Ворд клиент электронная почта


❶ Как настроить клиент почты 🚩 как настроить почту мазила 🚩 Программное обеспечение

Автор КакПросто!

Почтовый клиент — это программа для работы с электронной почтой. Почтовые программы позволяют писать, получать и отправлять электронные сообщения, выбирать адресата из книги адресов, организовать автоматическую рассылку сообщений. Чтобы почтовый клиент мог корректно работать, программу необходимо специальным образом настроить. Действия по настройке будут незначительно отличаться, в зависимости от того, какая программа установлена на вашем компьютере.

Статьи по теме:

Вам понадобится

  • - компьютер, подключенный к интернету;
  • - почтовая программа, установленная на вашем компьютере;

Инструкция

Для настройки программы Microsoft Outlook Express в меню «Сервис» наверху страницы нажмите «Учетные записи...». Выберите «Добавить» → «Почта». Укажите имя, которое будет отображаться при отправке ваших сообщений. Затем введите адрес вашей электронной почты в формате «имя_почтового_ящика@имя_сервера». Нажмите «Далее».

В открывшемся окне укажите сервер входящих сообщений (например, pop.mail.ru), сервер исходящих сообщений (например, smpt.mail.ru), нажмите «Далее». Введите имя вашего почтового ящика и пароль от него. Отметьте флажком опцию «запомнить пароль», если вы не хотите, чтобы программа запрашивала пароль для каждого скачивания почты. Нажмите «Далее» и «Готово» для сохранения введенных параметров.

Из открывшегося списка учетных записей выберите ту, которую только что создали и нажмите «Свойства», во вкладке «Серверы» отметьте флажком «Проверка подлинности пользователя» → «Настройка». Выберите вариант «Как на сервер входящей почты» и нажмите «ОК». При желании сохранять письма, скаченные почтовым клиентом, на сервере, во вкладке «Дополнительно» отметьте опцию «Оставлять копии сообщений на сервере» → «Применить» → «ОК».

В программе Windows Live Mail выберите «Добавить учетную запись». Введите ваш адрес электронной почты, пароль от ящика, в поле «Отображаемое имя» введите ваше имя так, как вы хотите чтобы его увидели ваши адресаты. Нажмите «Далее». В только что созданной учетной записи вызовите правой кнопкой мыши пункт «Свойства» и во вкладке «Серверы» отметьте «Проверка подлинности пользователя» → «Параметры». Выберите вариант «Как на сервер входящей почты» → «ОК».

Чтобы настроить программу Mozilla Thunderbird нажмите «Файл» → «Создать» → «Учетную запись почты...». Впишите данные — ваше имя для отображения у адресатов, адрес вашей электронной почты и пароль от нее. Затем нажмите «Продолжить». Правой кнопкой мыши кликните по вновь созданной учетной записи и из выпадающего меню выберите пункт «Параметры» → «Сервер исходящей почты» → «Изменить». Отметьте флажком «Использовать имя и пароль» → «ОК».

Обратите внимание

В программе Mozilla Thunderbird в настройках по умолчанию копии сообщений остаются на сервере. Если вы не хотите этого, кликните правой кнопкой мыши по учетной записи, настройку которой хотите изменить. Выберите «Параметры» → «Параметры сервера». Снимите флажок у надписи «Оставлять сообщения на сервере».

Источники:

  • Настройка программы The Bat! в 2017

Статьи по теме:

Совет полезен?

Распечатать

Как настроить клиент почты

Не получили ответ на свой вопрос?Спросите нашего эксперта:

www.kakprosto.ru

WorldClient

Встроенный веб-сервер пакета MDaemon поддерживает протокол SSL (Secure Sockets Layer). SSL - это стандартный метод защиты клиент-серверных веб-коммуникаций. Этот протокол обеспечивает проверку подлинности сервера, шифрование данных, а также опциональную проверку подлинности клиента для соединений TCP/IP. Более того, поскольку поддержка протокола HTTPS (HTTP over SSL) во всех популярных современных браузерах, для активации SSL-функций клиента достаточно установить на сервер действительный электронный сертификат.

