Fwd что это в электронной почте


Правила электронной переписки

  • Какие существуют правила деловой электронной переписки?
  • Почему их важно соблюдать?

Часто ли вы получаете письма без темы, с непонятным отправителем, без абзацев или с кучей грамматических ошибок? А может, вы сами пишете такие письма? Меж тем в сетевой переписке существует свой этикет.

В IT-компаниях 70% коммуникаций осуществляются по электронной почте и в чатах. В других компаниях этот процент меньше, но везде, где идет работа с документами и активное общение, электронная почта отвоевывает свое место у обычной почты, телефонных разговоров и личных встреч.

В 2013 году электронной почте исполнилось 42 года — она ветеран электронных коммуникаций. Тем не менее, не всем известен этикет общения по электронной почте.

Простые правила деловой переписки по электронной почте помогут вам пользоваться почтой профессионально и эффективно.

Электронной почтой пользуются для экономии времени.

Всегда, когда пишете письмо, подумайте — не будет ли быстрее и понятнее обсудить вопрос устно или по телефону.

На почту следует отвечать не позже, чем спустя 48 часов после получения.

Все, что больше и без уважительной причины — отказ от общения в грубой форме. Если не знаете, что ответить, так и скажите: «Для ответа мне нужно немного времени, потому я напишу вам в пятницу». Отправитель будет знать, когда ждать от вас ответ.

Регулярно проверяйте папку «спам».

А также все тематические вкладки почты, чтобы не пропустить важные письма. Нередко в спам может попасть и важное письмо.

Тема письма — обязательный элемент.

В теме должны быть ключевые слова, по которым получатель легко найдет письмо у себя в ящике. Тема экономит время, а если вы пишете в первый раз — является решающим фактором, будет письмо прочтено или нет. Уважайте своих коллег, и даже когда пишете какую-то мелочь, обязательно указывайте тему.

Управление адресатами.

Ответ на письмо или какую-то реакцию должен осуществить тот, кому отправлено письмо. Все, кто стоят в копии — получают его для информации, и реагировать не обязаны.

У письма должен быть внятный отправитель.

Указывайте свою имя и фамилию, если часто пишете за рубеж — латиницей, как в загранпаспорте. У иностранцев не устновлена кириллица, ваше письмо может просто рухнуть в спам из-за непонятного адресата.

Структура делового адреса:

имя.фамилия или фамилия@домен компании. Документы для бухгалтерии, отправленные с ящика [email protected] выглядят крайне несерьезно. Общественные почтовики допустимы для личной почты.

Массовые рассылки,

даже служебного характера, лучше делать через профессиональные сервисы рассылок. 200 получателей письма, отсутствие темы или непонятная тема, да еще и вложение — письмо попадет в спам, а выглядит это несолидно.

Подпись в письме.

Подпись проинформирует получателя про вашу роль в компании, предоставит необходимую контактную информацию. В подписи уместна небольшая реклама и ссылка на сайт. Подпись должна быть не больше 7 строк в длину, здесь уместно фото или логотип, но помните, что красиво ваши письма будут выглядеть далеко не во всех ящиках, потому лучше использовать стандартное форматирование в подписи.

Re: и Fwd:

Автоматические текстовки, которые прибавляются к теме. Re: ответ на письмо, Fwd: переадресация письма. Их уместно оставлять в официальной переписке, чтобы получатель был в курсе, на что вы отвечаете.

Ответы в тексте.

В личной переписке допускается разобрать письмо отправителя на блоки и писать под каждым блоком ответ на этот блок. В деловой переписке считается, что весь ответ нужно писать сверху. На практике оказывается, что даже в деловой переписке удобнее отвечать на вопросы в тексте, по блокам, а сверху можно написать несколько отвечающих на все вопросы предложений. Пример: «Принципиально мы согласны. Но хотим обратить Ваше внимание на некоторые нюансы. Читайте в тексте ниже».

Переписку заканчивает тот, кто ее начал.

Совсем необязательно расшаркиваться на 5 писем «Всего доброго», «Вам также», «И вам». Если вы получили ответ на ваш изначальный запрос, вежливо отблагодарите и заканчивайте переписку, ваш собеседник будет вам благодарен за сэкономленное время.

Одна тема — одна ветка.

Не стоит каждое письмо начинать с новой темы. Отвечайте на письма одной темы в одной цепочке, а если в процессе общения появилась еще одна тема — начните новую переписку. Ответы из разных цепочек лучше не объединять в одно письмо, потому что у разных цепочек могут быть разные получатели, которые стоят в копии. Исключение составляют письма с тяжелыми файлами или макетами, лучше в теме написать «Лого и описание компании такой-то», тогда получатель найдет письмо сразу, не перечитывая всю ветку из 50 писем.

Дерево письма.

У деловых писем должна быть четкая смысловая структура. Это выгодно, это экономит ваше время и время получателя, это честно и эффективно. Об этом можно написать множество книг, но самая емкая и бойкая — книга Саши Карепиной «Искусство делового письма». Использовав все советы из этой книги, вы раз и навсегда научитесь писать хорошие письма.

Грамотность и оформление.

Пишите с больших букв, с использованием всех знаков препинания. ВСЕ ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ ВОСПРИНИМАЮТСЯ КАК КРИК. Красной строки в электронной почте нет, вместо этого используются отступы.

