Отзывы электронный документооборот


Как я выбирал СЭД — о чем молчат вендоры / Хабрахабр

Недавно хорошие знакомые попросили помочь им выбрать систему документооборота со словами «ну ты же занимаешься этой всякой автоматизацией».

Я согласился, хотя и работаю в немного другом направлении и раньше вплотную не сталкивался с СЭД. То что я обнаружил в процессе изучения и сравнения разных решений мне настолько интересным, что я даже решился на небольшое расследование и теперь делюсь результатами.

Я обнаружил, что на рынке систем документооборота сложилась крайне странная ситуация. Такое ощущение, что производители как будто сговорились между собой и решили изо всех сил скрывать информацию о своих продуктах. Мне даже стало казаться, что они боятся, как бы я не увидел чего-то лишнего.

Получается, что я, как и другие покупатели, стараюсь узнать о функционале продукта, изучить и попробовать его перед покупкой, а разработчик делает всё, чтобы у меня ничего не вышло, зато щедро и многобуквенно рассказывает о достижении бизнес-целей, преимуществах, экономическом эффекте и прочих абстракциях, избегая показывать «товар лицом».

На первый взгляд странное поведение. Но вполне объяснимое, если копнуть глубже.

Этим мы сейчас и займёмся. Копнём на полную глубину и посмотрим, почему так происходит и как в таких условиях вести себя покупателю, чтобы таки увидеть то, что скрыто.

Обманутые ожидания

Давайте на секунду отойдем от темы электронного документооборота, чтобы никого не обидеть. Я просто предлагаю вам внимательно посмотреть на две картинки.

Это Salesforce – одна из самых серьезных и авторитетных CRM-систем. На их сайте нужно пройти процедуру регистрации, в том числе указать название компании, количество сотрудников и свой телефон, чтобы просто посмотреть видеоролик о системе. Без этого Вы не увидите ни внятного описания функционала ни скриншотов, которые помогли бы составить впечатление о продукте.

А это Битрикс24. У них достаточно просто ввести свой Email-адрес и через несколько секунд можно уже начать работу в системе, и через 15-20 минут вы на практике получите общее представление о возможностях предлагаемого решения.

Чувствуете разницу? Кто более открыт публике? У кого больше шансов «зацепить» клиента?

Так вот, ситуация на российском рынке систем электронного документооборота всё больше напоминает первую картинку. Почему? Потому что продавец (который делает сайт) и покупатель (который приходит на сайт) преследуют разные цели.

Позиция продавца — «Расскажи мне о своих проблемах, а я покажу, как мой продукт их решает».

На что покупатель отвечает — «Лучше ты просто покажешь товар, а я уж сам разберусь, что мне подходит, а что нет».

Только в условиях насыщенного рынка покупатель не очень-то стремится к диалогу, вот и получается, что клиент приходит на сайт с целью «примерить костюмчик», а вендор заколачивает витрины досками, и соглашается хоть что-то показать только, когда дверь за посетителем надёжно закроется.

Впрочем, такое парадоксальное поведение имеет простое объяснение — так исторически сложилось.

История вопроса

Давайте мысленно вернемся примерно в начало 2000-х и представим, что вы решили привнести в свой бизнес немного автоматизации. К примеру, организовать электронное согласование договоров или автоматизировать какие-нибудь заявки.

Для этого вам без сомнения пришлось бы взяться за реализацию серьезного и масштабного ИТ-проекта как минимум на 6-12 месяцев и несколько миллионов рублей (в сегодняшних деньгах). Этот проект по большей части состоял бы из работ по обследованию, составлению ТЗ, моделированию бизнес-процессов, модификации, адаптации, конфигурированию, настройке и внедрению ПО.

Сейчас же достаточно вбить пару слов в Google и к вашим услугам будут десятки, если не сотни сайтов, предлагающих готовые решения по автоматизации практически любого процесса.

Другими словами, раньше функционал никого особо не интересовал, потому что на рынке господствовали тяжелые платформенные продукты, в которых для конечных пользователей не было ничего интересного. Прежде чем что-то потрогать — следовало бы несколько месяцев поработать.

Сейчас же настало время универсальных, гибких, многофункциональных и доступных по цене решений. И вот здесь уже покупатель может делать выбор, опираясь исключительно на функционал продукта.

Еще несколько лет назад ни руководители предприятий, ни их сотрудники не были в состоянии поддержать диалог на тему внедрения того же электронного документооборота. Не были редкостью топ-менеджеры, которые вообще не пользовались компьютером, и работали только с бумажными документами.

Раньше вендорам не было смысла акцентировать внимание на функциях продукта, потому что никто кроме ИТ-специалистов не смог бы этого понять, а тем более осмыслить. Сами клиенты охотнее велись на такие вещи как известность бренда, наличие известных клиентов и пр.

Но за последние годы всё изменилось. Но современный клиент – совсем другой человек. Сегодня менеджер среднего звена (например, начальник общего отдела) вполне может обсудить вопрос синхронизации справочников 1С с внедряемой системой.

Современный клиент технически более грамотен и занимает активную позицию — он хочет и может самостоятельно изучить продукт и сделать собственные выводы на основе собственного опыта.

Посмотрите на любой рынок, где господствуют молодые компании и вы увидите это. Увидите стремление продавцов как можно больше показать и рассказать о своём продукте. Дать попробовать, прежде чем купить.

До поставщиков СЭД это еще не дошло. Они по-прежнему думают, что их покупатель такой же, каким был 10 лет назад. Они по-прежнему считают, что продают не продукт, а свою многолетнюю репутацию. Они по-прежнему предпочитают показывать отзывы, а не саму систему.

Что же делать? Как же нам выбрать подходящее решение, если вендоры совсем не хотят идти нам навстречу? Надо собирать информацию по крупицам и читать между строк.

Вот прямо сейчас и попробуем.

Процесс выбора

Перейдем к главному. Давайте посмотрим на процесс выбора СЭД и отметим, какая информация нам потребуется и насколько легко её можно найти на сайтах ведущих российских поставщиков.

Шаг 1. Изучаем списки функциональных возможностей

Как и любой потенциальный клиент, я прихожу на сайт уже с некоторым пониманием своих проблем и способов их решений. Я примерно представляю, какой функционал мне необходим, поэтому отправной точкой для меня будет перечень функциональных возможностей системы. На этом этапе меня не интересуют детали — мне важно, обладает ли в принципе система необходимыми функциями. Зачастую от ответа на этот вопрос будет зависеть – продолжу ли я изучение этого сайта или пойду на следующий.

Пример: Организация ведет интенсивную официальную переписку со своими обособленными подразделениями и другими организациями. Поэтому для меня критична функция регистрации входящих писем от контрагентов и государственных органов.

Начать следует с таких разделов как «Описание решения», «Решаемые задачи», «Возможности» и пр. Постарайтесь найти список конкретных возможностей системы или решаемых задач. Обращайте внимание на уровень детализации, многие вендоры предпочитают общие формулировки типа «навести порядок в договорной работе» или акцентируют внимание на архитектуре, технологиях, поддержке разных СУБД и пр.

Если ничего более детального найти не удается — это сигнал о том, что возможно вендор пытается выдать своё решение за то, чем оно не является или надеется подогнать систему под ваши требования уже в ходе проекта.

Хороший пример:ТЕЗИС. В разделе «Функциональность» находится простой и понятный перечень основных возможностей, разбитый по функциональным блокам. Позволяет сразу составить представление о системе.

Плохой пример:DocsVision. Информация о функционале рассредоточена по описаниям платформы, модулей, бизнес-решений и доработок сторонних производителей. Разобраться в таком большом объёме данных непросто.

Шаг 2. Ищем релевантные примеры использования

Допустим, я нашел интересующий меня функционал. Теперь надо понять, как именно это реализовано. Мне мало обещаний в стиле «возможность согласования документов» — мне важно, как в рамках этой возможности будут выполняться нужные мне операции.

Пример: Продолжая тему регистрации входящих, мне важно понимать, на каких стадиях обработки есть возможность приложения скан-копий, как обрабатывается невскрытая корреспонденция, как регистрируется получение ответа на исходящее и пр.

Для этого вам следует искать специальный раздел посвященный конкретной функции или модулю, либо дополнительные материалы. Зачастую на сайтах можно найти тематические презентации, посвященные конкретным процессам, например «Согласование договора в системе Х», «Автоматизация канцелярии» и тому подобное. Важно найти материалы, демонстрирующие решения проблем, максимально похожих на ваши.

Несмотря на очевидную необходимость примеров использования – очень немногие вендоры решаются на их публикацию. Частично это можно объяснить нежеланием поставщиков платформенных решений вписываться в рамки конкретных сценариев. Однако, на мой взгляд, даже в этом случае вполне возможно показать типовое решение, описав возможности его адаптации.

Хороший пример:Verdox. В разделе «Виртуальный тур» представлено множество конкретных кейсов, каждый из которых – небольшая демонстрация соответствующего процесса с картинками и подробным описанием.

Плохой пример:МОТИВ. Вместо описания возможностей и функций – статья о необходимости и актуальности документооборота. Даже в примерах подробно описаны проблемы, но непонятно какие решения предлагаются.

Шаг 3. Рассматриваем скриншоты

Как ни крути, а зачастую хороший скриншот может очень многое сказать о системе. Для меня изучение скриншотов – это обязательный этап выбора. И я — не исключение — современные покупатели зачастую обладают достаточным опытом, чтобы даже на основании снимка экрана сделать определённые выводы.

К тому же скриншот это своего рода доказательство того, написанное на сайте — правда. Одно дело написать что-то в списке функций и совсем другое — показать соответствующий экран.

Пример: В списке возможностей Системы значится возможность вынесения резолюции по документу. При этом на скриншоте видно, что резолюции выносятся путём выбора готовых вариантов, а не произвольно, при этом можно прикладывать файлы. Таким образом, скриншот доносит гораздо больше информации, чем целый абзац текста.