Опции для включения и настройки веб-сервера WorldClient на использование протокола HTTPS собраны на вкладке "SSL и HTTPS", которая вызывается из меню Настройка » Веб-сервисы и IM » WorldClient (веб почта). Для большего удобства эти опции также дублируются в окне "Безопасность » Настройки безопасности » SSL & TLS » WorldClient".

Дополнительную информацию о протоколе SSL и цифровых сертификатах можно найти в разделе справки: SSL и сертификаты

Этот диалог влияет на работу WorldClient только при использовании встроенного веб-сервера MDaemon. Если вы настроили WorldClient на использование другого веб-сервера, такого как IIS,  эти настройки использоваться не будут — поддержка протоколов SSL/HTTPS должна быть сконфигурирована средствами используемого веб-сервера.

Принимать следующие типы подключений

Только HTTP

Включите эту опцию, если хотите запретить HTTPS-подключения к серверу WorldClient и разрешить только HTTP-соединения.

HTTP и HTTPS

Эта опция позволяет включить поддержку SSL на сервере WorldClient без принудительного перевода пользователей на протокол HTTPS. В этом случае сервер WorldClient начнет принимать HTTPS-подключения по порту, заданному в поле справа, и по-прежнему будет принимать обычные HTTP-подключения к серверу WorldClient по порту, который указан на вкладке Веб-сервер в окне «WorldClient (веб почта).

Только HTTPS

При выборе этой опции подключение к серверу WorldClient возможно только с использованием HTTPS. В этом случае сервер WorldClient будет отвечать только на подключения HTTPS, и не будет отвечать на запросы HTTP.

HTTP с перенаправлением в HTTPS

Выберите эту опцию, чтобы перенаправлять все HTTP-подключения на заданный порт HTTPS.

HTTPS-порт

На указанном здесь TCP-порту WorldClient будет ожидать входящие SSL-подключения. По умолчанию используется порт 443. Если не менять это значение, то при подключении к серверу WorldClient указывать в адресной строке браузера номер порта необязательно (т.е. вместо «https://example.com:443» можно писать «https://example.com»).

Обратите внимание, что если вы не запретили HTTP-подключения к серверу WorldClient, то по-прежнему должны указывать в адресной строке браузера номер порта при подключении по протоколу HTTP; номер этого порта настраивается на вкладке Веб-сервер в окне WorldClient (веб-почта).

Выбор сертификата для использования с HTTPS/SSL

Здесь отображаются ваши сертификаты SSL. Выберите один из сертификатов, который будет использовать WorldClient. Двойной щелчок по сертификату открывает его для изучения в диалоговом окне "Сертификат".

MDaemon не позволяет использовать многочисленные сертификаты для WorldClient. Все домены WorldClient должны использовать один сертификат. При наличии более одного домена, укажите их имена (и имена всех других доменов, для которых нужно задействовать WorldClient) в поле "Альтернативные имена хоста (перечисленные через запятую)".

Удалить

Выберите сертификат в списке и нажмите на эту кнопку для его удаления. Вам будет предложено подтвердить удаление.

Создать сертификат

Щелкните по этой кнопке для открытия диалогового окна "Создание сертификата SSL".

Имя хоста

Введите здесь имя компьютера, к которому будут подключаться ваши пользователи (к примеру, «wc.example.com»).

Название организации / компании

Введите здесь наименование организации или компании, которой принадлежит сертификат.

Альтернативные имена хоста (перечисленные через запятую)

MDaemon не позволяет использовать многочисленные сертификаты для WorldClient. Все домены WorldClient должны использовать один сертификат. Если у вас есть дополнительные домены, для подключения к которым применяются альтернативные имена узлов, и вы хотите использовать создаваемый сертификат для этих доменов, перечислите здесь их имена через запятую. Разрешается использовать подстановочные знаки. К примеру, запись «*.example.com» позволяет указать все домены, дочерние по отношению к домену example.com (такие как "wc.example.com", " mail.example.com" и т.д.).

Длина ключа шифрования

Размер ключа шифрования (в битах) для создаваемого сертификата. Чем длиннее ключ, тем надежнее шифрование. Однако, следует помнить, что многие приложения имеют ограничения на длину ключа в 512 бит.

Страна/регион

Здесь указывается страна или регион, в котором расположен ваш сервер.

Алгоритм хэширования

Выберите предпочитаемый алгоритм хэширования: SHA1 или SHA2. По умолчанию выбран алгоритм SHA2.