Вложения.

Тяжелые вложения — это неудобно, у почтовых сервисов деловой направленности почти всегда есть ограничения на вес входящих писем, потому лучше приложить ссылку, по которой можно скачать нужный файл.

Соблюдение этих правил здорово экономит время, позитивно работает на ваш имидж профессионала, а главное — помогает людям, будь то работодатели, коллеги, или новые клиенты, хорошо понимать, что вы от них хотите. Когда вы создаете комфортные условия для общения по электронной почте, гораздо приятнее и проще удовлетворить все ваши просьбы.

hotwork.ru

Формат FWD - что это, и чем его открыть?

На сегодняшний день существует множество форматов файлов, поэтому не всегда сразу можно понять, чем их открывать. Зачастую подобная ситуация возникает с файлами формата FWD.

Что представляет собой данный тип информации и чем открывать эти файлы? Именно данному вопросу и посвящена сегодняшняя статья. Что такое файл формата FWD? Проблема открытия файлов с аналогичным расширением, но принадлежащим к разным программам, встречается часто. И формат FWD не явлется исключением.

Что представляет собой данный формат?

Известно как минимум два понятия, которые характеризуют этот тип файлов. Прежде всего, ним может выступать специфичный графический файл. Кроме того, данное расширение способен иметь файл электронной почты, созданный при помощи определенной программы. Какие ассоциации, которые соответствуют такому расширению, зачастую встречаются. Необходимо рассмотреть это более подробно.

Основной тип файлов, представленных в формате FWD

Во многих случаях, особенно когда искомый файл отличается довольно большим размером, он принадлежит к графическому формату. Стоит отметить, что он чем-то напоминает следующие стандарты:• DGVU;• LuraDocument;• JPEG2000/Part6.

Все форматы, перечисленные выше, используются для создания графических публикаций книг в электронном варианте, документов, технологических карт, схем, рукописей либо логотипов. В их основе лежит положена уникальная методика, суть которой состоит в разделении объектов на так называемые цветовые слои, которые выглядят следующим образом: текста, изображение, фон и прочее. Данное решение дает возможность специалистам компании «Техноинжиниринг», принимая за основу технологии разработки документов формата PDF, достичь невероятного сжатия, если сравнивать со стандартными графическими технологиями.

Таким образом, сжатие происходит практически в 1000 раз. В результате был получен формат FWD. Чем же его можно открыть? Не стоит переживать по данному поводу, все достаточно просто. Для Необходимо задействовать специализированное программное обеспечение под названием ALL-Documents. В нем обязательно предусмотрена опция электронной библиотеки ALL-Library. Также данные подобного типа можно рассматривать в качестве формата «АБИС», который разработан компанией «Альфа-Лоджик». В нем предусмотрена база полного документооборота. Правда, открытие файлов в каждом из этих случаев осуществляется именно с помощью опции ALL-Library.

FWD-формат электронной почты

При рассмотрении электронной почты, стоит отметить, что данный тип данных с легкостью соотносится с программой Dubya. Она же, в свою очередь, является обыкновенным e-mail-клиентом. Таким образом, становится понятно, что в ней существует поддержка формата FWD. Необходимо пояснить более подробно, что это означает. Стоит отметить, что расшифровать такое расширение файла FWD можно в качестве forwarded mail. По сути, это означает «ответ на полученное письмо». И лишь в стандартных клиентах он представлен как FW:, или FWD.

Таким образом, открывать эти файлы стоит именно данной программой, однако ее производители говорят о том, что иногда выполнить подобные действия можно с помощью клиентов вида Outlook или Eudora. Хотя, в данном случае лучше поступить немного иначе. Ни для кого не скрет, что в любой операционной системе Windows можно просто нажать два раза на требуемый файл в «Проводнике» либо в любом другом файловом менеджере. В результате при отсутствующей ассоциации система самостоятельно предлагает пользователю выбор среди самых оптимальных программ для открытия. Эьл же относится и к применению команды «Открыть с помощью…». В случае когда ни одно приложение не открывает эти файлы, скорее всего, придется воспользоваться оригинальными программными продуктами.

Таким образом, существует FWD-формат. Как открыть его? Этот вопрос возникнет у каждого, кто столкнется с данным файлом. В сегодняшней статье были подробно описаны способы для выполнения такого действия. Особое внимание необходимо обратить на размер этого файла. Ведь и так понятно, что сообщение, возникшее в программе электронной почты, и графический рисунок, даже если он сжат в несколько раз, довольно сильно различаются. Хотя, к примеру, чтобы открыть именно графический файл, стоит воспользоваться обыкновенными средствами просмотра фотографий или каким-то другим графическим редактором, который называется просмотрщиком. Однако в данном случае желательно предпочесть какой-нибудь более серьезный программный пакет либо утилиту. Таким образом, информация, представленная в статье, поможет пользователям, которые столкнулись с файлом формата FWD.

bezwindowsa.ru

Как открыть FWD файлы - Файлы с расширением FWD

Что обозначает расширение FWD?

автор: Jay Geater, главный писатель по вопросам технологий

Вам кто-то послал по электронной почте файл FWD, и вы не знаете, как его открыть? Может быть, вы нашли файл FWD на вашем компьютере и вас заинтересовало, что это за файл? Windows может сказать вам, что вы не можете открыть его, или, в худшем случае, вы можете столкнуться с соответствующим сообщением об ошибке, связанным с файлом FWD.

