Visio это


Microsoft Office Visio — приложение, предназначенное специально для подготовки наглядных и привлекательных документов

Компьютеры все шире используются в самых различных областях деятельности человека. Наверное, сейчас уже трудно найти организацию, в которой компьютеры не использовались бы для ведения документации, подготовки различных отчетов и деловой переписки. Для значительного числа людей компьютер стал не просто помощником, но и основным рабочим средством.Однако с компьютерами по-прежнему работают люди, которым не чуждо ничто человеческое. Поэтому аккуратный деловой отчет или привлекательная презентация ценятся сейчас ничуть не меньше, чем ценилось в девятнадцатом веке письмо, написанное каллиграфическим почерком. Чтобы ваш труд был оценен по достоинству, его результаты нужно представить так, чтобы они были понятны и при этом радовали глаз. В тех случаях, когда речь идет о действительно ответственном проекте, для оформления документации может быть нанят профессиональный дизайнер или рекламное агентство, но это вовсе не означает, что менее важные документы могут выглядеть неряшливо. При этом для придания им достойного внешнего вида не обязательно иметь художественное образование или тратить средства на оплату услуг специалиста. Можно воспользоваться специальным программным обеспечением, способным существенно упростить процесс графического оформления документации.

Этот раздел посвящен программе Microsoft Office Visio — приложению, предназначенному специально для подготовки наглядных и привлекательных иллюстраций, схем, чертежей, графиков и диаграмм. Процесс оформления документов в Visio в значительной мере автоматизирован: вы сможете как из кирпичиков «сложить» иллюстрацию из стандартных блоков и вам не придется тратить время на точную подгонку элементов изображения друг к другу. Это и многие другие действия будут выполнены программой, а вам останется лишь скорректировать результат, если вы сочтете это необходимым.

Отдельно следует отметить качество и разнообразие возможностей визуального оформления иллюстраций. Многие готовые элементы, входящие в комплект программы, имеют очень привлекательный, «профессиональный» внешний вид. Кроме того, вы можете по своему желанию изменить окраску элементов, толщину линий, размер шрифта и другие параметры. Результатом работы с Microsoft Visio будет иллюстрация, которая может содержать текстовые комментарии, фотографии или изображения, подготовленные в других программах. Вы можете использовать ее как самостоятельный документ, сохранить в виде файла графического формата, отправить по электронной почте, распечатать или вставить в виде рисунка в текстовый документ. Например, в отчет, подготовленный с помощью Microsoft Word.

Программа Visio очень хорошо приспособлена для взаимодействия с другими приложениями. Вы сможете без особого труда использовать изображения или фрагменты текста, подготовленные в различных приложениях, в иллюстрациях Visio, и наоборот, размещать в документах Visio фрагменты, подготовленные в других программах. Кроме того, Visio рассчитана на работу с документами больших форматов, поэтому вы сможете одинаково легко подготовить как небольшую иллюстрацию для документа, так и плакат, предназначенный для печати на листе формата A1.

Как мы уже сказали, Visio является составной частью пакета приложений Microsoft Office, поэтому освоение этой программы для пользователей, имеющих опыт работы с программами Word или Excel, не составит большого труда. Несмотря на это, специфические особенности программы Visio, ориентированной на работу с графическими документами, могут потребовать комментариев и пояснений. Материалы раздела ориентированы, главным образом, на читателей, уже обладающих базовыми навыками работы с компьютером и знакомых с основными приложениями Microsoft Office.

Основное внимание уделяется процессу создания и подготовки графических иллюстраций различных типов. Отдельные главы посвящены вопросам обмена данными с другими приложениями, визуальному оформлению документов и выводу иллюстраций на печать. Один из разделов посвящен подготовке графиков и диаграмм, особенно востребованных в деловых отчетах. Отдельной статье приведен краткий список наборов элементов, являющихся «строительным материалом» для иллюстраций Visio. Он поможет вам лучше ориентироваться в возможностях программы.

ladyoffice.ru

«Visio и Project делают вашу работу быстрее и проще» | Интервью | Новый Microsoft Office | Инфозоны | Экспертиза

Татьяна Сущенко, менеджер по продвижению Visio и Project, рассказывает о нововведениях в продуктах Visio и Project, преимуществах их использования, а также демонстрирует широкие возможности визуализации в Visio.

– Татьяна, что представляет собой Visio и для чего он нужен?

– Говоря коротко, Visio – это продукт для визуализации данных. Он хорошо отражает человеческую потребность рисовать графики и схемы, чтобы донести свое сообщение. Например, вам наверняка знакома ситуация, когда специалист приходит к руководителю и начинает рассказывать о своем проекте, а потом, не выдержав, берет лист бумаги и начинает рисовать от руки графики, стрелки, схемы. Именно для того чтобы профессионально передавать нужную информацию в визуальном ее отображении и существует Visio. Более того, созданные в нем схемы и диаграммы будут не просто иллюстрацией. Они интерактивны, автоматически обновляются, могут содержать многоступенчатую структуру – то есть их можно настроить так, чтобы при клике на ту или иную фигуру пользователь «проваливался» дальше на новые данные и графики. Так мы можем создать практически любую панель показателей или схему сети.

– Татьяна, а каким именно сотрудникам возможности Visio могут оказаться полезны в повседневной работе?

– В силу своей специфики, в отличие от того же Word или Excel, решение Visio использует меньше сотрудников, однако сфера его применения довольно широка. Например, ИТ-специалисты могут средствами Visio создавать схемы серверов и стоек. Менеджеры проектов – диаграммы, показывающие производительность отдельных сотрудников или эффективность работ по проекту по сравнению с планом. Маркетологи могут визуально демонстрировать отличия продукта, «рисовать» планы продаж и графики выполнения этих планов. Дизайнеры могут легко создавать в Visio различные схемы, даже комиксы, или же, например, прототипы сайтов, которые при этом будут так же кликабельны, как и обычный веб-сайт.

Пример диаграммы, показывающей производительность отдельных сотрудников

В свою очередь, HR-специалисты часто используют Visio для создания схем организации – демонстрируя наглядно, кто за что отвечает и кому подчиняется. При этом создание такой схемы – дело всего нескольких минут. Visio собирает информацию из Outlook, таблиц Excel и даже обычных папок с файлами (например, фотографии сотрудников, автоматически ассоциируя при этом название фото с тем или иным сотрудником). Такая схема организации будет интерактивной и будет сама меняться при изменении данных в источниках. Кроме того, с помощью разнообразных шаблонов можно варьировать внешний вид схем и диаграмм на любой вкус.