Перезапуск веб-сервера

Щелкните по этой кнопке для перезапуска веб-сервера. Перед использованием нового сертификата веб-сервер обязательно должен быть перезапущен.

Использование Let's Encrypt для управления вашими сертификатами

Для поддержки SSL/TLS и HTTPS в MDaemon, WorldClient, and Remote Administration, вам понадобится сертификат SSL/TLS. Сертификаты - это маленькие файлы, которые выпускаются центром сертификации и сообщают клиенту или браузеру о том, что он подключен к надлежащему серверу, а также обеспечивают использование SSL/TLS/HTTPS для защиты подключения. Let's Encrypt - это центр сертификации, предоставляющий бесплатные сертификаты в рамках полностью автоматизированного процесса, который не предполагает ручных операций по созданию, проверке подлинности, подписанию, установке и продлению сертификатов для защищенного доступа к веб-сайтам.

Для поддержки  автоматизированного процесса управления сертификатами Let's Encrypt в состав MDaemon включен скрипт PowerShell, который можно найти в папке "MDaemon\LetsEncrypt". Используемый скриптом модуль ACMESharp, требует наличия PowerShell 3.0, что означает, что скрипт не будет работать под управлением ОС Windows 2003. Кроме того, WorldClient должен прослушивать порт 80 , в противном случае HTTP-вызов не будет завершен и скрипт не будет выполняться. Для запуска скрипта вам также понадобится должным образом настроить политику выполнения для PowerShell. При запуске скрипта все действия необходимые для использования LetsEncrypt будут выполнены автоматически, включая размещение файлов в директории WorldClient HTTP, предназначенных для выполнения вызова http-01. В качестве домена для сертификата скрипт использует имя SMTP-хоста для домена по умолчанию, извлекает сертификат, импортирует его в ОС Windows и настраивает MDaemon для использования этого сертификата в MDaemon, WorldClient и Remote Administration.

Если вы настроили FQDN для домена по умолчанию, который не указывает на сервер MDaemon, данный скрипт не будет работать. При необходимости вы можете использовать альтернативные имена хоста, которые нужно передать в скрипт посредством командной строки.

Пример использования:

..\LetsEncrypt.ps1 -AlternateHostNames mail.domain.com,wc.domain.com -IISSiteName MySite -To "[email protected]"

Имя FQDN для домена по умолчанию не нужно включать в список AlternateHostNames. Например, для вашего домена по умолчанию "example.com" назначено следующее имя FQDN - "mail.example.com" и вы хотите использовать алтернативное имя хоста - "imap.example.com". При запуске скрипта достаточно передать "imap.example.com" в качестве альтернативного имени хоста. Если вы передали несколько альтернативных имен хоста, HTTP-вызов должен быть выполнен для каждого из них. Если вызовы не будут завершены, корректное выполнение процесса окажется невозможным. Если вам не нужно передавать альтернативные имена хоста, просто не включайте параметр –AlternateHostNames в командную строку.

При запуске WorldClient через IIS, вам понадобится передать скрипту имя вашего сайта с использованием параметра -IISSiteName. Для автоматической настройки сертификата в IIS у вас должен быть установлен инструментарий Microsoft Web Scripting.

Скрипт также создает в папке "MDaemon\Logs\" собственный лог-файл под названием LetsEncrypt.log. Этот файл удаляется и перезаписывается при каждом запуске скрипта. В журнале фиксируется время и дата запуска скрипта, но отсутствуют отпечатки даты и времени для каждого действия. Также предусмотрена возможность отправки уведомления по электронной почте при обнаружении ошибки. Для этого используется переменная $error, которая автоматически создается и устанавливается оболочкой PowerShell. Чтобы отменить отправку уведомлений по почте при обнаружении ошибки, не используйте параметр командной строки –To.

См. также:

SSL и сертификаты

Создание и использование сертификатов SSL

 

 

 

help.altn.com

Email a document - Office Support

Send as an attachment

Excel, PowerPoint, Project, Publisher, Visio, and Word
  1. Click File > Share > Email, and then choose one of the following options:

    • Send as Attachment    Opens an email message with a copy of the file in its original file format attached.

    • Send as PDF    Opens an email message with a copy of the file in .pdf format attached.