До того, как вы сможете открыть файл FWD, вам необходимо выяснить, к какому виду файла относится расширения файла FWD.

Совет: Неправильные ассоциации файлов FWD могут являться признаком других базовых проблем в вашей операционной системе Windows. Эти неверные записи могут также стать причиной иных сопутствующих проблем, таких как медленный запуск Windows, зависание компьютера и прочих проблем производительности ПК. Поэтому мы настоятельно рекомендуем вам просканировать свой реестр Windows на предмет неправильных ассоциаций файлов и других проблем, связанных с фрагментацией реестра.

Ответ:

Файлы FWD имеют Uncommon Files, который преимущественно ассоциирован с RollerCoaster Tycoon Fireworks Display (Atari).

Файлы FWD также ассоциированы с IMail Server Forwarded Mail (Ipswitch Inc.) и FileViewPro.

Иные типы файлов также могут использовать расширение файла FWD. Если вам известны любые другие форматы файлов, использующие расширение файла FWD, пожалуйста, свяжитесь с нами, чтобы мы смогли соответствующим образом обновить нашу информацию.

Как открыть ваш файл FWD:

Самый быстрый и легкий способ открыть свой файл FWD — это два раза щелкнуть по нему мышью. В данном случае система Windows сама выберет необходимую программу для открытия вашего файла FWD.

В случае, если ваш файл FWD не открывается, весьма вероятно, что на вашем ПК не установлена необходимая прикладная программа для просмотра или редактирования файлов с расширениями FWD.

Если ваш ПК открывает файл FWD, но в неверной программе, вам потребуется изменить настройки ассоциации файлов в вашем реестре Windows. Другими словами, Windows ассоциирует расширения файлов FWD с неверной программой.

Мы настоятельно рекомендуем просканировать ваш реестр Windows на предмет неверных ассоциаций файлов и прочих проблем, связанных с реестром.

Загрузки программного обеспечения, связанные с расширением файла FWD:

* Некоторые форматы расширений файлов FWD можно открыть только в двоичном формате.

Скачать FileViewPro для открытия ваших файлов FWD прямо сейчас

FWD Инструмент анализа файлов™

Вы не уверены, какой тип у файла FWD? Хотите получить точную информацию о файле, его создателе и как его можно открыть?

Теперь можно мгновенно получить всю необходимую информацию о файле FWD!

Революционный FWD Инструмент анализа файлов™ сканирует, анализирует и сообщает подробную информацию о файле FWD. Наш алгоритм (ожидается выдача патента) быстро проанализирует файл и через несколько секунд предоставит подробную информацию в наглядном и легко читаемом формате.†

Уже через несколько секунд вы точно узнаете тип вашего файла FWD, приложение, сопоставленное с файлом, имя создавшего файл пользователя, статус защиты файла и другую полезную информацию.

Чтобы начать бесплатный анализ файла, просто перетащите ваш файл FWD внутрь пунктирной линии ниже или нажмите «Просмотреть мой компьютер» и выберите файл. Отчет об анализе файла FWD будет показан внизу, прямо в окне браузера.

Ваш файл анализируется... пожалуйста подождите.

Имя файла:

Размер файла:

Прервать

† Инструмент анализа файлов FWD использует компоненты стороннего программного обеспечения. Нажмите здесь, чтобы прочитать правовую оговорку.

Об авторе: Джей Гитер (Jay Geater) является президентом и генеральным директором корпорации Solvusoft — глобальной компании, занимающейся программным обеспечением и уделяющей основное внимание новаторским сервисным программам. Он всю жизнь страстно увлекался компьютерами и любит все, связанное с компьютерами, программным обеспечением и новыми технологиями.

www.solvusoft.com

Формат FWD - что это, и чем его открыть?

Сегодня известно столько форматов файлов, что не всегда сразу понятно, чем их открывать. Очень часто такая ситуация наблюдается с файлами формата FWD. Что это за тип информации, и чем открывать такие файлы, знает далеко не каждый пользователь современной компьютерной системы. Попробуем разобраться, что к чему.

Формат FWD - что это?

Вообще достаточно часто встречается проблема открытия файлов с одинаковым расширением, но относящихся к разным программам, при помощи которых они были созданы изначально. В этом отношении не исключение формат FWD. Что это за формат?

Существует как минимум два основных понятия насчет данного типа файлов. Во-первых, это может быть специфичный графический файл, а во-вторых, такое расширение может иметь файл электронной почты, который создавался определенной программой. Какие именно ассоциации, соответствующие данному расширению, могут встречаться чаще всего, рассмотрим несколько подробнее.

Основной тип файлов формата FWD

В большинстве случаев, особенно если искомый файл имеет достаточно весомый размер, его относят к новейшему графическому формату, чем-то похожему на стандарты DGVU, LuraDocument и JPEG2000/Part6, которые предназначены для создания графических публикаций электронных книг, документов, схем, технологических карт, рукописей или даже логотипов.