Пример схемы организации

Сотрудники могут использовать многочисленные шаблоны Visio для решения своих конкретных задач. Например, финансовые менеджеры могут создавать наглядные сводные таблицы с данными из Excel, накладывать данные на карты, настраивать выделение цветом элементов графика в зависимости от указанных в нем данных. Креативные директора оценят по достоинству шаблоны для проведения брейнштормов. В общем, область применения Visio невероятно широка.

Пример диаграммы по сводной таблице

– А какие нововведения появились в новом Visio?

–Эволюция программного обеспечения в наши дни идет в сторону совместной работы и работы «здесь и сейчас». Это неудивительно – мы живем все быстрее и совершенно не привыкли ждать целыми днями, пока каждый из сотрудников по очереди сделает свою часть большой задачи. Visio следует этой глобальной тенденции – теперь вы можете редактировать диаграммы одновременно с другими пользователями, а так же оставлять комментарии к схеме прямо в браузере. Что важно, такие комментарии будут комментариями «в документе», а не просто на странице сайта. Для ИТ-специалистов и всех, кто занимается созданием панелей показателей, тоже есть новости. Мы перешли на открытый формат файлов – благодаря этому стало легче работать со схемами, их сразу можно публиковать на веб-страницы, не делая отдельного экспорта в формат xml. Появились новые красивые фигуры, шаблоны, цветовые схемы (например, мне очень нравится шаблон, имитирующий рисунок «от руки»). Также появилась возможность изменять всего в несколько кликов внешний вид уже созданной диаграммы. Кроме того, мало кто знает, что в Visio с помощью вкладки «Разработчик» можно дорисовать собственные фигуры, если окажется недостаточно встроенных. Улучшилась также автоматическая проверка диаграмм на соответствие логике, что заметно сокращает время работы над ними и позволяет избежать ошибок. Добавилась возможность включения в диаграммы фотографий с автоматическим распознаванием, например, по названию. Visio также научился строить карты внешних веб-сайтов с настройками глубины сканирования, отображаемых форматов документов и типов файлов (например, ссылки, картинки и т.д). Мы также добавили в новый Visio возможности 3D. Например, если раньше можно было составлять в Visio планы помещений в реальном масштабе (для проведения мероприятий, пересадки офисов и т.д.), то теперь пространство этих помещений можно делать трехмерным, что позволяет, например, автоматически посчитать необходимый метраж материалов для стен или иные показатели.

Пример плана помещения в 3D

И наконец, теперь новый Visio будет доступен не только в коробочной версии, но и по подписке в составе тарифных планов Office 365 для бизнеса.

– Насколько глубока интеграция Visio с другими продуктами Microsoft, например, с Project?

– Как правило, каждая фигура в диаграмме или графике Visio связана с определенными данными. И у пользователя есть выбор, какой именно источник назначить для получения данных в Visio. Это может быть SQL Server, System Center, Dynamics, Office (Excel, Outlook), Project и другие решения. Созданные схемы Visio можно импортировать в Word, Excel и PowerPoint, а также выложить на корпоративный портал SharePoint, где схема будет автоматически обновляться при изменении исходных данных, и другие пользователи смогут ее не только просматривать, но и комментировать. Можно также экспортировать отчеты из Project в Visio и в нем визуально отображать ход того или иного проекта, схемы ответственности менеджеров и тому подобное. Visio и Project делают вашу ежедневную работу быстрее и проще.

– Татьяна, если говорить про новый Project, то было бы интересно узнать, какие нововведения появились и в этом продукте?

– В первую очередь, мне бы хотелось обратить внимание на изменения, коснувшиеся способов развертывания Project в организациях. В самом ближайшем будущем у компаний появится выбор из четырех вариантов: это знакомые настольные приложения и серверная версия Project Server, а также новинки: Project Online (серверное решение, развернутое в дата-центрах Microsoft) и Project Pro, доступный по подписке в рамках облачного сервиса Office 365 для бизнеса. Раньше мы не предлагали компаниям Project из облака, но делаем это сегодня, так как видим потребности наших заказчиков. Для отдельных специалистов, которые имеют дело с проектами время от времени, например разработчиков сайтов, будет достаточно настольного приложения Project. Для крупных компаний лучше всего подойдет Project Server, а для небольших компаний, в которых мало сотрудников и нет собственной серверной инфраструктуры, – Project Online или Project Pro. Хочу отдельно подчеркнуть, что Project Web Apps теперь замечательно работают во всех современных браузерах. Это нововведение, которого ждали многие наши пользователи.

– А какие изменения были внесены в сам клиент Project?

– В первую очередь, заметно поменялась отчетность по проектам. Теперь она полностью совместима с продуктами Office: например, можно копировать таймлайны в PowerPoint, и они автоматически принимают формат темы презентации. Графики-отчеты по проектам теперь требуют минимальной настройки, более того, вы сразу получаете преднастроенный план (конструктор) отчета. Этот план работает практически как сводная таблица в Excel, и в ней можно с легкостью подготовить отчет любой сложности, который, помимо этого, будет еще и интерактивным – то есть модифицироваться в зависимости от меняющихся показателей.

Пример автоматических графиков-отчетов в Project

Мы также добавили визуальный «оптимизатор ресурсов», который позволяет руководителю проекта легко и наглядно получать информацию о ходе проекта и загрузке менеджеров, синхронизированную с диаграммой Ганта. Диаграмма Ганта - это- прекрасное представление проекта, но отслеживать в ней перегрузку исполнителей и назначение задач неудобно. А новый визуальный оптимизатор не только отображает загрузку, но и дает возможность быстро перепланировать ресурсы. При этом при переносе одной задачи автоматически меняются остальные, которые от нее зависят.

Пример графика загрузки

Также появились нововведения в таймлайне проекта – например, при выборе отдельной задачи можно выделить взаимосвязанные задачи и проекты, что дает возможность быстрее принимать решения по проектам. Также добавилась синхронизация с Lync – любому участнику проекта теперь можно написать или позвонить прямо из Project.

– И, конечно же, хочется сразу спросить, каким компаниям будет необходим новый Project?

– Project нужен компаниям, которые занимаются строительством, разработкой, производством, а также нужен банкам, инвестиционным компаниям и многим другим. В общем, это все те организации, которым важно, чтобы проекты завершались вовремя, были предсказуемы и контролируемы по расходам и ресурсам. Конечно, каждая компания уникальна, и необходимо настраивать Project под те типы задач, показатели и исполнителей, которые актуальны для конкретной организации. Но в этом случае всегда можно воспользоваться либо коробочными партнерскими решениями, в том числе отраслевыми, либо с помощью профессионального опыта наших партнеров или собственных ИТ-специалистов и менеджеров проектов настроить продукт под себя.

www.osp.ru

Visio для образования, отдела кадров (HR), аналитиков, ИТ

В новой версии Visio мы сделали шаблоны UML более современными и привлекательными. В более раннейзаписи мы уже обсудили принципиально новый подход к шаблонам UML. В пять самых популярных схем UML были добавлены абсолютно новые фигуры, и теперь вы можете еще быстрее и проще создавать прекрасные схемы профессионального вида. С помощью наших новых шаблонов UML можно создавать схемы последовательностей, статической структуры, нотации баз данных, классов, конечных автоматов, деятельности и вариантов использования, соответствующие стандарту UML 2.4.