    • Send as XPS    Opens an email message with a copy of the file in .xps format attached.

    • Send as Internet Fax    Opens a web page where you can choose from a list of providers that let you send a fax over the Internet.

      Note:  The options you see will vary depending on the Office program you’re using.

  2. Enter the recipients’ aliases, edit the subject line and message body as necessary, and then click Send.

OneNote
  1. Click File > Send, and then choose one of the following options:

    • Send as Attachment    Opens an email message with both a copy of the file in its original file format and a copy of the file as a web page attached.

    • Send as PDF   Opens an email message with a copy of the file in .pdf format attached.

  2. Enter the recipients’ aliases, edit the subject line and message body as necessary, and then click Send.

Send as the body of an email message

If you are using Excel, Publisher, or Word, you can send your file as the actual email message content — not as an attachment. To do this, first you need to add the Send to Mail Recipient command to the Quick Access Toolbar. See Customize the Quick Access Toolbar to learn how to add commands.

  1. Open the file you want to send.

  2. In the Quick Access Toolbar, click Send to Mail Recipient to open an email message. Your file will appear in the body of the message.

  3. Enter the recipients’ aliases, edit the subject line and message body as necessary, and then click Send.

Send as an attachment

The following instructions apply to Excel, PowerPoint, Project, Publisher, Visio, and Word.

  1. Click File.

  2. Click Save & Send.

  3. Select Send Using E-mail, and then choose one of the following options:

    • Send as Attachment    Opens an email message with a copy of the file in its original file format attached.

    • Send as PDF    Opens an email message with a copy of the file in .pdf format attached.

    • Send as XPS    Opens an email message with a copy of the file in .xps format attached.

      Note:  The PDF and XPS options are not available in Project 2010.

  4. Enter the recipients’ aliases, edit the subject line and message body as necessary, and then click Send.

The following instructions apply to OneNote 2010:

  1. Click File.

  2. Click Send, and then choose one of the following options:

    • E-mail Page as Attachment    Opens an email message with both a copy of the file in its original file format and a copy of the file as a web page attached.

    • E-mail Page as PDF    Opens an e-mail message with a copy of the file in .pdf format attached.

  3. Enter the recipients’ aliases, edit the subject line and message body as necessary, and then click Send.

Send as the body of an email message

If you are using Excel, Publisher, or Word, you can send your file as the actual email message content — not as an attachment. To do this, first you need to add the Send to Mail Recipient command to the Quick Access Toolbar. See Customize the Quick Access Toolbar to learn how to add commands.

To send your file as the body of an email message, follow these steps:

  1. Open the file you want to send.

  2. In the Quick Access Toolbar, click Send to Mail Recipient to open an email message. Your file will appear in the body of the message.

  3. Enter the recipients’ aliases, edit the subject line and message body as necessary, and then click Send.

Send as an attachment

Excel, PowerPoint, and Word
  • Click the Microsoft Office Button , point to Send, and then click E-mail.

    I don't see the E-mail command.

    If you don't see an E-mail command, it might because you are using a Microsoft Office suite that does not include Microsoft Office Outlook, such as Microsoft Office Home and Student 2007. However, even if you install Outlook as a standalone program, you still might not see the command. For more information about how to see the E-mail command, see KB 918792: E-mail command is missing.

OneNote, Project, and Visio

Send as the body of an email message

If you are using Excel or Word, you can send your file as the actual email message content — not as an attachment. To do this, first you need to add the Send to Mail Recipient command to the Quick Access Toolbar.

  1. Click the Microsoft Office Button , and then click Word Options or Excel Options.

  2. Click Customize, and then in the Choose commands from list, click All Commands.

  3. Click Send to Mail Recipient, and then click Add to add the command to the Quick Access Toolbar.

  4. In the Quick Access Toolbar, click Send to Mail Recipient to open an email message. Your file will appear in the body of the message.

  5. Enter the recipients’ aliases, edit the subject line and message body as necessary, and then click Send.

support.office.com

Использование слияния для массовой рассылки сообщений электронной почты

Если вы хотите отправить большому количеству получателей персонализированные сообщения электронной почты, используйте слияние. Вы получите набор персонализированных сообщений с одинаковым форматированием, текстом и рисунками. В сообщениях будут различаться только определенные разделы. При слиянии, в отличие от массовой рассылки группе людей, каждый получатель является единственным.