В большинстве случаев, у вас не возникнет проблем с тем, чтобы посмотреть скриншоты. Даже если их нет на сайте, вы вероятно увидите их в презентационных материалах. Обращайте внимание на количество и качество снимков. Сайт, с большим количеством скриншотов, которые можно рассмотреть и осмыслить скорее всего показывает правду.

Если же скриншотов мало или на них не видно деталей, то возможно разработка не так хороша, как вам расписывают.

Хороший пример:Optima Workflow. Полноразмерные скриншоты сопровождаются подробным описанием того, что на них изображено.

Плохой пример:БОСС-Референт. Скриншотов нет вообще. Весь контент – текстовый. Для меня так и осталось загадкой – как же выглядит эта система. Впрочем, один скриншот на сайте найти удалось, правда он был настолько мелкий, что деталей не разобрать.

Шаг 4. Смотрим видеоролики

Настало время углубленного изучения систем, прошедших наш предварительный отбор. Лучше всего для этого подходят видеоролики — это самый простой способ посмотреть решение в действии, при этом особо не напрягаясь.

Не нужно думать, что скриншоты и видеоролики – вещи взаимоисключающие. Скриншоты дают возможность самостоятельно выбирать, что смотреть и в каком порядке. Зато видео иллюстрирует работу системы гораздо более подробно.

Пример: Вендор обещает, что регистрация нового документа будет простым и быстрым процессом. Тем не менее, на видео видно, что на самом деле для этого надо заполнить огромную карточку из 20 полей, которые находятся на разных вкладках. Причем в некоторых случаях совсем не понятно, какие значения надо указывать.

Просматривая видео, можно поставить себя на место пользователя, увидеть и оценить вещи, которые никаким другим способом не обнаружить.

На сайтах можно найти видеоконтент трёх типов — короткие обзорные ролики, обучающие видео и записи вебинаров. Последние — не лучшее решение, зачастую на их просмотр может потребоваться не один час. К сожалению немногие вендоры выкладывают хорошие видео-ролики. В этом случае можно попробовать поискать видео за пределами официального сайта. Есть вероятность, что кто-нибудь записал его в рамках обзора системы, выступления на семинаре и пр.

Хороший пример: Опять ТЕЗИС. В разделе «Видеоматериалы» представлено достаточное количество видеороликов. Сами ролики тоже очень хороши — оптимальная длина, закадровый голос и полноценная демонстрация работы.

Плохой пример:DocLogix. На первом видео женщина рассказывает, как ей понравилась система, но саму систему не показывает. На других есть запись работы в системе, но отсутствуют какие-либо комментарии, так что совершенно непонятно, что на роликах изображено. Такие видео только запутывают.

5. Демо-версия

Завершающий этап отбора — испытание системы в условиях приближенных к реальным. Для этого нам потребуется демонстрационная версия или бесплатный пробный период.

Пример: Допустим, мне необходимо автоматизировать процесс работы с корреспонденцией, когда сотрудник А регистрирует документ, сотрудник Б выносит резолюцию, сотрудник В её исполняет, а сотрудник Г контролирует работу. Убедиться, что это возможно и понять насколько удобно можно только в демо-версии. Ни скриншоты, ни ролики не дадут такой возможности.

И вот это самый редкий зверь. Очень немногие решаются предоставить демо-версию. На мой взгляд, причина проста – при работе с демо инициатива всегда на стороне клиента. Следовательно, все недостатки будут хорошо видны. Поэтому обычно демо-версии стараются не давать. Тем не менее, радостно видеть, что некоторые всё же набираются смелости и выкладывают демо в открытый доступ, как это уже давно принято у всех интернет-сервисов.

Хороший пример: Опять Verdox. Одна из немногих систем, где демо-версия создаётся реально на лету без установки, разговоров с менеджером и прочего. Достаточно заполнить форму и подождать несколько минут.

Плохой пример:E1 Евфрат. В открытом доступе демо-версии нет, но можно оставить заявку. Саму демо-версию дадут только после обстоятельного разговора с менеджером (мне перезвонили через 3 дня). При этом удаленного доступа нет — надо устанавливать сервер, СУБД и прочее, что без администратора сделать нереально.

6. Ценник

Ну и самое интересное напоследок. Если функционал и технические требования меня устраивают – время взглянуть на стоимость.

Здесь самое главное – прозрачность ценообразования, как на лицензии, так и на услуги внедрения. К счастью времена, когда стоимость была коммерческой тайной, уже почти у всех прошли. Однако не всегда неподготовленный пользователь может разобраться в прайс-листе.

Хороший пример: Опять Optima Workflow. Редкий случай, когда раскрываются цены и на ПО и на услуги и на техническую поддержку. Всё, что нужно – это умножить количество пользователей на стоимость лицензии и прибавить единую стоимость типовых решений.

Плохой пример:Directum. Мне показалось, что у этой системы самый запутанный ценник – серверные лицензии, клиентские лицензии, у каждой лицензии три разные редакции, лицензии на дополнительные модули, которых несколько десятков. Надо очень хорошо знать систему, чтобы самостоятельно собрать этот конструктор.

Резюме

В качестве итога предлагаю вашему вниманию сводную таблицу с перечнем некоторых из рассмотренных систем (в реальности их было гораздо больше) и моей субъективной оценкой по каждому пункту.

И дабы не провоцировать холивар еще раз напомню, что объектом изучения были сайты вендоров, а не сами продукты.

Название Список возможностей Примеры использования Cкриншоты Видеоролики Демо-версия Ценообразование
Verdox ★★★ ★★★ ★★ ★★★ ★★★
Optima Workflow ★★ ★★★ ★★★ НЕТ ★★ ★★★
DocsVision ★★ ★★ ★★★
ТЕЗИС ★★★ НЕТ ★★★ ★★ НЕТ ★★
МОТИВ НЕТ ★★ ★★ ★★ ★★★
1С-Документооборот ★★ ★★ ★★
Directum ★★ ★★★ НЕТ
ДЕЛО ★★ НЕТ ★★ ★★ ★★
WSS Docs НЕТ ★★ НЕТ ★★★
E1 Евфрат ★★ НЕТ НЕТ ★★★
БОСС-Референт ★★ НЕТ НЕТ НЕТ ★★ НЕТ
DocLogix НЕТ НЕТ НЕТ

habrahabr.ru

1С:Документооборот - обзор, отзывы

Программный продукт "1С:Документооборот 8" для автоматизации документооборота, разработанный на новой технологической платформе 1С:Предприятие и является преемником программного продукта 1С:Архив.

Альтернативы 1С:Документооборот
Обзор системы 1С:Документооборот

Программный продукт "1С:Документооборот 8" –  универсальное решение на технологической  платформе "1С:Предприятие 8" для  автоматизации документооборота и  управления взаимодействием сотрудников. "1С:Документооборот 8" обеспечивает автоматизацию полного цикла обработки официальных и внутренних документов коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с поддержкой как электронного, так и бумажного документооборота.

"1С:Документооборот  8" – это новый программный  продукт фирмы "1С", призванный обеспечить в организации централизованное безопасное хранение, оперативный доступ, поиск и эффективную работу с официальными и внутренними документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т. д.

"1С:Документооборот  8" не имеет отраслевой специфики  и может эффективно использоваться  как в бюджетном секторе, так  и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая  структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие.

"1С:Документооборот  8" – преемник программного  продукта "1С:Архив 3", который  уже более 10 лет применяется  в сотнях организаций, предприятий  и учреждений.

Принципиально новые возможности

"1С:Документооборот  8" реализован на технологической платформе "1С:Предприятие 8.2" и использует принципиально новые возможности платформы в решении задач интеграции учета ресурсов и управления документами, демонстрируя более высокий уровень организации электронного документооборота.

Независимость от типа СУБД, масштабируемость, возможность  управления содержанием на всем протяжении жизненного цикла документа, поддержка  различных технологий работы с документами  – все это поднимает "1С:Документооборот 8" на новый уровень по сравнению с предыдущими версиями.

Используя современные технологии работы с  документами, в том числе правила и методы, сложившиеся в отечественной практике, "1С:Документооборот 8" поддерживает различные механизмы работы с документами с учетом разграничений прав доступа к ним. "1С:Документооборот 8" позволяет:

  • работать с системой через веб-браузер;
  • упорядочить работу сотрудников с документами;
  • исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
  • сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
  • повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

Скриншоты

Рабочий стол

Делопроизводительные бланки

Бизнес-процессы

Исходящие документы

Стоимость

Стоимость серверной лицензии 30000 руб. В остальном схема лицензирования – согласно правилам 1С.

Последние новости о системе 1С:Документооборот
2011. HelpDesk и другие новшества в версии 3.6 СЭД 1С:Документооборот 8

«1С:Документооборот 8» представленный в конце 2009 г., является преемником программного продукта «1С:Архив 3». Решение выполняет задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. «1С:Документооборот 8» позволяет автоматизировать полный цикл обработки официальных и внутренних документов коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с поддержкой как электронного, так и бумажного документооборота; а также обеспечить в организации централизованное безопасное хранение, оперативный доступ, поиск и эффективную работу с официальными и внутренними документами любых типов (офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.). «1С:Документооборот 8» поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента.

www.doc-online.ru

Электронный документооборот или чего не стоит делать / Хабрахабр

Я уже несколько лет занимаюсь внедрением систем электронного документооборота (СЭД). Начинал свой профессиональный путь в небольшой IT-компании, в которой работало около 10 человек. Компания внедряла коробочные решения СЭД в различных органах государственной власти. После этого я работал еще в нескольких компаниях, какие-то из них были очень даже серьезными, с серьезным подходом к проектам и серьезными бюджетами. Но независимо от масштабов компании и «раскрученности» внедряемой платформы, большинство моих проектов были нецелесообразными. Это не значит, что все проекты были убыточны. Какие-то из них имели технико-экономическое обоснование, а какие-то даже ему соответствовали, и были действительно экономически выгодными. Но экономическая эффективность это не единственная величина определяющая целесообразность проекта.