Новые шаблоны UML ориентированы на произвольную работу с полотном. Каждый шаблон использует всю мощь Visio, включая эффекты фигур и темы, а также возможности совместной работы и комментирования, которые обеспечивают общий доступ к схемам в масштабе организации.

В этой статье мы представим несколько новых схем UML, а также дадим несколько советов по использованию новой модели.

Схема классов

С помощью шаблона схемы классов UML можно создавать статичные структурные схемы. На основе этих схем удобно разрабатывать модели классов и объектов в программном обеспечении. А возможности комментирования и совместной работы еще больше упрощают взаимодействие с коллегами и доработку программных проектов.

В основе объектно-ориентированных классов этой схемы лежат базовые фигуры класса, члена и делителя. Доступны также специальные фигуры интерфейса и перечисления. Чтобы визуально сгруппировать классы в развернутый или свернутый пакет, можно добавить фигуру пакета.

Отношения между классами, интерфейсами и перечислениями можно представить с помощью семи соединительных линий отношений: наследование, реализация интерфейса, связь, направленная связь, агрегат, зависимость и композиция. Чтобы изменить тип отношения, когда соединительная линия уже есть на полотне, откройте контекстное меню и выберите один из других типов. Количество элементов отражает количественное отношение между объектами. Используйте контекстное меню, чтобы отобразить текстовые поля количества элементов и изменить их с учетом этого свойства отношения.

Совет: С помощью фигуры примечания можно описать классы или сообщить подробные сведения о реализации.

С помощью структуры данных списка в фигуре класса упорядочиваются члены и функции каждого класса. (Аналогичная модель применяется в фигурах баз данных.) Добавить новые члены в классы можно одним из трех способов:

  • Добавить или удалить члены путем их перетаскивания в фигуру списка или из нее. Фигура класса выделяется зеленым прямоугольником, означающим членство, а оранжевая строка вставки указывает на конкретное положение, которое займет в классе новый член.
  • Выделить фигуру члена, уже имеющуюся в классе, и с помощью контекстного меню вставить фигуру члена перед выбранной фигурой или после нее.
  • Щелкнуть треугольник вставки с любой стороны фигуры класса, чтобы вставить в выделенное место новый член.

С помощью фигуры делителя данные-члены и функции разделяются внутри класса. Чтобы изменить размер, потяните за желтый управляющий маркер справа. При этом изменится размер фигуры класса и всех членов.

Чтобы отобразить параметр шаблона или стереотип, выделите фигуру класса, а затем отобразите эти свойства с помощью контекстного меню.

Все схемы UML полностью поддерживают тематизацию. Изменив тему, можно настроить стиль и тон схемы. Фигуры класса обладают дополнительной возможностью: для них доступны различные варианты украшения, которые можно выбирать с помощью тем. Каждый вариант имеет свой характер, от традиционного и консервативного (низкий уровень) до современного и забавного (высокий уровень).

Схема последовательностей

Схемы последовательностей UML моделируют взаимодействия и события, упорядоченные во временной последовательности. С их помощью можно показать этапы процесса с различными субъектами или передачу данных от одного объекта другому в системе.

Жизненный цикл субъекта или объекта представляет участников системы. Каждый цикл содержит множество точек соединения, в которых с субъектом или объектом можно соединять сообщения.

На панели фигур доступно четыре типа соединителей сообщений: сообщение, ответное сообщение, сообщение самому себе и асинхронное сообщение.

Совет. В контекстном меню можно изменять тип сообщения с синхронного на асинхронный и наоборот. Сообщение самому себе — это сообщение, источником и адресатом которого является один и тот же жизненный цикл.

Фигуры фрагментов позволяют инкапсулировать циклы, необязательные фрагменты, альтернативные блоки и подпроцессы.

Фигура активации показывает начало жизненного цикла. Поместите эту фигуру на жизненный цикл и соедините с ней сообщения.

Конечный автомат

С помощью схемы конечного автомата UML можно показать последовательность состояний, через которые проходит объект в течение своего жизненного цикла. Состояние моделируется с помощью одной из четырех фигур состояний. Начало и окончание жизненного цикла можно показать с помощью начального и конечного состояния. Фигуры выбора отображают переходы между состояниями.

Совет. Добавьте текст к фигурам соединителей, чтобы пометить состояния и условия.

Схема деятельности

Схема деятельности UML — это особый случай схемы состояний, в которой все состояния являются состояниями деятельности, а переходы вызываются завершением действий, связанных с исходным состоянием. С помощью схемы деятельности можно описать внутреннее поведение метода и представить процесс, управляемый внутренними действиями.

В новом шаблоне схемы деятельности используются фигуры функциональных блок-схем, что позволяет представить каждого участника системы. Размер дорожек меняется с учетом содержимого, а их размещение корректируется при добавлении новых дорожек.

С помощью стандартной нотации UML можно смоделировать процесс от начального до конечного узлов. Новые фигуры упрощают организацию содержимого и помогают создавать великолепные и понятные схемы.

Совет: Возможность автосоединения позволяет без труда добавлять новые этапы процесса.

Варианты использования

Схемы вариантов использования UML служат для моделирования взаимодействий внутри подсистем и между ними. Инструмент автосоединения позволяет подключать фигуру субъекта к фигурам вариантов использования. Соединители описывают отношение между этими фигурами и субъектом. Всего существует пять соединителей: связь, зависимость, обобщение, включение и исключение. Фигура подсистемы представляет входящие в нее варианты использования.

Совет: Чтобы добавить значки для различных субъектов в системе, воспользуйтесь функцией поиска фигур. Дополнительные сведения о ее использовании см. в справочной статье о поиске фигур. В примере выше фигура субъекта заменена фигурой банка.