В основу самого формата положена уникальная методика разделения объектов на своеобразные цветовые слои (слой текста, слой изображения, слой фона и т. д.). Такой подход позволил специалистам компании «Техноинжиниринг», взяв за основу технологии создания документов формата PDF, добиться невероятного сжатия (примерно в 1000 раз) по сравнению с традиционными графическим технологиями.

Таким образом и был получен формат FWD. Чем открыть файл такого типа? Все просто. Для этого нужно использовать специализированное программное обеспечение ALL-Documents, в котором в обязательном порядке присутствует опция электронной библиотеки ALL-Library.

Кроме всего прочего, данные такого типа можно трактовать как формат данных «АБИС», разработанный компанией «Альфа-Лоджик» и подразумевающий базы полного документооборота. Но открытие файлов в обоих случаях происходит именно при помощи опции ALL-Library.

FWD-формат электронной почты

Если говорить об электронной почте, то такой тип данных можно соотнести с программой Dubya, которая является обычным e-mail-клиентом. Как уже понятно, в ней имеется поддержка формата FWD. Что это такое, поясним чуть подробнее.

По сути, расшифровать расширение файла FWD можно как forwarded mail, грубо говоря "ответ на полученное письмо" (только в стандартных клиентах он отображается как FW:, а в нашем случае - FWD). Соответственно, и открывать такие файлы придется именно такой программой, хотя сами ее разработчики утверждают, что в некоторых случаях произвести такие действия можно при помощи клиентов вроде Outlook или Eudora.

Однако тут можно поступить несколько проще. Как известно, в любой системе Windows достаточно просто дважды кликнуть на нужном файле в «Проводнике» или в любом другом файловом менеджере, чтобы при отсутствующей ассоциации система сама предложила на выбор пользователя наиболее приемлемую программу для открытия. То же самое, кстати, касается и использования команды «Открыть с помощью…». Если ни одно приложение открыть такие файлы не сможет, придется использовать оригинальные программные продукты.

Итог

Итак, имеем FWD-формат. Чем открыть его, думается, исходя из вышеизложенного, уже понятно. Единственное, на что стоит обратить внимание, это размер искомого файла. Понятно ведь, что сообщение в программе электронной почты и графический рисунок (пусть даже и сжатый в тысячу раз) отличаются по размеру достаточно сильно.

Впрочем, например, для открытия именно графического файла можно попытаться использовать обычное средство просмотра фотографий (изображений) или какой-либо графический редактор (просмотрщик). Но в этом случае лучше выбрать какой-нибудь серьезный программный пакет или утилиту.

fb.ru

Правила оформления электронных писем

Эти правила регламентируют служебную переписку по электронной почте.

Правила не применимы для списков рассылки, форумов, групп обсуждений, так как в такого рода сообществах (взаимодействиях) целесообразно использовать другие принципы работы с электронными письмами.

Время реакции на входящие письма

Доставка электронного письма от отправителя до получателя занимает от нескольких секунд до нескольких минут. Поэтому электронные письма, в силу своей оперативной природы, требуют оперативной реакции.

Недопустимо не отвечать на письма дольше 1 рабочего дня.

На каждое поступившее письмо необходимо давать оперативный ответ (на ответы о получении вашего письма давать ответ о получении ответа не нужно).

Если для обработки письма требуется более 2-х часов, то обязательно ответьте автору, что его письмо получено и укажите примерный срок, в течение которого вы дадите ответ.

Оформление темы письма

Каждое письмо должно содержать тему (Subject), сформулированную в нескольких словах. По содержимому темы получатель должен определить содержание письма или найти письмо в длинном списке других сообщений.

Если это письмо-ответ, то обычно перед темой указывается "RE:".

Если письмо нужно переслать, то перед темой указывается "FWD:".

Вставку "RE:" и "FWD:" почтовые клиенты обычно делают автоматически.

Изменять тему письма в процессе переписки (ответы на последующие письма данной темы) не рекомендуется, так как многие почтовые системы ведут группировку писем по темам. Да и незачем обескураживать получателя новой темой к старой переписке.

Письма с пустой темой неудобны при просмотре списков писем и некоторыми системами спам-защиты помечаются как "возможный спам".

Использование бэкграундов и оформительских скинов

Никакие бэкграунды и скины оформления в служебных письмах не допускаются.

Желательно, чтобы письмо было простым текстом. В этом случае оно быстрее обрабатывается, быстрее передается, меньше занимает места при хранении и лучше понимается различными почтовыми клиентами.

Употребление имен собственных в поле "От кого" ("From")

Имена должны быть написаны латиницей, в транслите.

Например:

Sergius Sizykh [[email protected]ляляля.ru]

Русские имена не допускаются, так как у сотрудников зарубежных компаний и их представительств в России почтовые серверы могут блокировать или искажать почту с заголовками в национальных кодировках.

Приветствие

В начале письма обязательно должно быть приветствие. Например:

Добрый день, Иван Иванович!

Письмо без приветствия иногда оценивается получателем как неуважительное.

Подпись

Подпись отделяется от основного текста письма пустой строкой и строкой с двумя дефисами.

Подпись должна быть:

  • компактной;

  • содержать ФИО или псевдоним автора;

  • содержать какое-нибудь пожелание для получателя (пусть ему будет приятно)

В письмах, направляемых за пределы компании, в подписи должны присутствовать контактная информация и название компании.