Вот пример:

  • Стоимость проекта: $500 000
  • Срок внедрения: 6 месяцев.
  • Окупаемость проекта 2 года.
  • Соответственно с внедрением системы предприятие должно будет экономить порядка $250 000.
На первый взгляд все выглядит здорово. Проект экономически эффективен. Заказчик получает реальную экономию, исполнитель зарабатывает неплохие деньги на этом проекте. Все счастливы и довольны. Только вот из чего складывается просчитанная экономия, как правило, никто не задумывается. А экономия в 250 штук это результат различных организационных мероприятий, большинство из которых лишь косвенно связаны с внедрением системы электронного документооборота. Вот основные из них:
  1. Физическое освобождение места.
  2. Уменьшение затрат на копирование.
  3. Уменьшение затрат на доставку информации.
  4. Уменьшение трудовых ресурсов.
  5. Уменьшение количества безвозвратно потерянных документов
  6. Повышение производительности труда
А теперь обо всем по порядку. Я убежден, что провести все перечисленные мероприятия можно не ввязываясь в длительный и дорогостоящий проект по автоматизации документооборота. Мало того, любая организация может повысить эффективность работы с документами собственными силами, не прибегая к услугам консалтинговых компаний. Для того, чтобы доказать свою точку зрения предлагаю рассмотреть каждый пункт по отдельности:
1. Физическое освобождение места
При автоматизации документооборота у предприятия может быть только два источника физического освобождения площадей, а именно:
  1. Сокращение места для хранения бумажных документов.
  2. Сокращение места занятого сотрудниками, которых должно стать меньше после внедрения системы электронного документооборота.
Высвобождение площадей занятых под оперативное хранение документов обычно происходит следующим образом: Все документы переводятся в электронный вид, и работа производится только с электронными образами документов. Это гарантирует, что при параллельной работе с документом нескольких сотрудников, документ не ксерокопируется, а просто открывается на нескольких компьютерах. Меньше ксерокопий – меньше места для хранения документов. Для решения данной проблемы без сканирования существует несколько способов, применение которых по эффективности не уступает, а во многих случаях превосходит вышеописанный способ, не говоря уже о том, что работа с документов в традиционном бумажном виде намного эффективней чтения отсканированного образа с экрана. Итак, что же можно сделать, для того чтобы сократить площади необходимые для оперативного хранения документов:
  1. Сократить, временя обработки документов: Чем быстрее обрабатывать документы, тем меньше их лежит на столе у каждого исполнителя. Самый действенный способ сократить время обработки документов – это оптимизация бизнес-процессов. Об этом речь пойдет ниже.
  2. Установить более жесткие сроки для списания закрытых дел в архив: Во-первых, архивные документы хранятся в более уплотненном виде по сравнению с документами находящимися в работе, а во-вторых, архив может быть вынесен за пределы офиса, в помещения с более дешевой арендной платой.
  3. Применять инновационные технологий для хранения документов (автоматизированные архивные шкафы и стеллажи).
Высвобождение места за счет сокращения сотрудников тоже не является самым эффективным способом, не говоря уже о том, что внедрение системы электронного документооборота не позволяет ощутимо сократить штат. К тому же, появляются новые обязанности по сканированию документов, администрированию и поддержке автоматизированной системы, которые кто-то должен выполнять. Несмотря на это, всегда можно найти альтернативный вариант, например:
  1. Выделить отдельную зону для обработки документов (принтеры, ксероксы, брошюраторы).
  2. Пересмотреть схему рассадки сотрудников.
В ряде случаев данные мероприятия предоставляют существенную экономию офисного пространства.
2. Уменьшение затрат на копирование
Проверенный способ сократить затраты на копирование создание копировального бюро – организационно штатной единицы занимающейся всеми бумажными делами: копирование, сканирование, брошюровка и т.д. Когда этими вопросами занимается выделенные люди, квалифицированные именно в этой области знаний, то у высокооплачиваемых сотрудников организации появляется больше времени на выполнение своих непосредственных обязанностей, а также ограничивается доступ к копировальной технике, что уменьшает шансы ее использования в непроизводственных целях. Тем самым уменьшается расход бумаги, а также, не менее важно, происходит более плотная загрузка копировальной техники и уменьшаются риск ее поломки, так как доступ к ней ограничен.
3. Уменьшение затрат на доставку информации
В случае если организация территориально-распределенная, другого способа существенно сократить затраты на доставку информации, кроме как перевод данной информации в электронный вид на момент не существует (телепортация еще не изобретена). С этим все понятно и таким организациям, скорее всего не удастся эффективно функционировать без системы электронного документооборота. В остальных же организациях затраты на доставку информации настолько незначительны, что смысла сокращать данные затраты нет. Предать документ (стопку документов) из кабинета в кабинет может как сам сотрудник, так и выделенный внутренний низкооплачиваемый курьер.

Уменьшение трудовых ресурсов: трудовые ресурсы на копирование документов учтены в пункте «Уменьшение затрат на копирование». Трудовые ресурсы на доставку документов (внутренний курьер) незначительны – содержание одного низкооплачиваемого курьера ничего не стоит для крупной организации, поэтому уменьшать такие трудовые ресурсы нет смысла

4. Уменьшение количества безвозвратно потерянных документов
Уменьшение количества потерянных документов, часто декларируется разработчиками СЭД как одно из преимуществ от внедрения системы. На самом деле даже возможность потери документов можно сократить без автоматизации, более того это часто совсем не связанно с автоматизацией вовсе. За свою небольшую карьеру, я присутствовал в нескольких организациях, в которых потеря документа невозможна в принципе, и это результат лишь организационных мероприятий, никак не связанный с автоматизацией.
5. Повышение производительности труда
Я знаю только два способа существенного повышения производительности труда:
  1. Оптимизация бизнес-процессов
  2. Автоматизация бизнес процессов
Что касается первого пункта, то он совершенно не связан с автоматизацией. Бизнес процессы любой организации должны быть оптимальны и подробно описаны. Только в этом случае можно приступать к их автоматизации. Причем автоматизация часто всего лишь средство внедрения новых бизнес-процессов и сама по себе не повышает производительность труда. Существенно повысить производительность можно автоматизируя ручные операции, но в части делопроизводства это бывает затруднительно, так как основной труд интеллектуальный, а он как мы знаем, не поддается автоматизации.

Итак, подведем итоги. Показаний к внедрению в организации системы электронного документооборота может быть:

  1. Необходимость в уменьшении затрат на доставку информации, в случае если предприятие имеет территориально распределенную структуру.
  2. Необходимость в повышении производительности труда, в случае если бизнес-процессы организации оптимизированы, а информационная система реально сможет существенно сократить ручные операции.
На моей практике проектов, которые соответствовали бы данным диагнозам, было мало, точнее сказать всего два. Причем оба проекта были в территориально-распределенных организациях, и основным эффектом от их внедрения, была возможность сотрудникам удаленных филиалов оперативно обмениваться информацией в электронном виде. Примеров, когда система электронного документооборота существенно повысила производительность труда, у меня нет. Зато огромное количество примеров, когда после внедрения СЭД производительность труда падала, бывало даже в разы.

В завершение хотел бы сказать, что данная статья отражает мой личный опыт и не претендует на роль последней истины. Внедрять у себя на предприятии СЭД или не внедрять решать Вам. Я лишь хочу сказать, что все затраты должны быть оправданны. Порою проще обойтись дешевыми, или даже, бесплатными аналогами, избежать длительной проектной нагрузки и получить сравнимый результат.

habrahabr.ru

Об электронном документообороте в России, его весёлых местечковых особенностях и ситуации вообще

Привет!

Мы делаем системы электронного документооборота для разных компаний. Крупные банки, администрация Перми, разные производственные объединения и госкомпании. Расскажу об особенностях этой сферы и граблях, которые ждут за каждым углом. Преимущества систем электронного документооборота такие, что не поспоришь в сравнении с традиционной бумагой.

Но нет, одна из самых весёлых проблем – саботаж сотрудниками. Почему? Потому что когда внедрение кончится, руководителю будет лучше видно каждый конкретный документ (любой от любого сотрудника). То есть будет больше контроля. Говоря более простым языком – в частности, воровать станет куда сложнее.

Первый пример саботажа – это когда система документооборота вводится вместе с автоматизацией процессов одновременно. В этот момент народ глубоко возмущается «квадратно-гнездовым» способом и другими нововведениями и чуть ли не собирает митинги о том, что всё это от лукавого. Чаще всего наблюдается в удалённых филиалах, где впервые как-то приходит контроль. Решается, естественно, только волей одного из первых лиц компании, иначе все шансы застрять в межведомственных «разборках».

Вторая стадия – после внедрения, когда приходит отчётливое понимание, что надо работать прозрачно. В одной госкомпании пользователи даже писали трактаты, что не плавное открытие экранных форм системы способствует ухудшению зрения и развитию эпилепсии.

Но давайте начну с начала, с того, зачем вообще в России нужен СЭД, когда уже есть пачка бумаги, ручка, печать и дырокол.

Про опыт
Сразу скажу — у нас есть готовые проекты в атомной энергетике, вся бухгалтерия «М.Видео» крутится на базе собранной нами ECM-платформы, есть несколько опенсорсных проектов на базе Alfresco, например, один — для госучреждения с 250 пользователями. Ниже будут примеры решений для разных известных компаний, пока же расскажу про рынок.
Зачем нужен СЭД компании?
Во-первых, контроль. Кто, где и что сделал, кто не работал,. Как и любая автоматизация, СЭД решает такую задачу достаточно эффективно. Плюс видно детализацию того, кто и что делает до последнего человека в компании. Видно, где какой документ застрял и кто виноват.