Преимущества новых фигур

Новые шаблоны UML в Visio позволяют без труда создавать прекрасные схемы профессионального вида, отображающие классы, последовательности, конечные автоматы, деятельность и варианты использования в соответствии со стандартом UML 2.4. С помощью шаблонов вы легко сможете совместно использовать и редактировать схемы сложных систем. Новые схемы более гибкие и расширяемые, и теперь такие возможности Visio, как автосоединение, замена фигуры и комментирование, можно использовать и в моделях UML.

products.office.com

Продукты Visio и Project

В новой версии Visio мы сделали шаблоны UML более современными и привлекательными. В более ранней записи мы уже обсудили принципиально новый подход к шаблонам UML. В пять самых популярных схем UML были добавлены абсолютно новые фигуры, и теперь вы можете еще быстрее и проще создавать прекрасные схемы профессионального вида. С помощью наших новых шаблонов UML можно создавать схемы последовательностей, статической структуры, нотации баз данных, классов, конечных автоматов, деятельности и вариантов использования, соответствующие стандарту UML 2.4.

Новые шаблоны UML ориентированы на произвольную работу с полотном. Каждый шаблон использует всю мощь Visio, включая эффекты фигур и темы, а также возможности совместной работы и комментирования, которые обеспечивают общий доступ к схемам в масштабе организации.

В этой статье мы представим несколько новых схем UML, а также дадим несколько советов по использованию новой модели.

Схема классов

С помощью шаблона схемы классов UML можно создавать статичные структурные схемы. На основе этих схем удобно разрабатывать модели классов и объектов в программном обеспечении. А возможности комментирования и совместной работы еще больше упрощают взаимодействие с коллегами и доработку программных проектов.

В основе объектно-ориентированных классов этой схемы лежат базовые фигуры класса, члена и делителя. Доступны также специальные фигуры интерфейса и перечисления. Чтобы визуально сгруппировать классы в развернутый или свернутый пакет, можно добавить фигуру пакета.

Отношения между классами, интерфейсами и перечислениями можно представить с помощью семи соединительных линий отношений: наследование, реализация интерфейса, связь, направленная связь, агрегат, зависимость и композиция. Чтобы изменить тип отношения, когда соединительная линия уже есть на полотне, откройте контекстное меню и выберите один из других типов. Количество элементов отражает количественное отношение между объектами. Используйте контекстное меню, чтобы отобразить текстовые поля количества элементов и изменить их с учетом этого свойства отношения.

Совет: С помощью фигуры примечания можно описать классы или сообщить подробные сведения о реализации.

С помощью структуры данных списка в фигуре класса упорядочиваются члены и функции каждого класса. (Аналогичная модель применяется в фигурах баз данных.) Добавить новые члены в классы можно одним из трех способов:

  • Добавить или удалить члены путем их перетаскивания в фигуру списка или из нее. Фигура класса выделяется зеленым прямоугольником, означающим членство, а оранжевая строка вставки указывает на конкретное положение, которое займет в классе новый член.
  • Выделить фигуру члена, уже имеющуюся в классе, и с помощью контекстного меню вставить фигуру члена перед выбранной фигурой или после нее.
  • Щелкнуть треугольник вставки с любой стороны фигуры класса, чтобы вставить в выделенное место новый член.

С помощью фигуры делителя данные-члены и функции разделяются внутри класса. Чтобы изменить размер, потяните за желтый управляющий маркер справа. При этом изменится размер фигуры класса и всех членов.

Чтобы отобразить параметр шаблона или стереотип, выделите фигуру класса, а затем отобразите эти свойства с помощью контекстного меню.

Все схемы UML полностью поддерживают тематизацию. Изменив тему, можно настроить стиль и тон схемы. Фигуры класса обладают дополнительной возможностью: для них доступны различные варианты украшения, которые можно выбирать с помощью тем. Каждый вариант имеет свой характер, от традиционного и консервативного (низкий уровень) до современного и забавного (высокий уровень).

Схема последовательностей

Схемы последовательностей UML моделируют взаимодействия и события, упорядоченные во временной последовательности. С их помощью можно показать этапы процесса с различными субъектами или передачу данных от одного объекта другому в системе.

Жизненный цикл субъекта или объекта представляет участников системы. Каждый цикл содержит множество точек соединения, в которых с субъектом или объектом можно соединять сообщения.

На панели фигур доступно четыре типа соединителей сообщений: сообщение, ответное сообщение, сообщение самому себе и асинхронное сообщение.

Совет. В контекстном меню можно изменять тип сообщения с синхронного на асинхронный и наоборот. Сообщение самому себе — это сообщение, источником и адресатом которого является один и тот же жизненный цикл.

Фигуры фрагментов позволяют инкапсулировать циклы, необязательные фрагменты, альтернативные блоки и подпроцессы.

Фигура активации показывает начало жизненного цикла. Поместите эту фигуру на жизненный цикл и соедините с ней сообщения.

Конечный автомат

С помощью схемы конечного автомата UML можно показать последовательность состояний, через которые проходит объект в течение своего жизненного цикла. Состояние моделируется с помощью одной из четырех фигур состояний. Начало и окончание жизненного цикла можно показать с помощью начального и конечного состояния. Фигуры выбора отображают переходы между состояниями.

Совет. Добавьте текст к фигурам соединителей, чтобы пометить состояния и условия.

Схема деятельности

Схема деятельности UML— это особый случай схемы состояний, в которой все состояния являются состояниями деятельности, а переходы вызываются завершением действий, связанных с исходным состоянием. С помощью схемы деятельности можно описать внутреннее поведение метода и представить процесс, управляемый внутренними действиями.

В новом шаблоне схемы деятельности используются фигуры функциональных блок-схем, что позволяет представить каждого участника системы. Размер дорожек меняется с учетом содержимого, а их размещение корректируется при добавлении новых дорожек.

С помощью стандартной нотации UML можно смоделировать процесс от начального до конечного узлов. Новые фигуры упрощают организацию содержимого и помогают создавать великолепные и понятные схемы.

Совет: Возможность автосоединения позволяет без труда добавлять новые этапы процесса.

Варианты использования

Схемы вариантов использования UML служат для моделирования взаимодействий внутри подсистем и между ними. Инструмент автосоединения позволяет подключать фигуру субъекта к фигурам вариантов использования. Соединители описывают отношение между этими фигурами и субъектом. Всего существует пять соединителей: связь, зависимость, обобщение, включение и исключение. Фигура подсистемы представляет входящие в нее варианты использования.

Совет: Чтобы добавить значки для различных субъектов в системе, воспользуйтесь функцией поиска фигур. Дополнительные сведения о ее использовании см. в справочной статье о поиске фигур. В примере выше фигура субъекта заменена фигурой банка.

Преимущества новых фигур

Новые шаблоны UML в Visio позволяют без труда создавать прекрасные схемы профессионального вида, отображающие классы, последовательности, конечные автоматы, деятельность и варианты использования в соответствии со стандартом UML 2.4. С помощью шаблонов вы легко сможете совместно использовать и редактировать схемы сложных систем. Новые схемы более гибкие и расширяемые, и теперь такие возможности Visio, как автосоединение, замена фигуры и комментирование, можно использовать и в моделях UML.

www.microsoft.com

Продукты Visio и Project

С огромным удовольствием публикуем статью Ирины Бевз, старшего HR-менеджера, Microsoft в России, первоначально опубликованную в журнале «Кадровые Решения»№9 (сентябрь 2013).