Для создания писем с помощью слияния нужны следующие документы:

  • Основной документ Это сообщение электронной почты, содержащее текст и рисунки (например, логотип или изображение), которые будут одинаковыми в каждой версии документа.

  • Список рассылки Этот документ содержит данные, которые используются для заполнения сведений в письме. Например, список рассылки включает имена контактов, тогда как основной документ — сообщение, которое будет им отправляться.

  • Объединенный документ Этот документ представляет собой сочетание основного документа и списка рассылки. Слияние извлекает информацию из списка рассылки и помещает ее в основной документ, что позволяет получить персонализированные объединенное документы для всех людей из списка рассылки.

Шаг 1. Подготовка основного документа

В Word введите текст сообщения электронной почты, которое вы хотите отправить. Например, если вы сообщаете о предстоящем мероприятии, укажите его название, дату, время и место. Такие сведения будут важны всем получателям.

Шаг 2. Настройка списка рассылки

Чтобы отправлять сообщения электронной почты, требуется почтовая программа, поддерживающая MAPI, например Outlook или Gmail. Если вы используете Outlook MAPI, убедитесь, что версии Word и Outlook совпадают.

Список рассылки — это источник данных. Он может быть каталогом контактов Outlook, базой данных Access или списком адресов Office. Список содержит записи, которые Word использует для получения информации при создании сообщений электронной почты.

Советы

Шаг 3. Связывание списка рассылки с сообщениями

Теперь нужно выбрать получателей из источника данных (списка адресов). Убедитесь, что ваш источник данных содержит столбец с адресами электронной почты и что в нем есть адреса всех получателей.

  1. На вкладке Рассылки в группе Начало слияния нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите нужную команду.

  2. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Если у вас нет списка рассылки, выберите Ввести новый список и создайте его.

      Или:

    • Если список рассылки хранится в виде электронной таблицы Excel, базы данных Access или файла данных другого типа, щелкните Использовать существующий список. Перейдите к списку и нажмите кнопку Открыть.

      Или:

    • Если вы используете контакты Outlook, щелкните Выбрать из контактов Outlook.

  3. Выберите Файл > Сохранить как.

  4. В поле Имя файла введите имя, а затем нажмите кнопку Сохранить.

Изменение списка рассылки

Если вы отправляете сообщения всем контактам в списке, перейдите к разделу Шаг 4. Добавление персонализированного содержимого в сообщение. Если вы хотите отправить сообщения только некоторым пользователям из списка, сделайте следующее:

  1. Нажмите кнопку Изменить список получателей.

  2. Установите флажки для имен пользователей, которые должны получить сообщения.

Вы также можете отсортировать и отфильтровать список, чтобы облегчить поиск имен и адресов.

Шаг 4. Добавление персонализированного содержимого в сообщение

Добавьте в каждое сообщение имя и адрес получателя. Для этого рекомендуется вставить поля слияния в основной документ.

  1. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Блок адреса.

  2. В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите формат имени получателей для сообщений.

  3. Нажмите кнопку ОК, чтобы вставить поле слияния.

  4. В группе Составление документа и вставка полей щелкните Строка приветствия.

  5. В диалоговом окне Вставка строки приветствия выберите нужный формат.

  6. Нажмите кнопку ОК, чтобы вставить поле слияния.

  7. В меню Файл выберите команду Сохранить, чтобы сохранить сообщение.

    Примечание : После вставки полей вам потребуется вручную отформатировать сообщение электронной почты.

Вы также можете добавить другие поля из источника данных. Дополнительные сведения см. в статье Вставка полей слияния.

Проверка имен полей слияния

    Убедитесь, что Word находит имена и адреса из списка рассылки.

    1. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Подбор полей.

      Совет :  Окно Подбор полей также можно открыть из диалогового окна Вставка блока адреса, которое вы использовали для добавления блока адреса в основной документ.

    2. В окне Подбор полей убедитесь, что поля записи, которые отображаются в списке, совпадают с именами столбцов для записей в источнике данных.

      Примечание : В диалоговом окне есть два столбца. Левый столбец содержит список имен полей, часто используемых в бизнес-записях. В правом столбце находятся имена, сопоставленные с заголовками столбцов в файле источника данных.