Пример правильной подписи:

[ пустая строка ]

--

С наилучшими пожеланиями,

Сергей Сизых, [email protected]ляляля.ru

664025, Россия, Иркутск, бульвар Гагарина 38 А, оф. 309

Телефон: (3952) 21-11-01, 20-20-86

Цитирование исходного письма

При переписке желательно сохранять предыдущие тексты.

Новый текст располагается в начале письма. Предыдущие исходные тексты пусть остаются в конце. Это противоречит правилам многих форумов. Однако, почта это не форумы. В форумах вся переписка сохраняется изначально. А в письмах почему-то исходные тексты часто удаляют. И сами письма зачастую не архивируются – почта всё-таки не безразмерная. Со временем становится непонятно кто и о чём говорил в процессе переписки.

Если письмо становится слишком длинным или тема обсуждения становится слишком "развесистой" или "уходит в сторону", то можно письмо, в крайнем случае, обрезать. Не забыв при этом переписку сохранить в корпоративной CRM-системе.

Если нужно в ответном письме дать ответ (ответы) на какую-то фразу (несколько фраз), то эти фразы обычно снабжают инициалами автора и угловой скобкой. Ответ пишется через пустую строку.

Например:

ИИ> Сколько стоит разработка сайта?

Разработка сайта стоит 3 рубля.

ИИ> Срок?

2 часа

Ошибки в тексте

Некоторые почтовые клиенты (в частности Microsoft Outlook) умеют проверять наличие грамматических ошибок в текстах в момент ввода. Некоторые не умеют.

Если почтовый клиент не проверяет орфографию, а вы чувствуете, что с грамматикой не всё в порядке, то не поленитесь перед отправкой письма проверить текст в Word. Все ошибки не исправятся, но наиболее грубые ошибки и опечатки будут устранены.

Сергей Сизых,ООО «Виртуальные технологии»

virtech.ru

Правила электронной переписки — RSU WiKi

Говорят, у нас есть 4 секунды, чтобы произвести первое впечатление на человека, и оно определяет результат встречи куда больше следующего часа. Посылаем вместо себя на встречу цепочку букв - правила не меняются. Да и выставить такого посланца за дверь просто: кликом мышки. Именно поэтому мы иногда оказываемся первыми и последними читателями своего емейла, письма к потенциальным заказчикам или резюме с сопроводительным письмом. А все потому, что предназначены они занятым адресатам, давно утративших любовь к литературным длинотам, по крайней мере в деловой переписке [1].

Основы

Читайте электронные письма и отвечайте на них.

При ответах пользуйтесь кнопкой «Reply All» («Ответить всем»).Это сохранит в копиях получателей начального письма, и ваш ответ не пройдет мимо них. В случае необходимости нежелательных получателей можно удалить. Не оставляйте поле «Subject» («Тема») пустым. Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день, они используют это поле для быстрой оценки важности и содержания письма.

Адресатов пишите в поле "To", тех, кого нужно держать в курсе - в поле "Копия"("СС"), адресатов, которых нужно скрыть от остальных - в поле "ВСС"

Цитируйте письма. Не начинайте ответ с нового письма, нажмите «Ответить всем» («Reply All») на полученном письме и не отключайте функцию цитирования при ответах и пересылке в настройках почтового клиента. При полном цитировании пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце, внизу.

В конце письма всегда подписывайтесь. В подписи указывайте также ваши контактные данные и название организации, но не делайте её слишком большой.

Перед отправкой писем всегда проверяйте его содержание и грамотность.

Получение писем

  • Полученные письма надо читать. Если вам пришло письмо, значит, его кто-то и зачем-то отправил. Если у человека есть письма, помеченные как не прочтенные, и они старее одного дня — он не умеет работать с почтой.
  • Проверяйте почту хотя бы 2 раза в день: с утра и после обеда. Отсутствие от вас ответа на вопрос может застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов.
  • Вам пришло письмо. Если вы очень заняты, немедленно оцените, от кого оно, тему и пробегите его глазами — это поможет быстро принять решение, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать.
  • Если можете, то ответьте сразу же. Это самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты.
  • Если понимаете, что не сможете ответить в течение суток, лучше сразу написать «отвечу в течение пары дней» или хотя бы «отвечу немного позже».

Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия» («To», «CC», «BCC»)

  • Следует помнить, что существуют поля «To» («Кому»), «CC» («Копия») и «BCC» («Скрытая копия»). От них зависят ваши дальнейшие действия (и действия партнеров по переписке) при получении письма:
    • «To» («Кому») — письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы получателю непосредственно. Если вы отправляете вопрос, вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если вы получатель, то ответить должны именно вы.
    • «СС» («Копия») — получатели, стоящие в копиях, получают письмо «к сведению», для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо; более того, вежливым считается, если при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».
    • «BCC» («Скрытая копия») — поле для «дворцовых интриг». Указывая в этом поле какого-то получателя, вы ему «тайно» отсылаете это письмо: о факте отправки письма этому человеку не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Используется также для массовой рассылки, чтобы вашу адресную книгу не знали все получатели.
  • При ответах пользуйтесь кнопкой «Reply All» («Ответить всем»). Это сохранит в копиях получателей начального письма и ваш ответ не пройдет мимо них.
  • НЕ удаляйте из копий письма людей, добавленных туда вашим корреспондентом. Если же вы хотите ответить что-то личное, чтобы остальные корреспонденты не получили ваш ответ, тогда удалите всех из копий, кроме того, кто написал письмо (да-да, кнопкой «Reply» не пользуемся никогда).
  • Если в полученном в письме в поле «To» («Кому») более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Считайте, что ответить должны ОБА — если письмо адресовано вам и кому-то еще, ответьте и вы (даже если это будет ответ типа «Этот вопрос точно не ко мне, пусть ответит такой-то»).
  • В свою очередь, крайне настоятельно НЕ рекомендуется включать в поле «To» («Кому») более одного адресата. На письмо, отправленное двоим, вы не получите ответа ни от одного, так как каждый будет думать, что ответит другой.
  • Пересылка частной переписки в список рассылки без согласия участников переписки — это неэтично!