В средних и крупных компаниях работа HR-специалиста включает большое количество типовых и при этом трудозатратных задач. Например, для оптимизации организационной структуры, реструктуризации, оценки эффективности персонала часто требуется быстро и наглядно проанализировать существующую схему организации, и без современных информационных технологий эта задача может стать для кадровика головной болью, а с технологиями – конкурентным преимуществом.

В задачи отдела персонала Microsoft в России входит обеспечение компании необходимым количеством высокопрофессиональных специалистов, развитие сотрудников и их компетенций, удержание и вовлечение работников в жизнь компании, оптимизация организационной структуры. И, конечно, для этого мы используем определенные программные продукты, которые позволяют решать все перечисленные задачи эффективнее.

Например, в Microsoft используется внутренняя рекрутинговая база данных Headtrax, с которой процедура подбора и найма сотрудника проходит поэтапно, подобно тому, как продажа проходит через CRM-систему. Это дает возможность отделу персонала сокращать риски и временные затраты, контролировать процесс на всех этапах. Для повышения лояльности сотрудников мы используем внутренний портал (интранет) на базе Microsoft SharePoint, куда специалист может обращаться за необходимой информацией, узнавать новости компании, размещать свои инициативы и т.д. Интранет также позволяет сократить время на работу с типовыми запросами в отдел персонала: все основные документы и справки (например, о доходах) размещены в специальном разделе портала.

Для решения таких глобальных задач, как оптимизация организационной структуры, повышение эффективности работы персонала, оздоровление оргструктуры и т.д., критически важно решение, которое автоматизирует работу, поможет не запутаться в потоках информации, централизовать данные обо всех сотрудниках и их связях в команде и представить их в удобном для анализа формате. В нашем подразделении для этих целей используется Microsoft Visio – приложение, которое позволяет подключить данные из различных источников (например, списка контактов в почте или таблицы Excel) и быстро представить их в виде доступных для осмысления и дальнейшей работы диаграмм.

Благодаря визуализации я могу на одной странице увидеть всю структуру компании, конкретных сотрудников, информацию по ним, их взаимоподчиненность друг другу, организованность в отдельные команды и т.д. Такую визуализированную оргструктуру также называют «оргчартом».

Оргчарт используется для реструктуризации компании, анализа качества работы персонала и оптимальности существующей оргструктуры. С его помощью можно увидеть, где в компании проблемные зоны, выделить группы с низкими показателями эффективности (например, отметив автоматически на оргчарте цветом «двоечников» и «отличников»). Можно также быстро посмотреть уровень загрузки сотрудников и групп, если в компании есть соответствующее ПО для подсчета рабочих часов, увидеть график выполнения KPI, уровень удовлетворенности сотрудников и т.д.

Для наших оргчартов я выделяю на диаграммах такие данные, как параметры качества работы сотрудника, типы трудовых ресурсов (полный рабочий день, контрактники под проект, «срочники», исполнители разовых услуг и т.д.). Можно настроить оргчарт так, чтобы соответствующая информация подкачивалась в диаграмму из баз данных, и оргчарт автоматически обновлялся, исходя из новых показателей. Таким образом, я могу в любую минуту получить актуальный вариант существующей схемы организации, не тратя времени на ее обновление.

Подобная автоматизация позволяет более чем в 10 раз сократить время, которое HR-специалист вынужден тратить на отрисовку оргструктуры в Excel, PowerPoint или Word, вручную копируя типовые элементы, проставляя линии подчинения одних сотрудников другим и т.д. Например, оргчарт организации из 150 человек при наличии центральной базы данных (в Excel, Exchange или другой программе) можно сделать всего за 1 час. Без единой базы данных эта работа займет всего 3 часа. Если в компании состав сотрудников, их должности и отделы меняются достаточно часто, то необходимость автоматизации этой задачи становится очевидной.

Чем больше компания, тем актуальнее визуализация организационной структуры. Более того, в какой-то момент, по мере роста штата и количества данных о нем, без визуализации воспринять и проанализировать оргструктуру компании становится попросту невозможным.

Более того, визуализация помогает сократить временные затраты не только HR-менеджеров, но и руководителей компании. Оргчарт – это удобный инструмент для анализа и быстрого принятия верных управленческих решений. Допустим, компания задалась целью провести реорганизацию с целью сокращения затрат или повышения производительности сотрудников. С помощью визуализации данных можно быстро отобразить базовую оргструктуру компании в наглядном и удобном для анализа виде, и на ее основе создать несколько сценариев реорганизации. Таким образом, руководитель сможет быстро просмотреть варианты и выбрать оптимальный, или прямо на диаграммах прорисовать свой.

В завершение хочется отметить, что сегодня информационные технологии проникают во всех сферы жизни, и умение использовать преимущества, которые они предлагают, необходимо. Это делает эффективнее не только HR-службу, но организацию в целом. И, что немаловажно, – современные инструменты для визуализации данных легки и просты в использовании. Например, пользоваться Visio я научилась самостоятельно всего за 3 дня и сегодня трачу время, освободившееся в результате автоматизации типовых процессов, на решение стратегически задач.

www.microsoft.com

Visio 2013: Краткое руководство по началу работы + ВИДЕО

Интерфейс Microsoft Visio 2013 изменился по сравнению с предыдущими версиями, и чтобы помочь вам быстрее освоиться с ним, мы представляем вашему вниманию это руководство.Используйте обновленные шаблоны: Шаблоны помогают создать документ нужного типа. Их можно найти на вкладке Файл. Наиболее популярные шаблоны разделены на категории, обозначенные разными цветами. Если обнаружить нужный шаблон не удается, можно попробовать найти его с помощью функции поиска.

  1. Настройте оформление и дизайн: Придайте документу единообразный вид с помощью тем и гармонично подобранных цветов. Сделать это можно на вкладке Конструктор.
  2. Добавляйте примечания: Добавляйте примечания к фигурам или отвечайте на примечания других пользователей. Для этого щелкните индикатор примечания в документе или откройте вкладку Рецензирование.
  3. Отображайте или скрывайте ленту: Щелкните ярлычок вкладки для открытия ленты или закрепите ленту, чтобы она отображалась постоянно.
  4. Выбирайте для фигур эффекты: Применяйте к фигурам эффекты, такие как тени, градиенты и объемное вращение.
  5. Используйте сенсорные элементы управления: На устройствах с сенсорным вводом, например на планшетном ПК, можно рецензировать и редактировать документы с помощью сенсорных жестов. Добавляйте и перемещайте фигуры, используйте сжатие и масштабирование, добавляйте примечания и текст.
  6. Используйте специальные фигуры: В состав шаблонов входят наборы элементов, представляющие собой коллекции специальных фигур. Для расширения выбора фигур можно добавлять дополнительные наборы элементов.
  7. Выполняйте поиск фигур: Не можете найти фигуру? В окне Фигуры нажмите кнопку Поиск.
  8. Настройте панель быстрого доступа: На панели быстрого доступа команды доступны в любой момент. Чтобы добавить на панель команду с ленты, щелкните ее правой кнопкой мыши.