Во-вторых, избавление от бумаги. На первое место сейчас выходят продукты и решения, которые позволяют экономить здесь и сейчас. Быстрее окупаются, быстрее показывают результат. Логистика бумаги дорогая, и если получается избавиться от печати и пересылки бумажных документов внутри группы компаний (холдинга), это уже существенное яркое достижение. За него инициатору вполне могут дать звезду героя и вообще карьерно отметить. Также многим интересен функционал рукописной электронной подписи (не ЭЦП, а той, когда клиент или сотрудник расписываются на электронном табло поверх изображения подписываемого документа). Это помогает принимать документы с различных мобильных устройств, плюс, как говорят западные коллеги, когда человек расписывается каждый раз, а не клацает кнопкой — это серьёзно повышает ответственность.

В-третьих, доступность информации. Любая важная для компании информация должна быть доступна в системе в любой момент, даже в том случае, когда сотрудник увольняется. Если вы никогда не искали бумажку на отгрузку вагона стали в компании с сотней заводов – вы не понимаете этой боли.

В-четвёртых, информационная безопасность. Сотрудники в принципе не должны хранить файлы, где им захочется, а хранить их в СЭД в нужных разделах. Важно защитить файлы не только, когда они хранятся на диске, но и когда они перемещаются, как внутри, так и за пределы компании. Для этого используются IRM-системы (Information Rights Management), они позволяют защитить документы за пределами периметра организации. Чтобы адресат прочитал файл, у него должны быть соответствующие права на дешифрацию.

Наконец, есть ещё важный аспект требований к СЭД — система должна быть удобной, чтобы сотрудники не бились головой об стену, а нормально в ней работали (иначе растёт уровень саботажа). Люди по умолчанию должны выбирать этот инструмент вместо того, чтобы пересылать файлы по почте или держать на локальном диске.

В частности, в этом направлении идет развитие корпоративных социальных сетей (тот же Jive также может решать эту задачу как корпоративная соцсеть компании). При интеграции корпоративной социальной сети, корпоративной почты и СЭД получается, что пользователям заметно проще сразу поставить документ в системе, чем отправить обычное сообщение.

Вендоры
В проектах СЭД мы строили решения как на западных, так и на отечественных платформах. Из западных ECM есть положительный опыт с EMC Documentum и с Alfresco. Первое — большая коммерческая платформа от большого вендора. Второе — компактная, но от этого ничуть не ограниченная, версия ECM с открытыми исходными кодами.

Из российских продуктов мы работаем с DocsVision и Directum. От западных ECM их отличает богатый специализированный для задач СЭД функционал. То есть стартовать проект внедрения и получить хороший результат можно значительно быстрее. Справедливости ради нужно сказать, что и над западными ECM существуют функционально развитые надстройки, облегчающие реализацию проектов СЭД. В КРОК, например, была построена такая надстройка над Documentum и Alfresco.

Есть ещё отдельный класс платформ, с помощью которых можно решать задачи электронного документооборота. Речь про BPM-платформы. Например, у нас договорооборот автоматизирован на K2+Documentum. BPM-платформа K2 Blackpearl отвечает за маршрутизацию электронных документов, которые размещаются в хранилище Documentum.

Кому нужен СЭД в РФ
Изначально в России систем электронного документооборота не было. Был дырокол. Потом появилась электронная нумерация входящих-исходящих (какой-никакой, а учёт), затем – хранение образов, потому что бумага часто терялась. То есть главным поводом тогда было создание электронного архива бумаг, бекап. Только в начале 2000-х началось движение по постановке именно процессов в электронном виде – того, что станет современными СЭД. Как раз в 2005 году начался наш проект в Перми, где всех чиновников надо было пересадить на СЭД. Поначалу там за руководителей работали секретари, потому что мало кто вообще понимал, что это и зачем, но железная воля самых главных приводила к тому, что постепенно каждая бумага и каждая копейка (утрирую) стали учитываться (представьте себе «радость» всех причастных). Поколение сменилось, — а система работает, но руководителям уже привычно. Кстати, там же мы внедрили юридически-значимую ЭЦП, что было достаточно сложно в то время.

У многих объём документов разросся настолько, что старый СЭД просто не тянет базу. Звучит смешно, но это достаточно часто – большая проблема для компаний со старыми внедрениями.

Довольно мало компаний сейчас ставят с нуля. Как правило, у крупного бизнеса уже есть какое-то решение. Если СЭД нормально внедрён, то он – подспорье для бизнес-процессов, либо вообще основанная система поддержания процессов. На нём всё держится в компании, и потому если вы стали большим бизнесом – у вас автоматически что-то такое уже есть. Если в системе электронного документооборота проблемы, то проблемы у всей организации.

Был, например, случай, когда компания осталась жить на СЭДе, который перестал развиваться 2-3 года назад. Нужны новые функции – а вендор их сделать не может. Где-то забивали костыли, где-то приколупывали внешние модули, где-то просто теряли часть процессов.

Одна из новых причин модернизации СЭД – это интерфейсы. Люди привыкли к фейсбукам-контактам, и СЭД для них должен быть таким же простым. Бывает, что затраты на обучение в какой-то момент перевешивают стоимость модернизации. А большая часть новых СЭД почти всегда уже юзабельные.

Примеры
Для федеральной службы государственной статистики (Росстата) мы делали модернизацию СЭДа, который у них уже был. Проект в Росстате был реализован КРОК на основе первого решения на базе EMC Documentum. Этап обучения сотрудников работе с системой был организован с помощью «облака» — Виртуального дата-центра КРОК. Из важного было достигнуто:
  • Переход на безбумажный оборот (есть ряд особо важных документов, подписывающихся вручную, но их немного).
  • Контроль статуса исполнения документов (что очень важно для большой организации). Благодаря принципу сквозного контроля руководящий состав получил возможность контролировать исполнение своих поручений на любой стадии и ступени организационной иерархии;
  • Повышение производительности труда персонала (всё под рукой плюс подсказки-напоминания). Экономический эффект на каждого из них составляет 144 тыс. руб. в год;

Для Росавтодора мы внедрили систему электронного документооборота, рассчитанную на более чем 2000 пользователей. Решение имеет полный набор функций, необходимых для осуществления делопроизводства и архива. С помощью системы «Контроль исполнения договоров» сотрудники Росавтодора ведут учет заключенных государственных контрактов, контролируют выполнение подрядчиками своих обязательств, отслеживают сроки и объемы выполняемых работ, учитывают претензионно-исковую деятельность по контрактам. Важное: эффективная групповая работа по подготовке документов, налаженная коммуникация между центральным аппаратом и региональными подразделениями, высокая степень защиты информации, интеграция системы документооборота с системой поточного сканирования.

Для одного очень крупного банка мы внедрили систему на более чем 4000 пользователей центрального аппарата и территориальных филиалов. Система позволяет создавать и согласовывать различные формы заявок и маршруты их прохождения. В рамках проекта система интегрирована с HP OpenView ServiceDesk для синхронизации справочников информационных ресурсов, а также статусов инцидентов на исполнение заявок. Главный приоритет — сокращение времени подготовки и обработки документов.

В ОАО «НЛМК» мы сделали первое в России внедрение системы электронного документооборота под Linux. Это вообще наше первое внедрение, очень-очень давнее. Бизнес-приложение автоматизировало 100 рабочих мест административного аппарата. Единый формат документов и правильное архивирование и резервирование – тогда это было счастье для них.

Для одной очень крупной производственной группы из нефтегазовой сферы мы делали СЭД на более чем 4000 человек (примерно 6,5 миллиона документов в год).

Вот схема:

Использовано: СУБД Oracle Database 11.2.0.3, контент-сервер EMC Documentum Content Server 6.7 SP1, сервер приложений ORACLE WebLogic Server 11g 10.3.5, также EMC Documentum xPlore 1.2, ABBYY Recognition Server 3.5, WSO2 Enterprise Service Bus 4.5.1 и Pentaho Data Integration 4.4.0, плюс система управления бизнес-правилами IBM ODM 8.5. Интеграция с информационными системами заказчика: SAP ERP, 1С, АСВ НСИ, БОСС-Кадровик, ИСУП, банк клиент, система сканирования, почтовый и факс-сервер, Active Directory, OeBS, ЕСУИД (Oracle OIM).

Раньше там не было единой системы обмена, и поэтому производительность часто упиралась в бумажный обмен, конвертацию и вообще странные логистические вопросы. Плюс появились все прелести контроля и точного отслеживания.

Для себя (у нас более 2000 сотрудников и до 3000 проектов в работе в год, из которых – около 20% с бюджетом больше миллиона долларов) мы используем СЭД на базе Documentum и K2. Для упрощения согласования документов топ-менеджментом организована система напоминалок по почте с возможностью согласования по нажатию кнопки.

Параллельно для совместной работы над документами, их обсуждения и хранения, а также подгрузки напоминалок о днях рождениях используется корпоративная соцсеть Jive.

СЭД и Jive вполне могут быть интегрированы между собой для упрощения работы с документами (у нас этот процесс на начальной стадии). Соцсеть внедрялась примерно вот так:

Вот вид профиля:

И проектный вид:

Про рынок
Если смотреть на западную ситуацию, там рынок ECM растёт примерно на 8-10% в год. У нас похожий курс, но есть два больших принципиальных отличия: во-первых, по миру достаточно велика доля опенсорсных решений (а у нас к ним только-только начинают присматриваться), во-вторых, в среднем доля систем электронного документооборота в продажах ECM — примерно 40%, а у нас — 50%.