Поле «Тема» («Subject»)

  • Не оставляйте Поле «Тема» пустым.
  • Тема письма должна быть краткая, но отражающая основное содержание письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в вас человека, у которого отсутствуют элементарные навыки владения деловой перепиской.
  • Если нужно периодически посылать e-mail типа недельных отчетов, старайтесь сохранять заголовок постоянным, или хотя бы его часть должна постоянной, чтобы получатель мог настроить автоматические правила (rules) по сортировке такой почты.

Важность письма («Priority»)

  • Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь — используйте важность «высокая», это выделит письмо в папке «Входящие».
  • Не используйте напрасно «высокую» важность — «крикливые» люди раздражают, будьте скромнее.
  • Личное письмо деловому корреспонденту или письмо со смешной картинкой или ссылкой пометьте важностью «низкая».

Написание писем (ответов)

  • Начните с приветствия, это вежливо. «Привет, gria!» говорит о том, что вам лень написать имя человека. Даже просто «Андрей!» или «Добрый день!» вполне вежливо и достаточно.
  • Письмо должно строится по принципу «ножниц» — если взять ножницы и отрезать абзацы письма с конца, то ее основное содержание должно оставаться ясным вплоть до заголовка.
  • Говорите с человеком на одном языке. Это касается не только языка русский/английский, но и формы текста. Если вам пришло формальное письмо, неформальный ответ на него будет неуважением к респонденту и демонстрацией собственной низкой культуры. Формальный ответ на неформальное обращение — либо призыв к соблюдению регламента, либо этого просто требуют корпоративные правила.
  • Старайтесь отвечать всегда на последнее письмо в цепочке переписки, а не на какое-то промежуточное.
  • Ne ispolzuyte translit кроме случаев отправления писем из условий, в которых сложно набирать текст по-другому (например, с мобильного или с компьютера без русской раскладки клавиатуры).
  • Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, то прикладывайте файл с текстом ответа.
  • Деловое письмо должно быть точным, лаконичным и конкретным:
    • Точность — указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (дату и тему другого письма, дату встречи, пункт повестки встречи, имя файла, ссылка на документ в сети и т.д.).
    • Лаконичность — некоторые излагают на трех страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш корреспондент.В современной деловой переписке предложение длиной более полутора строк считается затянутым.
    • Конкретность — из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя, какие действия от него хотят.
  • Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте абзацами с нумерацией или без таковой. Лучше всего ограничиться тремя пунктами.
  • Имейте в виду, что ответ на просьбу или задачу «Сделаем!» неполон. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» — это более определенные и точные ответы.
  • Если письмо сформулировано так, что на него можно ответить просто «ок», то ответ, скорее всего, будет получен гораздо быстрее. Например, если есть несколько вариантов что делать, предложите какой-нибудь вариант по умолчанию.
  • Текст не должен содержать ошибок. "Очепятки" не страшны, но если вы в каждом письме пишете и пишете слово неверно, это становится заметно очень быстро, и ваша «тройка» с минусом по русскому становится очевидной.
  • Старайтесь не использовать html-форматирование письма. К сожалению, этот формат написания писем стоит по умолчанию в Outlook, но при его использовании, особенно при цитировании (ответах и пересылке), возникает масса вопросов.
  • Если вы получили письмо в html-формате НЕ меняйте его на plain-text, это ломает восприятие информации отправителем при получении вашего ответа. Чем важнее вам ваш корреспондент, тем важнее сохранить его адекватное восприятие. Справиться с выделением своих ответов в html-цитировании можно цветом, а можно и кнопкой «Уменьшить отступ» на панели форматирования html.
  • Цитируйте текст оригинального письма.
  • Никогда не правьте в цитировании текст другого человека! Это своего рода подделка писем.
  • При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце.
  • Если вы отвечаете по пунктам, используя цитирование, отделите цитату пустыми строками СВЕРХУ И СНИЗУ и используйте Большие Буквы в начале предложений.
  • Не отправляйте письмо, не прочитав то, что вы написали.
  • Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок.
  • Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия».
  • Проверьте грамматические ошибки.
  • Проверьте, что вы ответили на все вопросы, которые задавал корреспондент.

Подпись (signature)

  • Наличие подписи полезно тем, что в ней есть ваша контактная информация. Это хороший тон, демонстрирующий ваш профессионализм.
  • Подпись не должна превышать 5–6 строк. Она должна включать в себя минимум вашу фамилию, имя и должность. Полезно также указать служебный телефон, электронный адрес, название и адрес организации, ее сайт.
  • Имейте два варианта подписи — для инициативных (собственных) писем и ответов.