Интерфейс Microsoft Visio 2013 изменился по сравнению с предыдущими версиями

Быстрое начало работы

В Visio включены десятки шаблонов, с помощью которых можно быстро создавать документы практически любого типа: организационные диаграммы, сетевые графики, планы этажей, схемы подключения, рабочие процессы и многое другое.

Быстрое начало работы в Visio 2013

Каждый шаблон включает специальные коллекции фигур, характерных для документов данного типа. Они называются наборами элементов. В окне Фигуры у края документа отображаются наиболее популярные наборы элементов и фигуры для создаваемой схемы. Чтобы приступить к работе, перетащите фигуры из окна Фигуры в документ.

Профессиональное оформление документа

Несколькими щелчками мышью можно придать документу профессиональный привлекательный вид. Используйте тему, чтобы применить согласованный набор цветов, или настройте ее, выбрав один из цветовых вариантов. Коллекции тем и вариантов доступны на вкладке Конструктор. Наведя указатель мыши на элемент коллекции, можно увидеть, как будет выглядеть документ после предполагаемого изменения.

Профессиональное оформление документа

Также можно улучшить вид фигур. Visio теперь позволяет применять к фигурам те же эффекты (например заливку, градиенты, тени или объемные эффекты), которые доступны для графических элементов в других программах Office. Для этого используйте группу Стили фигур на вкладке Главная.

Visio теперь позволяет применять к фигурам те же эффекты

Действия, которые вам могут потребоваться

Из приведенной ниже таблицы вы узнаете, где найти некоторые наиболее часто используемые инструменты и команды в Word 2013.

Действия Вкладка Группы
Создание, открытие, сохранение, печать документа, предоставление к нему общего доступа, настройка работы Visio Файл Группы Создать, Открыть, Сохранить, Сохранить как, Печать, Общий доступ, Экспорт и Параметры
Добавление и изменение текста, применение стиля к фигуре, выравнивание и упорядочение фигур Главная Группы Шрифт, Абзац, Стили фигур и Упорядочение
Добавление рисунка, чертежа САПР, надписи, контейнера или соединительной линии Вставка Группы Иллюстрации, Части схемы и Текст
Применение к документу профессиональной цветовой схемы, добавление фона Дизайн Группы Темы, Варианты и Фоны
Проверка орфографии, добавление примечаний и ответ на них Рецензирование Группа Правописание и Примечания
Включение линий сетки, направляющих и окна «Данные фигуры» Вид Группы Показ и Визуальные подсказки

Совместная работа над схемой

Если документ сохранен в SharePoint, несколько участников рабочей группы могут работать над ним одновременно. Вы можете видеть, кто работает с той или иной частью схемы, и все участники группы получают уведомления о внесенных изменениях.

Кроме того, если документ опубликован в SharePoint или Office 365, другие пользователи могут просматривать его и добавлять примечания в веб-браузере, даже если приложение Visio у них не установлено.

Обмен советами и отзывами с помощью примечаний

Функция добавления примечаний в Visio была улучшена. Теперь можно добавлять примечания и отвечать на них в Visio или через Интернет с помощью служб Visio.

Обмен советами и отзывами с помощью примечаний

Вы видите, когда авторы примечаний находятся в сети, и при наличии приложения Lync 2013 можете начать с ними текстовую беседу в Visio.

Визуализация данных с помощью Visio

Подключайте фигуры на схеме к данным реального времени, чтобы упростить сканирование и анализ сложных данных. Можно подключаться к стандартным источникам бизнес-данных, таким как Excel, Access, SQL Server и SharePoint. Если необходимо, можно включить автоматическое обновление данных фигуры при изменении данных в источнике.

Чтобы сделать данные более наглядными, их можно выделить с помощью цветов, значков, символов и графов, подключенных к фигуре.

Визуализация данных с помощью Visio

Графические элементы также обновляются автоматически при изменении данных. Это помогает мгновенно выявлять закономерности в данных.

Совместная работа с пользователями предыдущих версий Visio

Предоставляя общий доступ к файлам или обмениваясь ими с людьми, которые работают в одной из предыдущих версий Access, учитывайте указанные ниже моменты.

Действие в Visio 2013 Что происходит Что нужно сделать
Вы открываете документ, созданный в Visio 2010 Файл открывается в режиме совместимости, в котором отключаются возможности Visio 2013, которые могут привести к проблемам в более ранних версиях. Если файл не будет открываться в более ранних версиях, сохраните его как документ Visio 2013. Также можно преобразовать его в новый формат, выбрав на вкладке Файл пункты Сведения → Преобразовать. Если последний пункт недоступен, преобразовывать файл не нужно.
Вы сохраняете документ как файл Visio 2013 При открытии или сохранении файла проблем с совместимостью не будет. Пользователи более ранних версий Visio не смогут открыть файл, поскольку формат Visio 2013 несовместим с приложением Visio 2010 и более ранними версиями. Если документ будет открываться с помощью более ранней версии Visio, сохраните его в старом формате. Для этого откройте вкладку Файл и выберите команду Сохранить как. Затем выберите папку, в которой нужно сохранить документ, и выберите в списке Тип файла пункт Документ Visio 2003–2010.
Вы сохраняете документ как файл Visio 2010 При сохранении документа в старом формате средство проверки совместимости выводит список возможных проблем. Обычно они связаны с используемыми в документе возможностями Visio 2013, которые не реализованы или не работают в более ранних версиях. Средство проверки совместимости сообщает, какие изменения будут внесены в документ при сохранении в старом формате. Если вносить их нежелательно, отмените команду «Сохранить как». В противном случае Visio 2013 применит изменения автоматически, а после сохранения будет показан обновленный документ.

ladyoffice.ru

A beginner's guide to Visio

Step 1: Choose and open a template

  1. Start Visio.

  2. Click the Flowcharts category.

  3. Click Basic Flowchart, and then click Create.

Each template includes shapes related to the type of drawing, in collections called stencils. Stencils are in the Shapes window beside the drawing page. For example, one of the stencils that opens with the Basic Flowchart template is Basic Flowchart Shapes.