У нас в стране на начало 2014 г. насчитывалось более 6,25 млн рабочих мест, которые могут быть автоматизированы при помощи функционала ECM-систем. То есть конкретно в России потребности в платформах электронного документооборота еще не закрыты, рынок ещё будет развиваться и расти до стадии насыщения как минимум пару лет (с учётом текущей ситуации – больше, процесс замедлился).

Почему так? Достаточно просто, дело в том, что на этот рынок выходит средний бизнес. Лет, скажем, 10 назад был только вариант писать что-то своё, небольшое прикладное. Лицензия на готовый продукт была просто неподъёмной по цене. Сейчас есть возможность купить что-то вполне доступное и при этом полнофункциональное, либо собрать из опенсорс-компонентов (при наличии необходимой квалификации). Естественно, очень сильно на развитие систем электронного документооборота в России повлиял госсектор — там идёт большая движуха по электронному обмену между ведомствами, и в сравнении, опять же, с ситуацией 10 лет есть разница. Плюс работает естественный фактор географического распределения — далеко не на каждое предприятие в России из-за расстояний можно часто ездить лично, поэтому для крупных компаний становится важным повышать эффективность управления. То есть в первую очередь — видеть всех ответственных и избавляться от неконтролируемого бумажного обмена, сокращать срок поиска документов.

В кризис есть шансы на рост — внедрение СЭД может сократить затраты на печать, и существенно повысить эффективность процессов. Для кого-то кризис будет шансом наконец-то «протолкнуть» давно необходимую программу внедрения.

Резюме
Сейчас почти все понимают, что электронный документооборот важен. Многие хотят поставить систему ради экономии на той же логистике бумаги, многие — заместить дорогой импорт новым более доступным по цене решением. На практике замещают один импорт другим. Часто переходят с громких брендовых этикеток на опенсорс. Вендоры заворачивают опенсорс в российскую этикетку и называют это исконно русским продуктом. Рынок растёт (по крайней мере, рос до недавнего времени), поэтому приходит много игроков, рождающих целые группы косяков во время внедрений — от банального непонимания масштабов и нагрузок на разные точки инфраструктуры до недостаточных возможностей реагировать на изменение процессов заказчика.

Мы часто видим, как небольшие игроки пытаются пройти квест по состыковке данных в госкомпаниях при интеграции — там одна только задача получения данных в нужном формате может поставить крест на всей затее. Умеем работать, умеем показывать прототипы раз в неделю, умеем правильно договариваться — без опыта тут никуда. Умеем выдерживать огромную волну первых дней звонков в саппорт после внедрения, в конце концов. И только после полугода-года мучений видно, как процент просроченных документов, например, в госкомпании, начинает влиять на премию руководителя или чиновника — и как все процессы вдруг магически начинают крутиться быстрее.

Как-то так. Вот тут еще можно найти интересную статистику. Если интересно – задавайте вопросы, постараюсь рассказать о конкретных особенностях. Либо пишите на почту [email protected], если вопрос не для комментариев.

Ссылки

habrahabr.ru

Directum - обзор, отзывы

ECM система с возможностями для управления документоооборотом, бизнес-процессами, web-контентом. Предоствляет базовый функционал через веб-сервер, а также расширения для Sharepoint. Есть также веб-интерфейс для мобильных браузеров. Для среднего бизнеса и отдельных подразделений крупных компаний с подключением 50-200 пользователей разработано облачное решение DirectumRX

DIRECTUM – система управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management), на базе возможностей которой строится полноценная система электронного документооборота и инфраструктура эффективного взаимодействия сотрудников предприятия от уровня топ-менеджмента до конечных исполнителей.

DIRECTUM полностью соответствует концепции ECM согласно модели, разработанной

Ассоциацией по вопросам управления информацией и изображениями (AIIM), и включает в себя функции: - Ввода и преобразования документов; - Управления совместной работой; - Долговременного хранения документов; - Обеспечения их целостности; - Доставки информации.

Архитектура системы включает мощную ECM-платформу, которая обеспечивает высокую масштабируемость и гибкость решений, территориально распределенную работу, интеграцию с корпоративным ИТ-окружением, интерфейсы доступа к системе.

Готовые модули и технические решения закрывают прикладные задачи по управлению и согласованию документов, работе с совещаниями, договорами, ведению делопроизводства и т.д.

Специфические задачи бизнеса реализуются в широком наборе готовых бизнес-решений. Каждое из них включает техническое решение, услуги бизнес-консалтинга и обучения, методики внедрения и просчет конечного эффекта.

Заказчик сам определяет состав системы DIRECTUM, получая возможность внедрять и развивать СЭД как с помощью компании DIRECTUM, так и силами собственных ИТ-специалистов.

13.10.17. DIRECTUM 5.5 - единое ECM-пространство группы компаний

Новая версия DIRECTUM 5.5 помогает выстроить сквозные процессы между разными системами в группе компаний и обеспечивает быстрый переход от внутреннего документооборота к внешнему обмену с контрагентами. В системе появилось решение для взаимодействия разных систем внутри одной группы компаний — DIRECTUM Cross-System Interchange (DCI), или Механизмы межсистемного взаимодействия. Новые механизмы позволяют организовать единый процесс между несколькими инсталляциями системы DIRECTUM. Сервисы DCI преобразуют данные в пакеты для обмена и обеспечивают их маршрутизацию и гарантированную доставку Механизмы взаимодействия встраиваются в Workflow внутри каждой ECM-системы и связывают их в сквозной бизнес-процесс на уровне группы компаний. DCI обеспечивает синхронизацию задач, заданий, записей справочников, а также документов любого формата и размера.

2017. В DIRECTUM Solo 2.0 появились новые возможности поиска и подписания документов

Компания Directum выпустила новую версию мобильного приложения удаленной работы руководителей DIRECTUM Solo. Новая версия позволяет подписывать документы в iOS и Android с помощью сертификатов, выданных удостоверяющим центром Microsoft. Кроме того, для подписания в desktop-клиенте системы, веб-доступе и мобильном решении можно использовать один и тот же сертификат с помощью токенов Рутокен Bluetooth и JaCarta microUSB. Благодаря новой возможности – персонализации поиска – пользователь быстрее найдет нужную информацию.  Изменился и интерфейс DIRECTUM Solo – iOS и Android-версии теперь представлены в едином стиле. Благодаря этому можно легко переключаться между устройствами на разных платформах.  Разработчики учли и другие пожелания пользователей. Теперь в iOS-версии можно создавать документ из файла или прямо из камеры; сортировать задания по важности, дате создания и другим критериям; еще безопаснее проходить процедуру аутентификации в системе с помощью сертификата.

2017. DIRECTUM работает на российских защищенных компьютерах

Компания DIRECTUM протестировала работу своей ECM-системы на отечественной защищенной ЭВМ «Багет Р2А» совместно с технологическим партнером и производителем моноблока АНО КБ «Корунд-М». Этот компьютер предназначен для оборудования доверенных автоматизированных рабочих мест в системах с повышенными требованиями к информационной безопасности: в государственных структурах, банках, промышленности. Участники тестирования подтвердили корректную работу системы.

2017. В DirectumRX 2.6 появился Финансовый архив

Вышла новая версия системы документооборота DirectumRX 2.6 (это более простая и дешевая версия ECM системы Directum). В ней появился Финансовый архив, который обеспечивает централизованное хранение договоров и учетных документов (товарных накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур, универсальных передаточных документов и т.д.), как электронных, так и бумажных. В архиве вы можете быстро искать документы по реквизитам и формировать подборки по заданным критериям для сверок, а также для оперативной подготовки к налоговым и аудиторским проверкам. Кроме того, в новой версии системы расширены возможности обмена электронными юридически значимыми документами с контрагентами, автоматизирована работа с доверенностями и улучшена интеграция с 1С.

2017. DIRECTUM 5.4 улучшил масштабируемость, поддержку Linux и iOS

Вышла новая версия ECM-системы DIRECTUM 5.4. В ней разработчики обеспечили повышение масштабируемости системы для крупных территориально распределенных компаний и реализовали межкорпоративный документооборот по новым требованиям законодательства. В новой версии была развита поддержка работы в ОС на базе Linux. Теперь пользователи веб-клиента на операционных системах Альт Линукс и Ubuntu смогут прозрачно редактировать документы сразу из проводника, а также подписывать их электронной подписью. В десктоп- и веб-клиентах можно формировать отчеты и генерировать документы из макетов с помощью бесплатных офисных пакетов LibreOffice и Apache OpenOffice. Добавлена поддержка российского набора офисных приложений МойОфис. В мобильном приложении для iOS стали доступны новые возможности: согласование документов, подписание с помощью СКЗИ КриптоПро и добавление шаблонов сообщений в тексты задач.

2016. DIRECTUM сертифицировали на совместимость с системами безопасности Аладдин

Два ведущих российских разработчика, компания DIRECTUM, занимающаяся программным обеспечением в области электронного документооборота, и «Аладдин Р.Д.», производитель и поставщик средств, обеспечивающих информационную безопасность корпоративных систем, успешно завершили тестовые испытания совместимости своих продуктов и продлили соглашение о сотрудничестве. Сертификат технологического партнерства подтверждает корректность работы системы электронного документооборота DIRECTUM версии 5.3 с USB-токенами и смарт-картами линейки JaCarta. Они обеспечивают защиту СЭД и безопасность документооборота в течение всего жизненного цикла документов. Сертификатом взаимной совместимости также подтверждается совместимость электронных ключей JaCarta и мобильного приложения DIRECTUM Solo для операционной системы Android.