Примечания

  1. ↑ Инна Кузнецова. Письмо турецкому султану и эффективность деловой переписки

См. также

Ссылки

Платформа унифицированных коммуникаций

wiki.rsu.edu.ru

Правила деловой электронной переписки | MagMens

Сегодня очень часто первый деловой контакт, да и все последующие тоже, происходит через электронное письмо. А чтобы такие контакты были действительно деловыми, и главное – продуктивными, нужно знать конкретные правила деловой переписки. О таких правилах и пойдёт речь в нашем материале.

Каждое письмо – это не только отражение деловой позиции человека, но и его визитная карточка в деловом мире. А визитная карточка должна выглядеть достойно: способствовать эффективной работе и хорошему тону общения с клиентами/партнёрами/коллегами. Ведь по формулировке и оформлению мыслей можно многое сказать о человеке, стоящем за ними. Поэтому этика делового общения так важна при электронной переписке.

1. Рабочий e-mail используется только в рабочих/служебных целях

Правила деловой электронной переписки

Нужно помнить, что любое письмо, отправленное с офисного рабочего сервера, прежде всего, принадлежит работодателю. Вся входящая и исходящая корпоративная почта сохраняется и может быть в любое время прочитана.

Кроме того, использование рабочего e-mail говорит о серьёзности послания. Так, при деловой переписке лучше использовать почту с адресом, где после электронного амперсанда «@» идёт домен официального сайта компании или частного лица. А вот e-mail с фривольными неоднозначными словечками в адресе подойдёт только для общения с близкими знакомыми.

2. Чётко сформулированная цель послания – 50% успеха всей переписки

Чёткое понимание того, что отправитель хочет добиться от адресата после прочтения сообщения, какой ответ должен последовать, и какой реакции на послание ждёт в целом, повышает шансы на то, что сам адресат таки правильно поймёт суть изложенного.

Адресат с самого начала должен понять, что, собственно, от него требуется. Если это вопрос – то начинать, как говорится, нужно с главного и постепенно вносить в текст письма второстепенные моменты, уточнения.

3. Поле «тема» не должно оставаться пустым

В большинстве случаев получатели электронной корреспонденции знакомятся с письмом именно с поля «темы», и потом, в течение нескольких секунд, получатель решает: открывать ему данное письмо для дальнейшего прочтения или нет.

В конце концов, это может быть спам, и адресат имеет полное право, не открыв сообщение, удалить его. Поэтому, во-первых, тема письма должна максимально точно отражать его содержание. Во-вторых, должна быть информативной (не нужно писать в теме что-то вроде «вопрос», «пример», «работа» и т.д.). И, в-третьих, тема должна быть краткой и на 100% конкретной.

При ответе на письма в графе «тема» лучше удалить пометку «Re».

4. Правильная структура письма: приветствие и обращение – показатель уважения к адресату

Деловое письмо всегда нужно начинать с приветствия и персонального обращения (как минимум в первом за день письме).

Если известно имя собеседника, то оно обязательно должно быть задействовано в первой строчке письма. Это не только проявление вежливости, но и гарантия для получателя, что письмо адресовано именно ему.

Если послание обращено сразу к нескольким адресатам или отправлено в незнакомую компанию, то будет уместно использовать обращение «господа», «уважаемые господа», «коллеги» и т.д.

В 95% случаях деловой переписки к адресату нужно обращаться на «Вы» (с большой буквы). Даже если возраст или статус собеседника позволяет в обыденной жизни обращаться к нему на «ты».

Если письмо имеет значимый или официальный характер, то после обращения используется восклицательный знак. Во всех остальных случаях будет достаточно запятой после имени адресата и продолжения обращения. Точка после имени адресата ставиться редко.

Чаще всего текст письма должен состоять из трех частей:

  • Причина для написания письма (повод). Предельно кратко и ясно;
  • Последовательное описание вопроса. По сути, информативно;
  • Просьбы, предложения решения, выводы, резюме и др.

Кроме того:

  • Даже если текст небольшой, но содержит несколько тематических отступлений, его следует разбивать на абзацы;
  • Не следует злоупотреблять разнообразными шрифтами, курсивом, выделением цвета и т.д. Всё это может быть слишком агрессивно воспринято адресатом. Лучше всего выделять важную мысль или информацию просто подчёркнутым текстом.

5. В деловой переписке нет места неформальному общению!

Правила деловой электронной переписки

Стиль изложения текста должен быть максимально сдержанным, без каких-либо эмоций. А если и есть нужда эмоционально выделить вопрос или положение письма, то такая подача мыслей должна быть скрыта за корректным и нейтральным тоном письма.

Афоризмы, жаргонизмы, сленг и прочие заумные словечки не должны присутствовать в деловом письме. Тем более неуместны в деловой переписке всеми любимые смайлики. Не следует думать, что «прикольная рожица» сможет повлиять на ход переписки или на принятие решения адресата. Скорей наоборот – деловой собеседник не оценит такой скромный юмор. А если всё-таки есть желание «блеснуть извилинами», то делать это нужно рассудительно и понятно, с использованием нормативных слов.