Step 2: Drag and connect shapes

To create your diagram, drag shapes from the stencil onto the blank page and connect them to one another. There are several ways to connect shapes, but for now use AutoConnect. For example, just a few clicks connects a flowchart Start/End shape to a new Process shape.

  1. Drag the Start/End shape from the Basic Flowchart Shapes stencil onto the drawing page, and then release the mouse button.

  2. Hold the pointer over the shape so that the blue AutoConnect arrows show.

  3. Move your pointer on top of the blue arrow that points toward where you want to place the second shape.

    A mini toolbar appears that contains shapes from the top of the stencil.

  4. Click the square Process shape.

    The Process shape is added to the diagram, automatically connected to the Start/End shape.

If the shape you want to add isn’t on the mini toolbar, you can drag the shape you want from the Shapes window and drop it on a blue arrow. The new shape is connected to the first shape as if you had clicked it on the mini toolbar.

Use the AutoConnect arrows also to connect two shapes already in your drawing. Drag an AutoConnect arrow from one shape and drop it on another shape. You get an arrow from the first shape to the second.

Step 3: Add text to shapes

  1. Click the shape and start typing. You don’t need to double-click to add text to a shape; when you type, text is added to whichever shape is selected.

  2. When you finish typing, click on a blank area of the drawing page or press ESC.

You can add text to almost any object – even connectors – by selecting it and typing.

What are Visio shapes, stencils, and templates?

Shapes

Visio shapes are ready-made objects that you drag onto your drawing page — they are the building blocks of your diagram.

When you drag a shape from the Shapes window onto your drawing page, the original shape remains on the stencil. That original is called a master shape. The shape that you put on your drawing is a copy — also called an instance — of that master. You can drag as many instances of the same shape onto your drawing as you want.

Rotating and resizing shapes

The most common things that people do with shapes involve features that are built right into the shapes. Visual cues help you find and use those features quickly:

  • Rotation handles

    The round handle located above a selected shape is called a rotation handle. Drag it right or left to rotate the shape.

  • Connection arrows for AutoConnect

    The connection arrows help you easily connect shapes to one another, as you saw in the previous section.

  • Selection handles for resizing shapes

    You can use the square selection handles to change the height and width of your shape. Click and drag a selection handle on the corner of a shape to enlarge the shape without changing its proportions, or click and drag a selection handle on the side of a shape to make the shape taller or wider.

Special features of Visio shapes

Visio shapes are much more than simple images or symbols.

Shapes can hold data

You can add data to each shape by typing it in the Shape Data window – on the View tab, in the Show group, click Task Panes, and then click Shape Data. With Visio Professional Edition, you can also import data from an external data source.

Data is not displayed in the drawing by default. To see the data for an individual shape, open the Shape Data window at Data > Show/Hide > Shape Data Window, then select the shape.

If you want to display the data for lots of shapes at once, you can use a feature called data graphics, also on the Data tab. The following illustration shows the data for two trees at once.

Shapes with special behavior

Many Visio shapes have special behavior that you can find by stretching, right-clicking, or moving the yellow control handle on the shape.

For example, you can stretch a People shape to show more people, or stretch the Growing flower shape to indicate growth.

 

Tip:  A great way to find out what a shape can do is to right-click it to see if there are any special commands on its shortcut menu.

If you’re building an organization chart, shapes can automatically build the reporting structure. Drag each person’s shape to the chart and drop it on top of their manager’s shape. The shapes automatically connect to show the hierarchy.

Stencils

Visio stencils hold collections of shapes. The shapes in each stencil have something in common. The shapes can be a collection of shapes that you need to create a particular kind of diagram, or several different versions of the same shape.

For example, the Basic Flowchart Shapes stencil contains only common flowchart shapes. More specialized flowchart shapes are in other stencils, such as the Work Flow Objects and TQM Diagram Shapes.

Stencils appear in the Shapes window, with the title bars grouped together at the top of the window. To see the shapes on a particular stencil, click its title bar. If there are a lot of stencils in the template, the title bar area will have a scroll bar and some title bars will be hidden; scroll to find them all. You can also expand the title bar area by dragging the bottom divider bar down, so all the title bars are visible.

Open any Visio stencil

Each template opens with the stencils that you need to create a particular kind of drawing, but you can open other stencils any time you want.

  • In the Shapes window, click More Shapes, point to the category that you want, and then click the name of the stencil that you want to use.

Templates

When you want to create a diagram, start with a template for that type of diagram (or the nearest type if there isn’t an exact match – you can always change the settings to be what you want). Visio templates help you start with the right settings:

  • Stencils full of the shapes that are needed to create a particular kind of drawing

    The Home Plan template, for example, opens with stencils full of shapes such as walls, furniture, appliances, cabinets, and so on.

    The Organization Chart template includes distinct shapes for executives, managers, assistants, positions, consultants, vacancies, and more.

  • Appropriate grid size and ruler measurements

    Some drawings require a special scale. For example, the Site Plan template opens with an engineering scale, where 1 inch represents 10 feet. Templates come ready with appropriate settings for the drawing type.

  • Special tabs

    Some templates have unique features that you can find on special tabs in the ribbon. For example, when you open the Office Layout template, a Plan tab appears. You can use the Plan tab to configure display options that are specific to office layout diagrams.

  • Wizards to help you with special types of drawings

    In some cases when you open a Visio template, a wizard helps you get started. For example, the Space Plan template opens with a wizard that helps you set up your space and room information.

View examples of templates

To find out what templates are available:

  1. Click the File tab.

  2. Click New.

  3. Click the various template categories, and then click the template thumbnails to see short descriptions of the templates.

Top of Page

Step 1: Choose and open a template

  1. Start Visio 2007.

  2. In the Template Categories list, click Flowchart.

  3. In the Flowchart window, under Featured Templates, double-click Basic Flowchart.

When you open a template, the shapes you need open with it, in collections called stencils. The stencils that open with the Basic Flowchart template are called Arrow Shapes, Backgrounds, and Basic Flowchart Shapes.

Step 2: Drag and connect shapes

To create your drawing, all you need to do is drag shapes from stencils onto the blank drawing page and connect them to one another. There are many ways to connect shapes, but for now let's use the fastest — drag the shapes on top of each other to connect them automatically by using AutoConnect. For more information, see Add connectors between shapes in Visio.

  1. Drag your first shape from the Basic Flowchart Shapes stencil onto the drawing page, and then release the mouse button.

  2. Drag your second shape on top of the first so that the blue arrows show, but don't release the mouse button yet.

  3. While holding the mouse button, move your pointer on top of the blue arrow that points toward where you want to place the second shape.