    3. Выполните одно из указанных ниже действий.

      • Если все имена полей соответствуют заголовкам столбцов, не нужно ничего делать.

        Или

      • Если для имени поля, которое должно быть сопоставлено с заголовком столбца, указано (нет соответствия), щелкните стрелку раскрывающегося списка и выберите имя поля в источнике данных. При необходимости повторите это действие.

    4. Нажмите кнопку ОК.

    Форматирование полей слияния

    Чтобы изменить шрифт, его размер или интервал между абзацами для содержимого, с которым производится слияние, выделите имя поля слияния и внесите нужные изменения.

    1. На вкладке Рассылки в группе Просмотр результатов нажмите кнопку Просмотреть результаты для перехода от результатов слияния обратно к полям слияния в сообщении.

    2. Выберите имя поля слияния.

    3. На вкладке Главная выберите нужный шрифт и его размер.

    4. На вкладке Разметка страницы (Word 2013) или Макет (Word 2016) укажите необходимый интервал между абзацами.

      Примечание : Так как в Word одна строка блока адреса приравнивается к абзацу, возможно, интервал между строками лучше сократить.

    Шаг 5. Предварительный просмотр и завершение слияния

    После того как все поля добавлены в основной документ, можно просмотреть предварительные результаты слияния. Если эти результаты соответствуют ожиданиям, завершите слияние.

    1. Нажмите кнопку Просмотреть результаты, а затем нажимайте кнопки Далее или Назад , чтобы убедиться, что имена и адреса выглядят так, как нужно.

      Совет :  Чтобы перейти в начало списка, нажмите кнопку Первая , а чтобы перейти в конец списка, нажмите Последняя .

    2. Щелкните Найти о объединить > Отправить электронные сообщения.

    3. В поле Кому выберите имя столбца электронных адресов из списка.

      Примечание : Word отправляет отдельное сообщение на каждый из электронных адресов. Добавить скрытых получателей, а также вложения в такие сообщения невозможно.

    4. В поле Тема введите тему сообщения.

    5. В поле Формат выберите вариант HTML (используется по умолчанию) или Текст, чтобы отправить документ в виде текста сообщения.

      Важно : Если документ отправляется как обычный текст, сообщение не будет содержать форматированного текста и графических элементов.

    6. В группе Отправить записи выполните одно из следующих действий:

      • Примите значение по умолчанию (все).

        Или

      • Выберите текущую запись, чтобы отправить только запись, отображаемую на экране.

        Или

      • Выберите последний вариант и в поле с введите номер записи, с которой нужно начать слияние, а в поле по — номер последней записи.

        Примечание : Сообщение электронной почты отправится только получателям с номерами записей из этого диапазона.

    7. Нажмите кнопку ОК, чтобы выполнить слияние.

    Шаг 6. Сохранение персонализированного сообщения

    Сохраните сообщение электронной почты, если вы планируете использовать его при следующем слиянии.

    Когда вы сохраняете основной документ, сохраняется и его подключение к выбранному источнику данных. При последующем открытии документа в Word появится запрос на сохранение подключения к источнику данных.

    • Если вы выберете Да, откроется документ с объединенными сведениями первой записи.

    • Если вы нажмете кнопку Нет, подключение между основным документом и источником данных будет разорвано. Основной документ сообщения станет обычным документом Word.

    См. также

    support.office.com

    MS Word: создание серийных писем или рассылки

    Серийные письма — это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. При создании серийного письма создаются два файла: основной текстовый файл и управляющий файл. Управляющий файл содержит информацию, которая различна в разных экземплярах серийного письма (имена, адреса). Файл основного документа содержит неизменную часть с указанием мест, в который вставляется информация из управляющего файла. В результате совместной обработки основного и управляющего файлов получается готовое серийное письмо.

    Полный цикл формирования рассылки делится разработчиками программы Word на шесть этапов:Этап 1. Выбор типа документа.Этап 2. Выбор документа.Этап 3. Выбор получателей.Этап 4. Создание письма.Этап 5. Просмотр писем.Этап 6. Завершение слияния.

    Постановка задачи

    Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.