2016. Приложение DIRECTUM для iOS повышает удобство работы руководителей

В новой версии мобильного приложения DIRECTUM Solo для iOS 1.1 появились возможности подписания документов и работы с документами в режиме офлайн. Более удобной стала навигация и работа с поручениями. Одним из наиболее частых сценариев работы руководителя является рассмотрение документов. Новая версия Solo для iOS предоставляет возможность их подписания с помощью криптопровайдера КриптоПро CSP, что значительно сокращает время на согласование, визирование и утверждение. Подписать документ можно сразу при выполнении задания, отправленного по типовому маршруту. Также руководитель может просмотреть информацию о подписях документов, вложенных в задание. Для работы с приложением в офлайн-режиме создана отдельная папка «Личные». Все документы и подпапки внутри неё доступны даже в отсутствие сети.

2015. Directum обновила ECM-решение DirectumRX до версии 2.2

Компания Directum выпустила новую версию облачного ECM-решения DirectumRX 2.2. В новой версии SaaS-решения стало проще контролировать процесс работы с документами. Пользователи теперь могут в наглядном виде отслеживать ход согласования документа на закладке «Регламент». В карточках документов и поручений появилась специальная закладка, на которой отображается состояние процессов, инициированных по тому или иному объекту. Также появилась возможность удобного согласования документов, по которым в организации нет утвержденных регламентов. В таких задачах согласующие определяются в зависимости от содержания документа. При этом поддерживаются специальные операции отправки на доработку, повторного согласования и т.д., пояснили в компании. Добавлены типы документов «Протокол» и «Служебная записка» — для них созданы карточки и настроены автоматически заполняемые шаблоны. Благодаря этому упростились и ускорились процессы формирования, согласования и поиска таких документов в системе.

2015. Directum обновила мобильное приложение Directum Jazz для Android

Компания DIRECTUM выпустила новую версию мобильного приложения на базе Android – DIRECTUM Jazz 1.2. Теперь познакомиться с приложением и начать реальную работу можно бесплатно. При этом возможности решения стали еще шире: работайте с задачами и заданиями, в том числе и по типовым маршрутам, создавайте и редактируйте документы, просматривайте карточки справочников и документов. Теперь можно стартовать задачу или выполнять свое задание по предопределенному маршруту с запросом его параметров: сроков исполнения, списка рецензентов, последовательности и т.д. Особое внимание было уделено удобству ввода параметров. Так, в задачу можно вставить ссылку на документ, при вводе числа открывается цифровая клавиатура, в дату автоматически подставляется текущий месяц и год, и у каждого пользователя отображается фотография. К слову, по ссылкам теперь можно переходить даже из стороннего приложения, например, из систем обмена мгновенными сообщениями или с почты.

2015. Android-приложение DIRECTUM Jazz добавило электронную подпись документов

Компания Directum выпустила обновление бесплатного Android-клиента своей ECM системы - DIRECTUM Jazz, с помощью которого сотрудники и руководители могут удаленно работать с корпоративной информацией даже в режиме offline. Новый интерфейс приложения выполнен в соответствии с концепцией Material Design. Также, в новую версию добавили новые возможности поиска, просмотра и редактирования документов, возможность создавать документы с камеры смартфона или планшета. Кроме того, обновленный DIRECTUM Jazz позволит своим пользователям работать с электронными подписями. Через мобильное устройство сотрудник может ознакомиться с информацией об имеющихся визирующих и утверждающих ЭП на документе, а также подписать его своей визирующей подписью. Так, удаленная работа не будет препятствием для участия в бизнес-процессах.

www.doc-online.ru

Обзор СЭД из Татарстана — система «Практика» или связи решают всё.

ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ  Используемые технологии Разработана на языке программирования PHP СУБД Oracle/MySQL Принципы работы На выбор:
  • Тонкий клиент (веб)
  • iPAD-клиент
  • Android-клиент
Возможности
  • Всего 4 вида групп документов:
    • Входящие
    • Исходящие
    • Обращения граждан
    • Внутренние
  • Регистрация только предустановленных 4 типов документов
  • Согласование /Подписание только 3 типов документов: исходящие, внутренние, ответы на обращения граждан
  • Исполнение поручений и контроль исполнительский дисциплины
  • Электронный архив
Местоположение инсталляции SaaS-решение, сервера находятся в Республике Татарстан, г.Казань

Возможно установка решения на оборудовании заказчика, но на текущий момент это удалось лишь мэрии г.Москвы

Фактически система является SaaS-решением.

ФУНКЦИОНАЛ СЭД Регистрация корреспонденции

Все письма приходят лишь либо во входящие, либо в исходящие с одинаковыми карточками документов и правилами работы.

  • Нет журнала учёта и движения бумажных документов, нет возможности отслеживания местонахождения подлинников документов, т.е. фактически система не поддерживает смешанный документооборот, а только электронный.

Данный функционал необходим как для дальнейшего списания в дело, так и минимизации дублирования информации, т.к. придётся учитывать их местонахождение в какой-либо дополнительной системе.

Согласование
  • Согласовывать и подписывать можно только проекты документов, относящиеся к группам исходящие, внутренние, ответы на обращения граждан.
  • Нет возможности выделить отдельные группы: договора, приказы, счета и т.д.
  • Нет маршрутизатора процессов, шаблонов процессов
Поручения
  • Исполнение поручений и контроль исполнительский дисциплины
  • Система поддерживает следующие виды поручений:
    • резолюция
    • пункт
    • подчинённое поручение
    • проекты поручений и подчинённых поручений
Архив В системе не поддерживается управление хранением, т.е. установления сроков хранения и действий по их истечению (например, хранить 5 лет, потом уничтожить).

Т.е. нельзя гарантировать сохранность документов в течение установленного срока и не допустить их удаления, плюс происходит хранение документов сверх установленных нормативов, из-за чего могут возникать юридические риски.

Есть лишь справочник «Номенклатура дел» для отметки, где лежит документ, т.е. некий аналог личным папкам, куда пользователи могут перемещать документы.

Поиск
  • Поиск только по атрибутам карточки документа
  • В системе отсутствует полнотекстовый поиск, т.е. возможность поиска документа по его тексту.
Отчёты
  • В базовой поставке уже есть 2 типа отчёта:
    • по документам,
    • и исполнению с подробной детализацией каждого пункта
  • Возможность создания новых отчетов только за дополнительную оплату и только по обращению в тех.поддержку в Казань.
  • Возможности самостоятельного создания отчётов нет
  • Все отчёты выводятся в веб-браузере
Работа с файлами В системе Практика, документ трансформируется в серию отдельных файлов - картинок («страницы документа» в терминах системы Практика).

К карточке документа можно прикрепить файлы MS Word/Excel, PDF, TIFF, но все они будут преобразованы в формат JPG, поэтому все документы в системе Практика

  • не редактируемые
  • нет контекстного поиска по документам
  • нет журнала версий файла с правками
Ведение справочников Есть только следующие типы справочников:
  • Организации – могут заводить новых контрагентов только привилегированные пользователи
  • Пользователи – могут заводить и назначать права только пользователи «Супер админ» и тех.поодержка в Казани
  • Рубрикатор – могут заводить новые рубрики только тех.поддержка в Казани
Проверка на повторность
  • Проверка на повторность реализована только по в карточках «Обращения граждан» по ФИО по требованию Правительства Москвы
  • По другим группам документов, например по входящим, проверки на повторность нет
Поточное сканирование и работа со штрих-кодами СЭД «Практика» не поддерживает функцию поточного сканирования, распознавания, штрих-кодирования и автоматического присоединения отсканированного документа к РК.

Поставщик рекомендует использовать лишь единственный сканер - Fujitsu-Siemens FI-5120C (25 стр./мин одностороннее сканирование)

Одновременное редактирование одного файла Нет, т.к. нет самих редактируемых файлов, а только JPG картинки. Интеграция с ActiveDirectory Нет Система автоматического замещения сотрудников Да,
  • сотрудник может указать замещающего пользователя, поставив галочку и выбрав пользователя. Возможности указать сроки замещения и время нет.
  • Постоянное замещение настраивается только по обращению в тех.поддержку в Казань
Наличие маршрутизатора процессов. Возможность настройки процессов подготовки/ согласования/ подписания/ рассмотрения/ ознакомления документов Нет.

Маршрутизатора или редактора бизнес-процессов нет, адресаты добавляются вручную.

Т.е. настроить гибкие маршщруты согласования, например, договоров не получится никак. Ну если только вы заплатите оооочень много денег разработчику и он реализует данный функционал под вас.

Параллельное/Последовательные/Смешанные маршруты Да, указывается каждый раз заново в карточке кому направляется документ на согласование и подпись. Маршрут по ролям/должностям Нет Версионность карточек документов (запуск маршрута заново после N количества правок и не согласных) Нет Версионность файлов Нет Возможность использования шаблонов маршрутов согласования Нет Управление жизненными статусами документа Да.

Работа только с созданными статусами, нет возможности создания собственных и настройки процессов и прав доступа под каждый статус.

МОБИЛЬНЫЕ ПРИЛОЖЕНИЯ Наличие и возможности iPAD-клиента Да
  • Рассмотрение /ознакомление документов
  • Согласование /подписание документов
  • Работа с поручениями
  • Архива задач и документов, с которыми работал нет
  • Безопасность данных: электронная подпись
  • Защита информации при работе с мобильного устройства, подключение осуществляется по каналу VipNet.
Безопасность передачи данных на iPAD Защита информации при работе с мобильного устройства, подключение осуществляется по каналу VipNet.

