офисным программным обеспечением.
  • Ведение истории и статистики изменения документа.
  • Поддержка электронной цифровой подписи.
  • Доступ к базе данных через Web-интерфейс.
  • И многие другие функции.

В тоже время, как показывает практика, полная функциональность современных СЭД вряд ли будет востребована клиентами от малого и среднего бизнеса. Большая часть таких клиентов вообще готова рассматривать СЭД всего лишь как "продвинутую" систему хранения и учета электронных документов. И только в последнее время наметилась тенденция восприятия системы документооборота в качестве важного компонента управления бизнес-процессами предприятия. Ведь на этапе внедрения СЭД наши заказчики начинают моделировать свою организационную структуру и документопотоки в терминах объектной модели FossDoc. Такая формализация бизнес-процессов заставляет наших клиентов по-новому взглянуть на свои управленческие механизмы и, по возможности, их оптимизировать.

В результате анализа потребностей в документообороте небольших компаний мы пришли к нынешней политике лицензирования. Система представлена линейкой продуктов. Каждый продукт состоит из набора модулей, отвечающих за выполнения определенных функций. Чем больше модулей в продукте – тем выше его стоимость. Например, продукт Start состоит из минимального набора модулей: базового и хранилища документов. Данный продукт полностью "перекрывает" все потребности маленьких компаний (5-10 чел.), которые нуждаются в хранилище документов с распределением прав доступа для сотрудников и простой системе коллективной работы с документами. С помощью данного продукта Вы можете уже создавать маршруты исполнения документов, работать с входящей и исходящей корреспонденцией. Продукт интегрирован с почтовым клиентом и другим популярным офисным ПО. При этом стоимость серверной части СЭД оказывается намного ниже, чем у присутствующих на рынке аналогов.

Существует еще два продукта, рекомендуемых нами для малого и среднего бизнеса: Standard и Professional. Кроме функций, содержащихся в Start, данные продукты имеют возможность автоматизированной подготовки проектов документов. А продукт Professional позволяет также работать с резолюциями по документу и служебными записками, что соответствует уровню делопроизводства в организации с разветвленной структурой (много отделов разного уровня подчинения, несколько канцелярий).

Более того, у заказчика есть возможность покупки отдельных модулей, содержащихся в более дорогих продуктах для крупного, банковского бизнеса и государственных структур (Corporative, Enterprise, Banking и Government). Например, Вы можете дополнительно внедрить у себя электронную цифровую подпись или поддержать отдел контроля над исполнением документов.

Одним из наших основных приоритетов при разработке СЭД для небольших компаний было максимальное упрощение процессов установки, настройки ПО и быстрое освоение пользователями основных возможностей системы без непосредственного участия разработчика. С этой целью мы разместили на сайте большое количество обучающих роликов, которые подробно описывают все аспекты установки и подготовки системы к работе и позволяют Вам быстро начать работать с программой. Бесплатная версия обладает функциональностью наиболее дорогого продукта c максимумом возможностей Enterprise. Ограничением бесплатной версии является лишь количество одновременно подключенных к системе пользователей (5 чел.). Таким образом, поработав с бесплатной версией, Вы сможете определиться, какой из продуктов наиболее подходит для решения Ваших задач и нужны ли Вам дополнительные модули, расширяющие его функциональность.

В заключение хотелось бы отметить, что даже если Вы и не планируете в ближайшее время приобретение СЭД, попробуйте установить и поработать с нашей бесплатной версией FossDoc. Может оказаться, что ее возможностей будет вполне достаточно для решения задач документооборота на Вашем предприятии.

Успешного Вам бизнеса!

А. Горовой, ФОСС-Он-Лайн, аналитик компьютерных систем

fossdoc.com


Смотрите также