    Поздравлять будем при помощи простого, но трогательного сообщения, содержащего имя клиента и название его компании. При чем все надо сделать так, чтобы получатель (не дай бог!) не подумал, что письмо сделано автоматически, а был уверен, что письмо было кропотливо написано ради него вручную.

    В конце все созданные сообщения надо:

    • либо отправить через Outlook каждому клиенту на его e-mail
    • либо распечатать для последующей отправки обычной почтой
    • либо закинуть в новый файл, где каждое письмо будет отдельным листом (разделом)

    В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием

    Подготовка списка клиентов в Excel

    Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:

    • Шапка таблицы должна быть простой — одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
    • В таблице не должно быть объединенных ячеек.
    • В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).

    Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.

    Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения «Уважаемый(ая)…» Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества («а» или «ч»), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT).

    В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home). Подробнее про такие «умные таблицы» можно почитать тут.

    Создаем сообщение в Word и подключаем Excel

    Открываем новый пустой документ в Microsoft Word и набираем туда текст нашего сообщения, оставляя в нем пустые места для будущей вставки имени клиента и его компании.

    Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния  на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние (Start Mail Merge) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard):

    В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис — Письма и рассылки — Мастер слияния (Tools — Letters and Mailings — Mail Merge).

    Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними — с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).

    Этап 1. Выбор типа документа.

    На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант — Письма (Letters), если мы хотим на выходе отправить созданные письма на принтер или Электронное сообщение (E-mail), если хотим разослать их по почте.

    Этап 2. Выбор документа

    На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем — Текущий документ (Current document).

    Этап 3. Выбор получателей

    На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse), после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.

    После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:

    Этап 4. Создание письма

    На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы — она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

    В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):

    Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания «ый»/»ая» к слову «уважаем» (как в нашем примере), но был обычный столбец «Пол» с классическими «муж» и «жен», то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings):

    Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову «уважаемый/ая» выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:

    Этап 5. Просмотр писем

    На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.

    Этап 6. Завершение слияния

    На завершающем этапе возможны несколько вариантов:

    Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.

    Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters), которая выведет результаты слияния в отдельный файл:

    Если вы на Шаге 1 выбирали опцию Электронные сообщения (E-mail), то на Шаге 6 вам предложат ввести тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец таблицы, содержащий адреса электронной почты для рассылки. Затем все созданные сообщения будут помещены в папку Исходящие (Outbox)вашего почтового клиента Outlook.

    Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке. Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл — Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру. Письма временно «застрянут» в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.

    Источник:

    http://www.planetaexcel.ru/techniques/13/161/

    Дополнительно:

    http://msk.edu.ua/ivk/Informatika/Books/Word/lab_rab.pdf

     

    nitforyou.com

    Настройка правил для слияния сообщений электронной почты

    Поле

    Описание

    Пример и способ

    ASK

    Используется, когда нужно повторить запрос одной и той же информации в нескольких местах в документе. Ответ на запрос отображается в составном документе.

    В диалоговом окне Вставка поля ASK есть флажок Один раз. Установите его, если вы хотите, чтобы запрос выводился только в начале слияния. По умолчанию флажок снят, то есть запрос выводится для каждой записи.

    Дополнительные сведения см. в статье Поле ASK.

    Вы планируете устроить торжество по поводу выхода на пенсию сотрудника, который много лет занимался продажей товаров вашей компании. Нужно разослать приглашение, в котором спрашивается, сможет ли получатель посетить это мероприятие.

    В диалоговом окне Вставка поля ASK в поле Закладка введите Приглашение.

    В поле Запрос введите Планируете ли Вы посетить торжество?

    В поле Ответ по умолчанию введите Да.

    Когда все будет готово, нажмите кнопку ОК.

    FILLIN

    Используйте поле FILLIN, чтобы задать вопрос. Поле FILLIN похоже на поля ASK, но не встречается в документе несколько раз.

    В диалоговом окне Вставка поля FILLIN есть флажок Один раз. Установите его, если вы хотите применить ответ ко всем объединяемым записям. По умолчанию флажок снят, то есть запрос выводится для каждой записи.

    Дополнительные сведения см. в статье Поле FILLIN.

    Ваша организация проводит медицинский осмотр сотрудников. Каждому сотруднику отправляется конфиденциальная форма регистрации, в которой запрашивается нужная информация (возраст, рост, вес).