НО только при выполнение следующих условий:

  • Операционная система iOS:
    • версии 4.2.х, 4.3.2, 4.3.3 — для iPad 1, iPhone 3G, iPhone 3GS, iPhone 4;
    • версия 4.3.3 — для iPad 2;
    • версия 5.0.1 — для iPad 2, iPhone 4S;
    • версия 5.1.1 — для iPad 1, iPad 2, iPhone 4, iPhone 4S, iPhone 3GS.
  • Должен быть выполнен джейлбрейк устройства, то есть разблокирован доступ к его файловой системе, и установлен менеджер пакетов Cydia.
Соответственно
  • Обновления iOS не должны устанавливаться
  • Если будет необходимость установить какие-то еще приложения, то могут возникнуть проблемы с установкой, их стабильной работой и поддержкой
Использование электронной подписи на iPAD
  • Отсутствует квалифицированная электронная подпись.
  • Крипто-про поставляемая с Практикой неквалифицированная. А та, на которую была получена лицензия ФСБ привязана к определенной IОS. ( IOS 6.1.)
  • Сертификат электронной подписи хранится на iPad, соответственно при утере iPad, сертификат будет утерян вместе с ним
Smart-карты не поддерживаются Наличие Windows-приложения для руководителей, возможности Да
  • Рассмотрение /ознакомление документов
  • Согласование /подписание документов
  • Работа с поручениями
  • Безопасность данных: электронная подпись
  • Защита информации при работе с мобильного устройства, подключение осуществляется по каналу VipNet.
Наличие решения для планшетов на Windows 8.1, возможности Нет. Наличие Android-клиента Да ГОС.ОРГАНАМ МЭДО Да.

Все документы по МЭДО поступают в папку «Входящие» без номеров и доступны по фильтру «МЭДО»

СМЭВ Да, но интеграции с единым государственным порталом услуг нет. Обращения граждан Да БЕЗОПАСНОСТЬ Использование квалифицированной электронной подписи Нет,
  • используется Крипто-про
  • в карточке документа никак не отображается, что документ подписан ЭЦП
  • электронная подпись работает не корректно – ЭЦП никак не реагирует на внесённые изменения ни в карточке документа, ни при замене файла.
Поддерживаемые крипто-провайдеры Крипто-про Подписание электронной подписью документов Да Подписание электронной подписью поручений Да Шифрование файлов Нет Разграничение прав доступа к документам

Всего три (разграничение по правам на доступ к документу, разграничение пользователей по ролям, журнал действий пользователей).

Нет настройки по группам пользователей, при создании нового пользователя приходится многократно выполнять одни и те же действия.

ЮЗАБИЛИТИ Принципы работы Рабочее место по модели облачных вычислений.
  • Минусом интерфейса является большое количество полей и ручных операций
  • Нет возможности сортировки списков документов и задач по клику, например отсортировать столбец по алфавиту, или по убыванию и пр.
Возможность брендирования системы Да.
  • Возможность разместить логотип в шапке системы
  • Возможность разместить логотип на стартовой страницы iPAD-приложения
ВНЕДРЕНИЕ Курсы обучения Да, есть только дистанционные курсы для пользователей и системного технолога. Документация Наличие лишь пользовательской документации.

Документации по развёртыванию решения, по его конфигурированию и поддержке нет.

Принципы внедрения, предоставляемые услуги
  • Работы по внедрению включают в себя:
    • Обследование бизнес-процессов и структуры заказчика
    • Выработка требований к технике
    • Предоставляется доступ к типовой и единой для всех конфигурации СЭД
    • Подключение пользователей к удалённой системе по IP-адресу
    • Настройка прав доступа производится службой тех.поддержки в Казани
НАСТРОЙКА, ДАЛЬНЕЙШЕЕ РАЗВИТИЕ & ПОДДЕРЖКА Настройка полей в карточке документа Набор элементов метаданных является фиксированным, внести необходимые поля в карточку документа не возможно. Нет возможности наладить работу с различными специфическими видами документов, например, распорядительными или договорными. Интеграция с другими ИТ-системами Нет Создание новых шаблонов отчётов Нет Поддержка Поддержка и консультирование клиентов, осуществляется только через специалистов колл-центра в г. Казань. ЛИЦЕНЗИРОВАНИЕ & СТОИМОСТЬ Принципы лицензирования
  1. Оплата ежемесячно за использование лицензии самой системы
  1. Плюс оплата ежемесячно за каждого подключенного пользователя
Стоимость

Стоимость работы с СЭД «Практика» составляет 5 тыс. руб. в месяц за лицензию плюс 250 руб. за каждого пользователя.

Т.е. например на 100 пользователей, стоимость системы только лицензий, без её настроки и поддержки будет равно порядка 360 000 руб. в год. Не так уж и бюджетно выходит.

ВЫВОДЫ:

Система «Практика» прежде всего – заказная разработка. Основной функционал системы – базовые возможности регистрации, согласования, исполнения и контроля исполнения документов. Этот функционал разработан в соответствии с порядком работы, принятым в Правительстве Москвы и Республике Татарстан.

Система поддерживает только электронный документооборот и не поддерживает движения бумажных оригиналов.

Система слабо подходит коммерческим организациям из-за отсутствия возможности настройки системы под свои требования, настройки маршрутов согласования, настройки полей, слабой возможности обеспечения безопасности данных, отсуствия возможности создания своих групп документов с необходимым набором полей.

«Практика» не подходит и государственным структурам, из-за наличия фактически лишь базового функционала СЭД и слабых возможностей работы с МЭДО и СМЭВ.

Кроме того, существуют жалобы на стабильность работы системы, особенно после внесения службой тех.поддержки глобальных изменений.

Система постоянно дорабатывается, и все нововведения сразу же без проведения процедуры предварительного тестирования применяются на работающий Saas-сервер.

ecm-obzor.blogspot.ru

Обзор систем электронного документооборота (СЭД) на SharePoint

WSS Docs EOS for SharePoint WorkLite Docs ОБЩИЕ КРИТЕРИИ ПО КОМПАНИИ Специализация компании Разработка портальных решений на платформе Microsoft SharePoint Разработка систем делопроизводства, документооборота и автоматизации архивов. Разработка портальных решений на платформе Microsoft SharePoint Количество клиентов Менее 100 клиентов пользователей портального решения и решения по документообороту. Более 6000 клиентов компании, клиентов EOS for SharePoint порядка 100 организаций. Менее 30 Наличие партнёрской сети Нет Есть Нет Партнёрская программа Нет Есть Нет Наличие лицензий ФСБ Нет Есть, имеется 8 лицензий ФСБ по разработке и производству средств защиты конфиденциальной информации, криптозащиты и пр. Нет ОБЩИЕ КРИЕТРИИ ПО СИСТЕМЕ Поддержка SharePoint 2013 Есть Есть Есть Поддержка Foundation Есть Есть Есть Способ реализации системы Разработан собственный фреймворк, стандартные модули заменены на собственной разработки, используется собственаая база данных, не SharePoint, использование базовых возможностей платформы Microsoft SharePoint сведено к минимуму. Не является настоящим SharePoint-решением, но отличается наилучшими показателями по производительности. Система построена на платформе SharePoint, значительно доработано и оптимизировано, ряд элементов, которые оказывали влияние на быстродействие заменено собственной элементами разработки. Все доп.опции собственной разработки. Построена польностью на платформе SharePoint, вопрос с производительностью никак не решён. Наличие мобильных приложений Есть версия для iPAD Есть решение для iPAD от вендора, есть iPAD-приложение от партнёров, есть 2 Windows приложения,в том числе для планшетов, клиент для andoid в разработке как от вендора, так и 1 android-клиент от партнёров Нет "Толстый" клиент (Windows) Нет Есть. 2 Windows приложения для руководителей, с разными интерфейсами и приницпами работы. Нет Outlook-клиент Есть Есть Нет Поточное сканирование Есть Есть Нет Поддержка штрих-кодов Есть Есть Нет Сканирование с автоматическим распознаванием в Word/PDF/текст Нет Есть Нет Электронная подпись, интегрирована в портал Есть Есть, в том числе с возможностью проставления факсимиле (рисунок печати и подписи) в документах Есть Производительность Следующие модули SharePoint были заменены на модули собственной разработки: 1.Выбор из справочника. 2.Выбор пользователя или группы. 3.Представление списка документов. 4.Механизм управления разрешениями. 1. Программный код оптимизирован для работы с платформой SharePoint в части визуального интерфейса и WorkFlow c учетом использования большого количества уникальных разрешений и элементов. 2. Проблемы поиска документов и работы с заданиями решили путем использований поисковой базы данных, по которой происходит поиск, что позволило увеличить производительность системы в разы. 3. Проблема накопления документов решена за счет передачи документов в архив в части интеграции с продуктом "Архивное Дело" и поддержки работы единой системы на несколько БД данных SharePoint. 4.Возможность разнести по нескольим базам данных Вопрос не решён. Стандартный SharePoint Модуль интеграции Есть. Модуль интеграции с ERP Есть. Универсальный модуль интеграции Нет БЕЗОПАСНОСТЬ Интеграция с AD Есть Есть Есть Использование квалифицированной электронной подписи Нет Есть, в том числе в мобильных приложениях Нет Поддерживаемые крипто-провайдеры Любой криптопровайдер с поддержкой Microsoft CryptoAPI. В СЭД и Windows-приложениях – любой криптопровайдер с поддержкой Microsoft CryptoAPI. В приложении iPAD и Android - СКЗИ от Алладин Подписание электронной подписью документов Есть Есть Есть Подписание электронной подписью поручений Нет Есть Нет Шифрование файлов Нет Есть Нет ЭП на iPAD Нет (информации не нашёл) Есть. Усиленная квалифицированная подпись, нет привязки к версии iOS, СКЗИ от Алладин: ГОСТ Р 34.11-94, ГОСТ Р 34.10-2001, может быть одним ключом как для iPAD-приложения, так и для СЭД. Smart-карта: электронный пропуск для строгой аунтификации в корпоративной среде, карта может содержать платежное приложение Нет ЮЗАБИЛИТИ Принципы работы Имеется единое рабочее место (РМ), фильтрация по типам документов в верхнем меню и шапке портала по иконкам. Отслеживание статусов и работа с документами и их фильтрация методом папок. В соответствующей папке в список выводятся сразу все документы, что кажется не совсем удобным решением, например, в случае если в списке будет несколько сотен документов, сортировать их будет уже гораздо сложнее, только поисковыми фильтрами. Используется свой дизайн-шаблон sharepoint, не может наследовать используемый на портале шаблон. Полностью избавились от Ribbon, в виду специфики реализации и отсутствия стандартных списков. Имеется три типа рабочих мест (РМ) пользователей: регистратор (делопроизводитель), пользователь, руководитель. На их основе можно создавать свои уникальные типы РМ. В РМ пользователя и руководителя работа идёт с задачами, а на РМ регистратора приходят документы. На РМ'ах есть фильтрация по типам документов в верхнем меню, поисковый фильтр уникальный для каждого типа РМ, настроенный под потребности группы пользователей, слева sharepoint-представления. В списке выводятся задачи и документы по типам, есть возможность фильтрации списков. Наследует используемый на корпоративном портале дизайн-шаблон, своего пока нет, обещают выпустить новую версию дизайна осенью 2014. На большинстве разделов Ribbon спрятан и минимизирован, но есть. Имеется единое рабочее место (РМ), в верхнем меню идёт фильтрация по типам документов, в верху над списком очень простой поиск, а слева настроенные представления. Происходит работа с документами, а не с задачами. Не оптимизировано на работу с большими объёмами данных, слабая фильтрация.Используется переработанный стандартный дизайн шаблон sharepoint с минимальными изменениями. На большинстве разделов Ribbon спрятан, но есть. Скорость отклика страницы (сек.) Меньше или порядка 1 секунды Меньше или порядка 1-2 секунд Меньше или порядка 1-2 секунд WORKFLOW Способ реализации маршрутизатора рабочих процессов Собственное решение На базе платформы SharePoint, значительно доработанное На базе платформы SharePoint, доработанное Возможность доработки процессов в SharePoint Designer Нет Есть Есть Паралельное/Последовательные/Смешанные маршруты Есть. Последовательное согласование Параллельное согласование Комбинации последовательного и параллельного согласования Есть, можно настраивать процессы с условиями, циклами, этапами, переходами к любому этапу по завершении текущего этапа, оповещениями, в том числе с учетом календаря рабочего времени и проч. Заранее можно гибко настроить маршруты и запускать их вручную или автоматически (в т.ч. при выполнении определенных условий). Есть, базовые возможности. Маршрут по ролям/должностям Есть Есть Есть Версионность карточек документов (запуск маршрута заново после N количества правок и не согласных) Нет Есть Нет Версионность документов Есть Есть Есть Шаблоны процессов Есть Есть Есть ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ Контроль местонахождения бумажных документов Нет Есть Нет Печать карточек документов Нет Есть Нет Шаблоны документов Есть Есть Есть Возможность делегирования задач Есть Есть Есть Функция замещения Есть Есть Есть Готовые формулировки в полях Нет Есть Нет Виды поручений Поручение по документу, инициативное поручение Система поддерживает следующие виды поручений: резолюция, пункт, периодическое поручение, поручение без документа, подчинённое поручение, проекты поручений и подчинённых поручений. Переназначение и каскадное исполнение поручений. Многоуроовневый контроль. Отслеживание истории исполнения, переносов сроков пр. Поручение по документу, инициативное поручение Подчинённые поручения Есть Есть Нет Проекты поручений Нет Есть Нет Переодические поручения Нет Нет Нет АРХИВ Списание документов в дело Есть Есть Есть Ведение номенклатуры дел Есть Есть Есть Электронный архив Есть Есть Есть Ведение отдельной архивной базы Документов Есть Есть Нет Проведение экспертизы ценностей Есть Есть Нет Формирование отчетов по архивному хранению документов Есть Есть Нет Контроль сроков хранения дел Есть Есть Нет Топографирование хранилища документального архивного фонда Нет Есть Нет Передача в гос.архив Нет Есть Нет IPAD-КЛИЕНТ Возможности Согласование, подписание документов, стандартный базовый набор функционала. - скудный и простой дизайн приложения. Напоминает обычную почту iOS. - нет возможности аннотировать файлы документа (использовать графические и аудио аннотации) - нет ЭЦП (информации так и не нашёл)