  4. Now release the mouse button. Your shapes are connected, and the first shape points to the second shape.

  5. Continue to build your drawing by repeating steps 2-4.

Step 3: Add text to shapes

Although some drawings make a point all by themselves, it's often helpful and sometimes necessary to add text to the shapes. There are many ways to add text to shapes, but for now let's use the simplest way. If you want to learn more ways to add text to shapes, see Add data to shapes and Add imported data to shapes.

Add text directly to a shape
  1. Double-click the shape.

  2. Start typing.

  3. When you finish typing, click on a blank area of the drawing page.

Top of Page

Exactly what are Visio shapes, stencils, and templates?

We already talked about these a little bit, but knowing more about Visio shapes, stencils, and templates can make Visio much easier to use.

Shapes

Visio shapes are ready-made images that you drag onto your drawing page — they are the building blocks of your drawing.

When you drag a shape from a stencil onto your drawing page, the original shape remains on the stencil. That original is called a master shape. The shape that you put on your drawing is a copy — also called an instance — of that master. From most Visio stencils, you can drag as many instances of the same shape onto your drawing as you want.

There are many ways to use and customize Visio shapes, but you can accomplish a lot with only the most popular methods and a few special features.

Customize shapes on the spot

There are thousands of Visio shapes and countless ways to use and customize them. The most common things that people do with shapes involve features that are built right into the shapes. Visual cues help you find and use those features quickly.

1. Rotation handles

The bright green dots located above shapes are called rotation handles. Drag a rotation handle right or left to rotate the shape.

2. Blue connection arrows for AutoConnect

The light blue connection arrows help you easily connect shapes to one another, as you saw in the previous section. However, there is more than one way to use AutoConnect, so for more information, see Add connectors between shapes in Visio.

3. Selection handles for resizing shapes

You can use the bright green selection handles to change the height and width of your shape. Click and drag a selection handle on the corner of a shape to enlarge the shape without changing its proportions, or click and drag a selection handle on the side of a shape to make the shape taller or wider.

Special features of Visio shapes

Visio shapes are much more than simple images or symbols.

Shapes can hold data

Each shape can be associated with data. There are a number of ways you can add data to shapes. For more information, see Add data to shapes and Add imported data to shapes. For now, let's just see how to view or display the data after it is added.

After data is added to a shape, it isn't displayed in the drawing by default. The easiest way to see the data is to select the shape and then open the Shape Data window, as shown in the illustration below.

If you want to display the data for lots of shapes at once, you can use a feature called Data Graphics. The following illustration shows the data for two trees at once. For more information about using Data Graphics, see Enhance your data with data graphics.

Note: Data Graphics is only available in Microsoft Office Visio Professional 2007.

Shapes with special behavior

Too many Visio shapes have special behavior to list them all, but here are a couple of examples.

For example, you can stretch a People shape to show more people, or stretch the Growing flower shape to indicate growth.

 

The next illustration shows how you can measure the size of a shape on your page by using a special dimension shape that is designed for measuring other shapes. (The dimension shapes are only available in Office Visio Professional 2007.)

And below is a Pie chart shape from the Charting Shapes stencil. You can right-click the shape to set the number of slices and what percent each slice represents.

Tip: A great way to find out what a shape can do is to right-click it to see if there are any special commands on its shortcut menu.

Stencils

Visio stencils hold collections of shapes. The shapes in each stencil have something in common. The shapes can be a collection of shapes that you need to create a particular kind of diagram, or several different versions of the same shape.

In the following illustration, the Basic Flowchart Shapes stencil contains common flowchart shapes, and the Backgrounds stencil contains a variety of backgrounds. You can even create your own stencil of favorite shapes. For information about creating your own stencil, see Create a new stencil.

1. Stencils appear in the Shapes window.

2. When stencils open, they automatically dock themselves in the Shapes window, one on top of another.

3. Click the title bar of a stencil to bring it to the top of the stack.

4. The stencil that was previously on top of the stack moves to the bottom of the Shapes window.

Open any Visio stencil

Each template opens with the stencils that you need to create a particular kind of drawing, but it's nice to know that you can open other stencils any time you want.

  1. On the File menu, point to Shapes, point to the category that you want, and then click the name of the stencil that you want to use.

  2. Repeat step 1 for any other stencils that you want to open.

Templates

Visio templates are a little harder to describe because they aren't a single thing — they are more like a collection of settings. A Visio template combines a blank drawing page with any combination of the following:

Stencils full of the shapes that are needed to create a particular kind of drawing      The Charts and Graphs template, for example, opens with a stencil full of quick, easy shapes for creating charts and graphs.

Appropriate grid size and ruler measurements    Some drawings require a special scale. For example, the Site Plan template opens with an engineering scale, where 1 inch equals 1 foot.

Special menus    Some templates have unique features that you can find on special menus. For example, when you open the Calendar template, a Calendar menu appears on the main menu bar. You can use the Calendar menu to configure your calendar or to import data from Microsoft Office Outlook into your calendar.

Wizards to help you with special types of drawings    In some cases when you open a Visio template, a wizard helps you get the drawing off to a good start. For example, the Space Plan template opens with a wizard that helps you set up your space and room information.

Top of Page

What's next?

Here are some suggestions for how to get more familiar with Visio.

Get help creating a more complex drawing

You can use basic steps described above for many of the Visio templates. For the more complex templates, it's really helpful to read the article written for that specific template.

  1. On the Help menu in Visio, click Microsoft Office Visio Help.

  2. In the Help window, click the Show Table of Contents button.

  3. In the Table of Contents window, click the category for the drawing that you want to create.

    Tip: You can find all kinds of information in Visio Help if you take a few minutes to browse through it.

Discover the variety of Visio templates

Depending on the edition of Visio you use, you have between 25 (for Microsoft Office Visio Standard 2007) and 64 (for Office Visio Professional 2007) different templates to work with. To find out more about these templates, browse through the Getting Started screen, which opens automatically when you start Visio. Click the various categories, and then click the template thumbnails to see larger versions of the thumbnails and short descriptions of the templates.

Browse through the stencils

Taking a moment to open the list of stencils is a great way to get to know more about the huge variety of shapes available, but exploring a few of the stencils themselves is even better.

You don't even have to open a diagram — just click Shapes on the File menu, and then navigate down to the stencil that you want to open.

Browse through the menus

Opening menus is another quick way to get a sense of what you can do in Visio. The View, Data, and Shape menus are three of the most popular menus.

1. The View menu lists all the special windows for Visio drawings as well as the commands for turning on and off the visual guides, like the drawing grid.

2. The Data menu lists the commands for advanced features, like importing and displaying data. These are some of the most powerful features available in Visio.

3. The Shape menu lists the commands that orient your shapes and connectors the way that you want them in your drawing.

Top of Page

support.office.com


Смотрите также