    В диалоговом окне Вставка поля FILLIN в поле Запрос введите Сколько Вам лет?

    Когда все будет готово, нажмите кнопку ОК.

    IF THEN ELSE

    Используется для определения необходимых условий. Если заданное условие выполняется, выводится определенная информация. Если условие не выполняется, выводится другая информация.

    Дополнительные сведения см. в статье Поле IF.

    Предположим, вы обслуживаете крупную базу данных благотворительной организации. Ее члены должны получать разные извещения о предстоящих мероприятиях по сбору средств в зависимости от их географического положения.

    В диалоговом окне Вставка поля IF в раскрывающемся списке Имя поля выберите столбец место в источнике данных (обычно это электронная таблица Excel).

    В раскрывающемся списке Сравнение выберите Равно.

    В поле Значение введите Тверь. В поле Вставить следующий текст введите содержимое, которое нужно вставить, если условие выполняется. Если условие не выполняется, добавляется значение в поле В противном случае вставить следующий текст.

    Когда все будет готово, нажмите кнопку ОК.

    MERGEREC

    Используется для получения номера записи в источнике данных, который нужно включить в объединенный документ. На номер влияют сортировка и фильтрация, примененные к источнику данных перед слиянием.

    Дополнительные сведения см. в статье Поле MERGEREC.

    Поле MERGEREC можно использовать вместе с полем PRINTDATE для создания уникальных номеров счетов.

    На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Правила и выберите MERGEREC.

    MERGESEQ

    Используется для подсчета общего количества записей в объединенном документе.

    Дополнительные сведения см. в статье Поле MERGESEQ.

    Если вы объединили несколько писем, можно вывести в последней записи общее количество писем, чтобы определить почтовые расходы.

    На вкладке "Рассылки" в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Правила и выберите MERGESEQ.

    NEXT

    Используется для вставки следующей записи в текущий документ вместо начала нового документа.

    Дополнительные сведения см. в статье Поле NEXT.

    На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Правила и выберите NEXT.

    NEXTIF

    Используется для сравнения содержимого поля данных и заданного значения. То, совпадают ли они, определяет, будет ли следующая запись вставлена в текущий документ или же в новый.

    Дополнительные сведения см. в статье Поле NEXTIF.

    На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Правила и выберите NEXTIF.

    В списке Имя поля выберите имя поля слияния, например "Город".

    В списке Сравнение выберите нужный оператор. Например, чтобы выбрать получателей в определенном городе, выберите Равно.

    В поле Значение введите нужное значение. Например, чтобы выбрать получателей в Москве, введите Москва.

    SET

    Используется для связывания имени закладки с определенным значением. Закладку можно добавить в несколько мест в документе. Там, куда она вставлена, будет отображаться связанное с ней значение.

    Дополнительные сведения см. в статье Поле SET.

    Предположим, ваша организация планирует опубликовать доклад о своей работе по защите окружающей среды в определенном регионе. Название проекта пока определено предварительно и может быть изменено. В таком случае рекомендуется добавить закладку, так как при изменении названия потребуется изменить только ее, а не все его упоминания в тексте.

    В диалоговом окне Вставка поля SET в поле Закладка введите Название проекта.

    В поле Значение введите Сохранение болот.

    Когда все будет готово, нажмите кнопку ОК.

    Поле SKIPIF

    Позволяет сравнивать содержимое поля данных со значениями и пропускать вставку текущей записи, если условие выполняется.

    Дополнительные сведения см. в статье Поле SKIPIF.

    Допустим, вы владелец магазина одежды. Вы обнаружили, что на складе слишком большой запас футболок определенного размера. Поэтому при подготовке к рассылке рекламных листовок с объявлением о распродаже вы собираетесь исключить клиентов, которые носят определенный размер.

    В диалоговом окне Вставка поля SKIPIF в раскрывающемся списке Имя поля выберите столбец "Размер" в источнике данных (обычно это электронная таблица Excel).

    В раскрывающемся списке Сравнение выберите Равно.

    В поле Значение введите XL. Настроив параметры, нажмите кнопку ОК. Все клиенты, которые носят футболки размера XL, получат листовку.

    support.office.com


    Смотрите также