Простой интерфейс без изысков, документы поступают в СЭД как есть, без их преобразования в другие форматы, для редактирования открываются установленные офисные приложения.

Красивый и удобный интерфейс.

Возможности: рассмотрение /ознакомление документов, согласование /подписание документов, работа с поручениями, работает OFFLINE, безопасность данных: защищённый канал связи (TLS/SSL), электронная подпись.

Нет Использование квалифицированной усиленной электронной подписи Нет Есть. ЭЦП: усиленная квалифицированная подпись, нет привязки к версии iOS, СКЗИ от Алладин, может быть одним ключом как для iPAD-приложения, так и для СЭД. Поддержка Smart-карт: электронный пропуск, для строгой аунтификации в корпоративной среде, карта может содержать платежное приложение Нет Работа offline Нет Есть Нет РАЗНЫЕ МОДУЛИ Наличие доп.модулей "Корпоративный портал", "Электронный архив" "Управление совещаниями", "Архивное дело", "Конструктуор гос.услуг", "Обращения граждан", МЭДО, "Электронный парламент" "Корпоративный портал", "Портал для отдела HR" ГОС.ОРГАНАМ Использования в гос.органах Нет Есть Нет СМЭВ Нет Есть Нет МЭДО Нет Есть Нет УРОГ (обращения граждан) Нет Есть Нет Законотворчество Нет Есть Нет АДМИНИСТИРОВАНИЕ Документация Есть Есть Есть Видео-уроки Есть Есть по базовой версии, плюс как доп. Услуга под настроенные процессы и документы конкретного заказчика Нет Курсы обучения Есть Есть Есть Самостоятельное развитие системы и доработка Есть. Свой фреймворк и своя струкутура БД, необходимо ознакомиться с ними и с приницпами работы, доработки. Свои настройки списков, ролевая модель, настройки рабочих процессов. Базовое обслуживание за счет стандартных предусмотренных возможностей. Есть. Стандартные возможности по доработке и развития системы на платформе MS SharePoint. Настройка список, расширенная настройка прав доступа, расширенные настройки рабочих процессов как согласования/подписания, так и рассмотрения/ознакомления корреспонденции. Есть. Стандартные возможности по доработке и развития системы на платформе MS SharePoint. Конфигуратор Нет. Есть. Установщик и конфигуратор – Windows программа. Нет. Базовая конфигурация Есть.Минимальный набор групп документов и процессов. Есть.Минимальный набор групп документов и процессов. Нет. Возможность "голой" установки и настройки с нуля под себя Есть, при расширенном внедрении Есть при любом внедрении. Есть. ВНЕДРЕНИЕ Принципы внедрения Экспресс-обследование (3 дня), написание и согласование фунциональных требований, настройка процессов, обучение ключевых и рядовых пользователей и администратора, создание документации. Работы в зависимости от выбранного типа внедрения: SMB, Базовое, Стандартное, Расширенное. Всё зависит от пожеланий заказчика. В большинстве случаев настраивается под процессы заказчика, может быть развёрнуто и настроено на базовой конфигурации или развёрнута минимальная базовая кофигурация. Методологии внедрения у партнёров и ЭОС отличаются. Можно выбрать подходящий для заказчика вариант. Работы могут включать в себя:экспресс обследования бизнес-процессов, полное обследование бизнес-процессов, реинжиниринг бизнес-процессов в области делопроизводства и документооборота, написание Технического задания, работы по установке системы и настройке под требования, описанные в Техническом задании, и тестирование, разработка инструкций по делопроизводству, создание индивидуальных ролевых видео-уроков, авторский надзор, дальнейшие сопровождение и тех.поддержка. Экспресс-обследование, написание и согласование фунциональных требований, установка базовой версии, настройка процессов, обучение ключевых и рядовых пользователей и администратора, создание документации. Пилотный проект Нет Есть. "Быстрый Старт" – настройка 1 процесса под требования заказчика (регистрация документов или процесс согласования договора) за 3 рабочих дня. Лицензии системы временные на 3 месяца, стоимость 78 000 руб. На текущий момент эту услугу оказывают только партнёры. Нет ЛИЦЕНЗИРОВАНИЕ Принципы лицензирования 1) Необходимо приобрести серверную лицензию WSS Docs Server, включает в себя 100 пользователей. 2) И пользовательские лицензии двух видов: конкурентные и неконкурентные. 3) Есть также готовая поставка на 50 пользователей для SMB-сектора – WSS Docs SB, и поставка для крупного бизнеса WSS Docs Enterprise, включающая 100 пользователей. 1) Необходимо приобрести лицензию на ферму серверов в не зависимости от функционала СЭД или только управления совещаниями. 2) Пользовательские лицензии двух типов: конкурентные и не конкурентные Стоимость решения зависит от необходимого функционала и редакции: "Регистрация", "Канцелярия" - урезанные по функционалу версии, "Компания" - полнофункциональная. Пользовательских лицензий нет. Наличие конкурентной лицензии Есть Есть. Акции и скидки Льготная миграция с Lotus-документооборота Скидки: 1) накопительная скидка. Чем больше пользовательских лицензий, тем меньше стоимость одной пользовательской лицензии. 2) Академическая лицензия, скидка 50% для учебных заведений Нет Стоимость 1) Серверная часть WSS Docs Server стоит 600 000 руб. 2) Клиентские неконкурентные лицензии - 1500 руб. 1) Серверная часть стоит 50 000 руб. 2) Неконкурентные пользовательские лицензии до 7500 руб. (до 50 пользователей, дальше скидки). 3) Конкурентные пользовательские лицензии - 12 750 руб. "Регистрация" - 150 000 руб., "Канцелярия" - 260 000 руб., "Компания" - 430 000 руб.

ecm-obzor.blogspot.ru


Смотрите также