6. Грамотный текст – лицо собеседника!

Безграмотный текст в деловом письме – это серьёзный ляп на репутации и свидетельство необразованности автора. Наличие в тексте разного рода ошибок, в том числе опечаток, дискредитирует деловую репутацию отправителя.

В наше время грамотное владение деловым языком (прежде всего родным) высоко ценится работодателями. Если отправитель не уверен в грамотности своего письма, то текст можно проверить на автоматическом текстовом редакторе, коих сегодня много. Это же касается и писем на иностранном языке: не уверен – проверь через словарь.

Грамотно сформулированное письмо – это значимая часть личного имиджа, показатель профессионализма и просто уровень культурного развития.

И не нужно писать русскими буквами иностранные слова и выражения, которые всегда и везде пишутся латинскими. Например, «ай-ти», «вип-персона» и т.д.

7. Подпись и указание контактной информации – хороший тон

Прежде всего, такой подход говорит о профессионализме отправителя и о серьезности его намерений.

Подпись не должна превышать 4-6 строк: фамилия и имя, должность, название компании, телефон, электронный адрес, адрес сайта. Корректнее всего начинать подпись с «шаблонных», но этикетных фраз: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» и т.д. А вот миленькие обороты вроде «Искренне Ваш(а)» в деловом письме недопустимы.

В большинстве случаев деловой переписки с коллегами и партнёрами (если те хорошо знают отправителя и его контакты) достаточно подписи «С уважением», дальше имя и фамилия.

8. В деловой переписке крайне редко используется «Постскриптум»(P.S.)

Использование «постскриптума» в первую очередь говорит о том, что отправитель не сумел как полагается продумать содержание письма или просто фамильярничает.

9. Флажок «высокая важность» используется только в тех случаях, когда это действительно важно!

Например, когда письмо нуждается в срочном рассмотрении или носит стратегический характер. В таком случае в папке «входящие» у адресата такое письмо будет выделенным. Напрасно злоупотреблять этой опцией не стоит, иначе адресат перестанет оперативно реагировать на письма.

10. Прежде, чем отправить письмо, его необходимо внимательно вычитать

На наличие ошибок и опечаток. Затем следует проверить понятность, конкретность, информационность и лаконичность текста. Логику и последовательность изложения тоже следует проверять дважды, а то и трижды.

11. В течение рабочего дня ответы на письма должны быть оперативными

Информирование о получении и прочтения письма — признак проявление уважение к собеседнику. Так, даже если в данный момент у получателя письма нет возможности на него оперативно ответить, то автора письма нужно поставить в известность и пообещать, что в скором времени ответ будет дан.

12. При ответе на письмо следует сохранять историю переписки

Если ведётся активный диалог, не нужно начинать каждый ответ как новое сообщение. Это как минимум удобно для обоих собеседников.Но если один конкретный вопрос уже обсуждён, а на повестке дня – другой, следует начать новое письмо. То есть, новая тема – новое письмо.

13. Ответы на поставленные вопросы должны быть информационными и последовательными

Так, если в письме был запрошен какой-то документ или другой файл, то просто прикрепить необходимый файл к письму будет неправильно. К любому прикреплённому файлу должен быть краткий комментарий или пояснение. Хотя бы: «Высылаю запрошенный Вами документ».

14. Диалог заканчивает тот собеседник, который инициировал электронную переписку

Если даже все вопросы уже обсуждены, то последнее слово должно быть всё равно за отправителем первого письма. Будет достаточно простых слов благодарности за переписку или вежливого прощания.

15. Не отсылайте письма в выходные дни и во второй половине дня пятницы

Два законных выходных в нашей стране никто не отменял, а потому в субботу и воскресенье полученные письма принято не читать, а значит – и не отвечать. Также существует риск, если адресат откроет полученное письмо в выходной день, но не ответит, а потом просто забудет про него или удалит как прочитанное. Важно и время отправки в рабочие дни. Так, после завершения рабочего дня многие не проверяют почту. Ценить и уважать время собеседника – важное условие деловой переписки.

Интересно знать:

Если во входящих сообщениях, в поле прямого адресата («Кому») стоит имя получателя – это значит, что отправитель ждет ответ на свой вопрос;

Если в этом же поле находятся имена нескольких адресатов – это значит, что отправитель ждет ответа от каждого из адресатов, или от любого из них;

Если имя получателя помещено в поле «Копия» – значит отправитель хочет, чтобы адресат просто был в курсе вопроса, но при этом не ждет от него обязательного ответа. Если же по каким-то причинами адресат всё же хочет вступить в переписку, то в таком случае будет уместно начать письмо примерно такой фразой: «Позвольте высказать свое мнение», «Разрешите присоединиться к обсуждению данной темы», «Извините, что вмешиваюсь» и т.д.

Такой инструмент электронной деловой переписки, как поле «Скрытая копия» является наиболее «уязвимым», так как зачастую воспринимается собеседником в качестве тайного контроля, секретной информации и т.д. Так, адресаты, помещенные в поле «Скрытая копия», не видны другим адресатам. А некоторые управленцы, серьёзно относящиеся к этике деловой переписки в своей компании, и вовсе запрещают использование данного поля. Чаще всего поле «Скрытая копия» используется при массовой рассылки информации (например, приглашения).

magmens.com


Смотрите также